Was man lernen muss, um es zu tun, das lernt man, indem man es tut.
Aristoteles
Länger schlafen, den Tag selbst gestalten, Wegfall von Fahrtzeiten, Ruhe zum Arbeiten und ganz nebenbei noch um das Haustier kümmern, einkaufen und Wäsche waschen. Diese Gedanken gingen mir damals durch den Kopf, als ich die ersten Tage im Home Office arbeiten durfte. Doch relativ schnell habe ich gemerkt, dass es ja auch einen Job zu erledigen gilt und das war gar nicht so einfach.
Ging es dir auch so? Die offensichtlichen Vorteile standen einigen Beeinträchtigungen und Hürden gegenüber. Und wie stand es um deine Work-Life-Balance? Wie hast du die frei gewordene Fahrtzeit genutzt? Also ich habe einfach länger gearbeitet – eine tolle Idee…. Nicht!
Damit du die Vorteile wirklich genießen kannst, möchte ich dir hier 15 Tipps mit an die Hand geben.
Tipp 1: Prüfe deine persönliche Remotefähigkeit
Nicht alle Menschen sind gleich. Das wirkt sich auch auf die Arbeit im Home Office aus.
Wenn du bereits gelernt hast, deinen Tag selbstständig zu bewältigen, du deine Informationen online sammeln kannst und kein Problem mit dem treffen von Entscheidungen hast, dann kannst du deine Arbeit problemlos zu Hause erledigen. Gerade wir Berater sind oftmals auch auf Dienstreisen unterwegs und besitzen im Unternehmen keinen festen Arbeitsplatz. Dir würde ich empfehlen mindestens 1x alle 2 Wochen im Unternehmen vorbeizuschauen, um die sozialen Kontakte zu pflegen.
Sind dir der Austausch und die täglichen gemeinsamen Mittagspausen wichtig, dann wirst du rein intuitiv lieber im Büro arbeiten, statt zu Hause. Hier bietet sich eine Mischform aus Präsenztagen und Home Office an, um zu Hause hoch konzentriert an wichtigen Aufgaben zu arbeiten.
Tipp 2: Nicht alle Aufgaben können im Home Office erledigt werden
Wer schon einmal remote ganztägig an einem Workshop teilgenommen hat, wird gemerkt haben, dass diese teilweise kognitiv sehr anstrengend sind. Anders als bei Schulungen sind Workshops mit kreativem Anteil, vielen verschiedenen Themen und Fragen mit der Zeit für alle Teilnehmer sehr ermüdend. Daher wirst das Ergebnis besser sein, wenn du stattdessen 2 halbe Workshop-Tage daraus machst. Noch besser ist es natürlich gemeinsam in einem Raum zu sitzen.
Ebenso kann zu Hause der hohe Abstimmungsbedarf selten sichergestellt werden. Es gibt Aufgaben, bei denen Personen sich ständig informieren und abstimmen müssen. Kann man im Büro kurz rüber laufen, beruht im Home Office die Kommunikation auf Chats oder Meetings. Das kann den Arbeitsfluss und die Effizienz hemmen.
Tipp 3: Stelle eine gute Arbeitsausstattung sicher
Wer zu Hause kein Arbeitszimmer oder zumindest keinen Schreibtisch besitzt, der arbeitet vielleicht am Esstisch oder schlimmer noch am Couchtisch. Anders als beim Essen, sitzen wir bei der Arbeit eine längere Zeit an derselben Stelle, weshalb Wohnmöbel ungeeignet für die Heimarbeit sind.
Wenn du regelmäßig zu Hause arbeitest, ist folgende Ausstattung hilfreich:
Es ist empfehlenswert einen guten Bürostuhl zu besitzen. Küchenstühle oder die Couch werden auf Dauer zu ungemütlich für die konzentrierte Arbeit.
Der Laptop, idealerweise auch ein 2. Monitor, sollten eine angenehme Arbeitshöhe haben. Daher ist ein richtiger Schreibtisch ideal. Am allerbesten ist ein höhenverstellbarer Schreibtisch, damit du abwechselnd stehen und sitzen kannst. Eine gebückte Haltung am Couch- oder Küchentisch ist zu vermeiden. Falls du keine andere Möglichkeit hast, gibt es für kleines Geld auch einen Notebook-Ständer, um die Höhe des Bildschirms zu verbessern.
Die Kommunikation zu Hause findet meist per Telefon oder über das Internet statt. Wenn du viel telefonierst, ist ein gutes Bluetooth Headset empfehlenswert. Damit hast du eine gute Tonqualität und kannst während des Gespräches herumlaufen. Idealerweise kann sich dein Headset gleichzeitig mit mehreren Geräten verbinden, sodass du dein Smartphone und Notebook damit verwenden kannst. Eine Alternative ist ein Konferenzlautsprecher. Dann musst du zwar nichts mehr auf dem Kopf tragen, kannst dich allerdings nicht mehr so frei bewegen.
Und nur zum Verständnis, wenn ich sage, dass du herumlaufen kannst, dann rede ich ausschließlich vom laufen und nicht davon, nebenbei die Spülmaschine auszuräumen, das Zimmer aufzuräumen oder noch schlimmer dein WC zu besuchen.
Apropos Smartphone. Vermeide es, dasselbe Smartphone privat und beruflich zu verwenden. Ja, es ist günstiger für dich. Doch die ständige Erreichbarkeit und der durchgehende Blick auf die Mails lassen dich nicht mehr zur Ruhe kommen.
Tipp 4: Stelle den Zugriff auf alle Informationen sicher
Nichts ist ärgerlicher, als im Arbeitsfluss gehemmt zu sein, nur weil du auf Unterlagen oder Informationen von zu Hause aus nicht zugreifen kannst. Hier habe ich schon die kuriosesten Geschichte gehört. Je Abteilung muss immer eine Person im Büro sitzen, um den anderen die benötigten Unterlagen per Mail zu schicken. Oder jeder muss morgens ins Büro fahren und sein Körbchen leeren, um dann zu Hause alles abarbeiten zu können. Das ist alles weit entfernt von hoher Effizienz.
Tipp 5: Sei in der Lage, deinen Arbeitsalltag zu strukturieren
Eine negative Seite ist, dass für alles Meetings abgehalten werden. Egal, ob das Anliegen auch in einer Mail geklärt werden könnte. Outlook schlägt 30 Minuten für einen Termin vor, dann nutzen wir diese auch, unabhängig ob 5 Minuten ausgereicht hätten. Und deine freien Lücken im Kalender werden als Einladung verstanden, dir dort Termine einzustellen. Das führt dazu, dass du vor lauter Meetings nicht mehr zu deiner Arbeit kommst. Die wird dann erst nach 17 Uhr erledigt, wenn das letzte Meeting beendet ist. Kennst du das auch?
Tu dir selbst den Gefallen und bestimme selbst, wie viele Stunden du dir täglich für Meetings Zeit nimmst. Blocke dir Zeiten für deine Aufgaben, mache Termine mit dir selbst und halte sie auch ein. Organisiere dich so, dass du ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Meetings, kreativen und produktiven Tätigkeiten hast. Zum Ausgleich gehören auch feste Zeitpunkte für weniger anspruchsvolle Aufgaben in deinen Kalender, in denen du Mails liest, organisatorische Aufgaben erledigst oder dir Zeit für die Kollegen nimmst.
Ich werde dir ein anderes Mal noch mehr Infos für eine Wochen- und Tagesplanung geben.
Tipp 6: Vermeide die ständige Erreichbarkeit
Wenn du zu Hause arbeitest, dann solltest du mit deinem Vorgesetzten klären, zu welchen Kernzeiten du für wen erreichbar sein sollst. Das hilft dir dabei, nicht ständig nochmal deine Mails zu checken oder gar zu beantworten. Außerhalb dieser Kernzeiten und nach deiner Arbeitszeit ist Feierabend. Keine Mails, keine Anrufe, keine Notizen, keine Bereitschaft – einfach nur Freizeit!
Tipp 7: Die Arbeitsqualität hängt vom Umfeld ab
Bürogebäude sind häufig gut gegen Lärm geschützt oder befinden sich etwas außerhalb der Ballungsräume oder in ruhigeren Gewerbegebieten. Wohnhäuser können auch direkt an Bahngleisen, Spielplätzen oder Baustellen sein.
Konzentrierte Arbeit ist bei Lärm nicht möglich. Daher solltest du dir gut überlegen, wo du arbeitest. Abhilfe schaffen können natürlich auch Noise-Cancelling Kopfhörer.
Und nein, einfach die Fenster geschlossen zu halten, ist keine gute Lösung. Denn Frischluft ist sehr wichtig für deine Konzentrationsfähigkeit.
Tipp 8: Schaffe dir einen gemütlichen Rückzugsort
Es gibt Momente, da kann ein gemütlicher Rückzugsort deinem Gehirn einen wertvollen Schubser geben. Für kreative Ideen reicht es meist, wenn du einen Zettel und Stift zur Verfügung hast. Also schaffe dir ein Plätzchen, an dem du nicht nur deine Pause verbringen kannst, sondern wo du dich von den ganzen Impulsen deines Notebooks entfernen kannst. Auf der Terrasse, der Balkon, Garten oder auch die Couch. Und wenn es dir hilft, auch die Yogamatte oder das Meditationskissen.
Wenn du einen Ort hast, an dem in den Pausen oder für kreative Ideen hingehen kannst, dann versetzt es dich und dein Gehirn jedes Mal in einen anderen Zustand, als wenn du am Schreibtisch sitzen bleibst.
Tipp 9: Achte auf regelmäßige Pausen
Der gewöhnliche Bürotag läuft sehr strukturiert ab. Nachdem du mit den Kollegen Neuigkeiten ausgetauscht hast, beginnt die Arbeit. Der gemeinsame Frühstücks-Kaffee um halb 10 in der Küche mit den Kollegen sorgt immer für Abwechslung. Neben beruflichen Kleinigkeiten werden auch private Geschichten erzählt. Der Gang zur Kantine um 12 in der Mittagspause mit den Kollegen ist ebenso ein fester Bestandteil wie die kleine Kaffeepause um 15 Uhr, bevor es in den Tagesendspurt geht.
Zu Hause sieht es anders aus. Um die regelmäßigen Pausen musst du dich selbst kümmern und diese dann auch noch alleine verbringen. Das Mittagessen? Das musst du dir auch noch selbst zubereiten oder Reste vom Vortag essen.
Daher verzichten viele einfach auf Pausen. Da die Onlinemeetings nahtlos aneinandergereiht sind, fehlt sowieso die Freiheit dazu. Essen kannst du natürlich auch während der Arbeit. Selbstverständlich sind die Wege zum WC und zur Kaffeemaschine viel kürzer zu Hause. Das führt alles dazu, dass du dich fast gar nicht bewegst und deinem Gehirn keine Möglichkeit zur Erholung einräumst. So fühlst du dich schon allein deswegen am Tagesende erschöpft, unabhängig von den Aufgaben des Tages.
Also, versuche dir Pausen zu gönnen. Geh zwischendurch für 5 Minuten auf den Balkon oder die Terrasse, verbringe die Mittagspause nicht am Laptop und lasse dein Gehirn mal zur Ruhe kommen.
Hast du schon einmal in der Mittagspause Sport gemacht? Oder bist du mal während eines Meetings spazieren gewesen? Probiere es aus!
Tipp 10: Eigne dir einen festen Tagesablauf an
Nicht nur die Pausen gehören zu einem festen Bestandteil des Tages. Versuche dir eine feste Struktur im Alltag zu bewahren. An einem normalen Bürotag stehst du früh auf, machst dich fertig und begibst dich zur Arbeit. Im Home Office ist es meist direkt nach dem Aufstehen der Gang in Jogginghose an der Kaffeemaschine vorbei ins Bad, anschließend den Kaffer zum Schreibtisch mitnehmen und los geht’s. Aus 60 bis 90 Minuten bis zum Schreibtisch werden im Home Office vielleicht maximal 30 Minuten.
Gib deinem Körper und Geist eine feste Struktur und ausreichend Zeit, um hochzufahren. Fange zu einer bestimmten Uhrzeit mit der Arbeit an und beende sie auch zu festen Uhrzeiten. Versuche nicht, die Zeit bis zu einer Rückantwort spätabends mit Freizeit zu überbrücken und dich dann noch einmal an Rechner zu setzen. Verhalte dich zu Hause genauso, wie du es auch an einem Bürotag machen würdest.
Tipp 11: Verhalte dich im Home Office ebenso, wie an einem Bürotag
Für den Wechsel von Arbeit auf Freizeit kann es helfen, wenn du vor und nach der Arbeit 15-30 Minuten spazieren gehst. Die frische Luft tut dir gut und trägt dazu bei, sich energiegeladen auf die Arbeit einstellen zu können. Du kannst natürlich auch stattdessen morgens eine kleine Runde joggen gehen.
Ein anderer Trick ist es, wenn du dich morgens so kleidest, wie du es sonst auch tun würdest. Auch das trägt dazu bei die Arbeitszeit von der Freizeit zu trennen.
Wenn ich meine Arbeitszeit geschafft habe, dann schlage ich auch den den Laptop zu und packe ihn weg. Dieser symbolische Akt führt ebenfalls dazu, dass ich mich nicht zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal dran setze.
Tipp 12: Vermeide Störungen während der Arbeitszeit
Die Versuchungen sind zu Hause noch größer, durch sich selbst oder durch andere von der Arbeit abgehalten zu werden. Es ist legitim, sich während der Arbeitszeit mit den Familienmitgliedern zu unterhalten oder auch mal einkaufen zu gehen oder kurz mit dem Hund eine Runde zu drehen.
Wenn du jedoch arbeitest, dann solltest du auch arbeiten. Daher hilft auf der einen Seite ein Arbeitszimmer, in welchem du auch die Tür schließen kannst. Auf der anderen Seite solltest du auch zu Hause mit den Familienmitgliedern besprechen, dass du Zeiträume benötigst, in denen du ungestört arbeiten kannst.
Außenstehende verwechseln auch Home Office mit Urlaub. “Ach wenn du zu Hause bist, dann kann ich ja auf einen Kaffee vorbei kommen.” Oder die Vorgaben, am Home Office Tag bitte auch die Wäsche zu waschen, einkaufen zu gehen und der Schwiegermutter die Tür zu öffnen, weil sie “kurz” etwas vorbeibringen möchte.
Ebenso hilft es euch nicht, wenn ihr euch zu Hause ständig selbst ablenkt. Wenn ihr im Büro keine Musik während der Arbeit hört, dann macht es auch zu Hause nicht. Erledigt ihr im Büro privaten Schreibkram? Ich hoffe nicht. Also unterlasst ihr es auch zu Hause während der Arbeitszeit.
Bitte macht euch selbst und eurem Umfeld klar, dass Heimarbeit trotzdem Arbeitszeit ist. Ihr könnt eure Pausen mit solchen Tätigkeiten verplanen und von mir aus auch die Pausenlänge erweitern. Doch fokussiert euch während der Arbeitszeit und lasst euch nicht ständig herausreißen. Arbeitszeit ist Arbeitszeit, im Büro genauso wie zu Hause.
Tipp 13: Bewahrt euch den Kontakt zu den Kollegen
Wenn ihr nur noch selten im Büro seid und die Kollegen so gut wie gar nicht mehr seht, dann versucht diese Gespräche auf eine andere Art sicherzustellen, um kein Isolationsgefühl entstehen zu lassen.
Meetings haben in der Regel einen beruflichen Bezug und ein festes Ziel. Sobald alles geklärt ist, wird das Online-Meeting beendet und alle wenden sich der nächsten Aufgabe zu. Im Büro würden anschließend noch kleine Gespräche stattfinden. Die bleiben in der Online-Welt meist aus, da sich auch die Kontakte mit den Kollegen meist auf Meetings beschränken. Doch der lieben Kollegin mal eben etwas privates erzählen, dass klappt nicht, wenn mehrere Personen an einem Online-Meeting beteiligt sind.
Es gibt viele Möglichkeiten, um das gute Verhältnis mit den Kollegen aufrecht zu erhalten. So könnt ihr euch regelmäßig mit einigen Kollegen in einer kleineren Gruppe oder zu Zweit fest verabreden und 30 Minuten ausschließlich private Dinge besprechen.
Ebenso können Teammeetings auch virtuell stattfinden, in denen diverse Spiele gespielt oder private Themen ausgetauscht werden. Dies trägt auch dazu bei, neuen Mitarbeitern beim Kennenlernen zu verhelfen und den Vertrauensaufbau zu beschleunigen.
Tipp 14: Passt den Umgang mit der Führungskraft an
Führungskräfte sind in Zeiten des Home Offices ebenfalls mehr gefordert. Wenn der tägliche Kontakt zu den Mitarbeitern nicht mehr gegeben ist, dann sollte der Kontakt trotzdem aufrecht gehalten werden. Ansonsten können sich Missverständnisse oder Unzufriedenheit einschleichen.
Daher sollten regelmäßige Abstimmungen zwischen der Führungskraft und den einzelnen Teammitgliedern stattfinden. So ist sichergestellt, dass die Bedürfnisse der Mitarbeiter stets besprochen und zeitnahe Feedbacks gegeben werden können.
Tipp 15: Mache einen Powernap
Ich weiß, das hört sich nach einer Gewohnheit alter Menschen an. Doch so kannst du Energie für den restlichen Tag sammeln.
Lege dich einfach einmal für 30 – 45 Minuten auf die Couch und lies ein Buch. Je regelmäßiger du das machst, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass du irgendwann auch wirklich einschlafen kannst. Versuch es einfach. Du wirst begeistert sein. Natürlich solltest du nicht länger als 30 Minuten schlafen und vermeiden, einen Termin zu verschlafen. Stelle dir also einen Wecker.
Natürlich ist nicht alles zu 100% in die digitale Home Office-Welt übertragbar. Doch mit ein bisschen Übung schaffst du es, weiterhin die Waage zwischen Freiheit und Effektivität zu halten. Dabei solltest du dich nicht verleiten lassen, noch mehr zu arbeiten. Nur weil es technisch möglich ist, musst das noch lange nicht tun.
In diesem Sinne: Bleib niemals wie du heute bist!
Welche Tipps wendest du Teile mir das doch gerne über die Kommentare oder einer persönlichen Nachricht mit. Ich freue mich auf den Austausch mit dir.
