David Allen – Getting Things Done // Wie ich die Dinge geregelt kriege

Lesedauer 3 Minuten

1. Worum geht es?

David Allen ist seit Jahrzehnten ein bedeutender Coach und Management-Berater, mit dem Hauptfokus Zeitmanagement. Sein Buch Getting Things Done beschreibt die gleichnamige Methode (auf deutsch “Wie ich die Dinge geregelt kriege”). Auf 400 Seiten verteilen sich unzählige Tipps, Einblicke in Geschichten seiner Beratertätigkeit und eine auf den ersten Blick komplexe Methode.

Er hat sich ein eigenes System aufgebaut, welches neben einigen Grundprinzipen auch die Ablage von Dokumenten und die Verwaltung von Aufgaben beinhaltet.

Dabei setzt er auf den befreienden Zustand eines jeden von uns, wenn wir die Gewissheit haben, dass an alles gedacht ist und sämtliche nächsten Schritte in allen Bereichen des Lebens klar sind. Der Kopf hat also keinen Grund mehr, sich an irgendetwas erinnern müssen – ein herrlicher Zustand.

Darum geht es bei Getting Things Done

Im Kern geht es dabei um die fünf Bereiche Sammeln / Verarbeiten / Organisieren / Durchsehen / Erledigen.

• Erst soll alles was erledigt werden muss, gleichbedeutend im Eingangskorb gesammelt werden (Mails, Notizen, Ideen, Sprachaufzeichnungen, etc.). Nicht wird zwischendurch verarbeitet, alles hat erst einmal denselben Stellenwert.

• Die Eingangsverarbeitung, welche täglich an festen Zeitpunkt(en) stattfindet, verfolgt dabei einen ganz bestimmten Workflow. Zunächst ist zu entscheiden, ob ich jetzt etwas erledigen kann und wenn ja, ob es einer oder mehrere Schritte beinhaltet. Dauert der nächste Schritt weniger als 2 Minuten, ist dies sofort zu erledigen. Wenn nicht, ist zu entscheiden, ob es delegiert werden kann, ein fester Termin mit anderen erstellt werden muss oder ob es ein Eintrag in der ToDo-Liste wird.
• Seine Organisation der Aufgaben richtet sich dabei an die Art der Erledigung, anstatt auf den Absender / Kunden oder das Projekt. Listen sind beispielsweise nächste Schritte / Erledigen, Warten auf, vielleicht / irgendwann, Recherche oder ähnliches. 
• Die Eingangsverarbeitung muss mindestens 1x täglich stattfinden. Bei der täglichen Review wird auch der kommende Arbeitstag vorbereitet. Darüber hinaus bezieht Durchsehen mit ein, die kompletten Aufgaben wöchentlich durchzuschauen. Dabei wird geprüft, ob alle Aufgaben aktuell sind, ob die Termine der vergangenen Woche noch nicht erfasste Aufgaben hervorgebracht haben und was in der Folgewoche ansteht und vorbereitet werden muss.
• Bei der Erledigung baut Allen auf den gesunden Menschenverstand anstatt auf irgendwelche Platzierung von Aufgaben im Kalender, einer Priorisierung oder ausgefeilten Vorplanung. Vielmehr kann relativ spontan entschieden werden, was gerade erledigt werden muss und im Hinblick auf Zeit und Energielevel noch gemacht werden kann.

2. Warum habe ich es gelesen?

Meine ersten Schritte auf dem Weg zum Selbstmanagement waren im Bereich des Zeitmanagements. Nachdem ich mit diversen simplen ToDo-Listen in Excel oder OneNote nicht klar kam, habe ich mich an ALPEN von Lothar Seiwert gehalten.

Doch nichts stellte mich zufrieden. Ich habe diese Methoden als einengend und viel zu strukturiert für einen eher chaotischen Menschen empfunden, wie ich es bin. Also habe ich es mit David Allen versucht, nachdem ich irgendwo in den Tiefen des WWW immer wieder mal von der GTD-Methode gelesen habe.

3. Was habe ich mitgenommen?

Obwohl das Buch sehr dick ist und dementsprechend viel Zeit in Anspruch genommen hat, hat es mich zu 100 % gepackt. Alles an seiner Methode ist gut durchdacht und baut auf viele Jahre Erfahrung auf.

Ich selbst setze die Methode seit 2 Jahren weitgehend um. Meine Wochenplanung und vor allem mein E-Mailmanagement sind seitdem ein Kinderspiel. Und die Aufgaben? Da habe ich etwas feilen müssen, da die parallelen Projekte auch meist verschiedene Aufgabentools mit sich bringen. Doch mittlerweile klappt das extrem gut.

Am besten gefällt mir, dass es zwar einen strikten Prozess gibt, die Erledigung von Aufgaben allerdings spontan und ohne großen Verwaltungsaufwand stattfinden kann. Mir fällt es leichter 1x 30 Minuten morgens meine Mails und den Tag zu regeln, anstatt für jeden Tag eine komplexe Planung auf die Beine zu stellen, die ich nach der ersten Stunde schon nicht mehr einhalten kann.

Dieser wegen der nicht erledigten Aufgaben frustrierte Blick auf die Tagesplanung entfällt komplett. Ohne Planung keine Umplanung. Ich kann auf spontane Mails ebenso reagieren, wie meine Energie und Motivation bei der Auswahl der nächsten Aufgabe berücksichtigen.

Für mich perfekt!

4. Wie bewerte ich es?

David Allen bringt seine Message gekonnt rüber und begründet jedes Puzzleteil seiner Methode mit einleuchtenden Anekdoten.

Mir ist es teilweise schwer gefallen, die einzelnen Kapitel im großen Kontext einzuordnen. Doch als ich es fertig gelesen habe und meine Mitschriften übertragen habe, hat es alles Sinn gemacht.

Die Methode beinhaltet nun einmal viele kleine Facetten. Mir fällt auch keine bessere Reihenfolge ein, um sie zu erklären. Daher fällt euer Urteil erst am Ende des Buches und hört nicht mittendrin auf.

Von daher gibt es für das Buch ebenso wie für die Methode 5 Sterne.

5. Kann ich es weiterempfehlen?

Grundsätzlich kann jeder etwas aus dem Buch mitnehmen. Doch wie es in meiner Rezension deutlich geworden ist, muss die Methode auch zu einem passen. Wer viel mehr Vorplanung und Struktur benötigt, ist vielleicht bei ALPEN besser aufgehoben.

Doch kann ich jedem empfehlen, der sich das Buch zulegt, sich wirklich darauf einzulassen und bis zum Ende durchzuhalten. Lass dich nicht von den vielen Schritten abschrecken. In der Praxis merkst du, dass die Methode viel unkomplizierter ist, als sie auf den ersten Blick aussieht.

Eine detaillierte Beschreibung der Getting Things Done Methode findest du hier!