Getting Things Done – die Methode für alle die es flexibel möchten (ALPEN vs. GTD 2/2)

Lesedauer 14 Minuten

Für die Zeit, die einem andere stehlen, gibt es kein Fundbüro!

Gerhard Uhlenbruck

Im ersten Teil hast du die ALPEN-Methode von Lothar Seiwert kennengelernt. Sie zeichnet sich durch eine feine Tagesplanung aus, welche auf priorisierte Aufgaben aufbaut, deren Dauer zur Abarbeitung vorab eingeschätzt wurde. 

Die folgende Zeitmanagement-Methode mit dem Namen Getting Things Done (GTD) legt den Schwerpunkt weniger auf die Planung, sondern auf die strukturierte Vorarbeit und Ablage. Lest selbst!

Methode 2: Getting Things Done (GTD) – von David Allen

Kurzbeschreibung

Warum GTD?

Die Methode Getting Things Done (GTD) von David Allen verfolgt die These, dass sich im Kopf erst wirkliche Ruhe einstellt, wenn zu jeder offenen Aufgabe der nächste Schritt feststeht. David Allen verwendet in seinem zugehörigen Buch “Wie ich die Dinge geregelt kriege” dafür das folgende Bild.

“Stellen Sie sich vor, Sie werfen einen Kiesel in einen stillen Teich. Wie reagiert das Wasser? Nun, es reagiert vollkommen angemessen auf Kraft und Masse der Eingabe, dann kehrt es in den Ruhezustand zurück. Es reagiert weder über- noch untertrieben.”

Jeder Kiesel erzeugt erst einmal Wellen, wobei große Kiesel größere Wellen erzeugen als kleine Steine. Demnach sollte jeder Aufgabe zunächst dieselbe Aufmerksamkeit geschenkt werden, wobei der Aufwand der ersten Verarbeitung variieren kann. Anschließend kehrt erst einmal Ruhe ein, bis diese Aufgabe angefasst wird. Es lohnt sich immer, erst in den Ruhezustand zurückzukommen, anstatt sofort alles liegen zu lassen und in wildem Aktionismus zu verfallen. Das Ziel ist, dass für jede Aufgabe gleichbedeutend zumindest der nächste Handlungsschritt festgelegt ist und diese dann zum richtigen Zeitpunkt zu erledigen.

Was ist GTD?

Die GTD-Methode besteht aus einer sehr speziellen Eingangsverarbeitung von unerledigten Dingen, welche zunächst in ein bestimmtes Ordnungssystem einsortiert werden. Mindestens einmal täglich (zu Beginn oder Ende des Arbeitstages) werden alle Aufgaben aus dem Eingang verarbeitet, die wichtigen Aufgabenlisten durchgesehen und der kommende Arbeitstag vorbereitet.

Zum Ende der Woche findet die Review der Woche statt. Hier werden die vergangenen Termine nach möglichen offenen Aufgaben durchsucht und das gesamte Ordnungssystem aktualisiert. 

Bei der Erledigung verwendet Allen eine flexible Vorgehensweise. Er sagt, dass jeder Mensch auf Grund seiner Intuition bereits weiß, was jetzt als nächstes an der Reihe ist. Dabei gibt er zu berücksichtigen, dass die Art der nächsten Aufgabe vom jeweiligen Arbeitsumfeld (Schreibtisch, Home Office, Bahnhof, Auto) ebenso abhängig ist, wie vom zeitlichen Rahmen und der zur Verfügung stehenden Energie.

Der Aufbau von GTD

Bestandteile des Ordnungssystems

Bei GTD wird sehr viel wert auf die richtige Ablage der Aufgaben in die einzelnen Teilbereiche des Ordnungssystems gelegt. Dieses besteht aus dem Eingangskorb (der auch digital sein kann), einer Ablage, dem sogenannten Referenzmaterial, einzelnen Aufgabenlisten, der Projektliste und dem Terminkalender.

Im Eingang wird alles gesammelt, was die Aufmerksamkeit beanspruchen könnte. Von Briefen und E-Mails, über lose Ideen, bis hin zu Sprachnachrichten und Notizen. Also alles, wo noch irgendetwas zu erledigen ist – ganz egal ob ich etwas kontrollieren, abheften, beantworten oder bearbeiten muss. 

Das Referenzmaterial besteht aus allem, was aktuell nicht weiter relevant ist, aber für die Zukunft eventuell von Interesse sein könnte. Egal ob es Mails sind, Notizen, Telefonlisten, Visitenkarten – alles kann hier gesammelt werden. Wird es künftig nicht mehr von Interesse sein, landet es im Papierkorb.

Der Terminkalender ist für alle Meetings oder Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt bearbeitet und erledigt werden müssen. Nur weil ich für etwas einen Termin vergebe, muss dieser längst nicht in den Kalender eingetragen werden – keine Aufgaben mit Deadlines oder geplanter Fertigstellung. Hier wird nur eingetragen, was genau zu diesem Zeitpunkt stattfinden muss, meistens Termine mit anderen Personen oder eine Aufgabe, die zu einem festen Zeitpunkt erledigt werden muss.

Die Listen der nächsten Schritte

Kommen wir nun zum Herzstück des Systems: die Listen der nächsten Schritte. Bei GTD werden kontextbezogene Listen geführt. Das heißt, sie werden nicht nach Projektnamen, Rolle oder Zugehörigkeitsbereich sortiert, sondern zur Art der Abarbeitung des nächsten Schrittes. Deutlicher wird es, wenn du dir die Beispiele in der nachfolgenden Tabelle anschaust.

zu erledigen	Diese Liste ist für alle nächsten Schritte, die von dir zeitnah zu erledigen sind.
vielleicht / irgendwann	Hier kann alles ausgelagert werden, was vielleicht später einmal erledigt wird. Dies sind die nicht dringenden und nicht wichtigen Aufgaben.
Warten auf	Wenn du Aufgaben delegiert hast, verwaltest du in dieser Liste die Reminder, bei Gelegenheit einmal nachzufassen und den Status abzufragen.
Projekte	Projekte sind alle Aufgaben, die aus mehreren Schritten bestehen. Hier beschreibst du das Projekt und sammelst die nächsten Schritte. Alles was als nächstes erledigt werden soll, wird in die Liste “zu erledigen” verschoben.
Ideen	Die Ideen-Liste ist dazu da, lose Ideen zu sammeln. Du musst aktuell noch nichts machen. Es kann bei Gelegenheit ein Projekt daraus entstehen. Hier können auch Reiseziele, Rechercheideen, Seminare, Bücherlisten o. ä. gesammelt werden. Streng genommen sind diese Inhalte eine Ausgliederung der Liste “vielleicht/irgendwann”.
Anrufe	Anrufe kannst du auch unterwegs tätigen. Um diese Art der Aufgaben von den restlichen aus der Liste “zu erledigen” zu trennen, kannst du eine solche Liste verwenden.
lesen	CC-Mails, nützliche Links, Artikel oder sonstige Infos, die du mal durchscannen möchtest, kannst du hier sammeln. Bei dieser Liste ist allerdings Vorsicht geboten, da sie schnell als Ablage verkommen kann. Diese muss also regelmäßig geleert werden, indem die Inhalte wirklich gelesen oder ansonsten in den Papierkorb oder Referenzmaterial verschoben werden. Hier bietet sich auch ein fester Termin an, an welchem diese Liste abgearbeitet wird.

Die Listen entscheiden über deinen Erfolg mit GTD

Du merkst, worauf es mit diesen Listen ankommt. Die Spreu vom Weizen trennen, indem deine ToDo-Liste nicht zu einer riesigen Ansammlung von allem möglichen Zeug verkommt. Auf diese Weise hast du alles beisammen. Wenn Zeit zur Erledigung da ist, nimmst du diese Liste, hast du Zeit für ein paar Telefonate, nimmst du diese Liste. Alles was nicht zu den zu erledigen Aufgaben gehört, wird strukturiert ausgelagert. Hierbei sind die Listen “vielleicht / irgendwann”, “warten auf” und “Projekte” Pflicht. Der Rest ist optional oder individuell durch andere Listen ersetzbar. So kannst du auch eine Liste “einfach” erstellen, in der alles gesammelt wird, wofür du wenig Energie aufwenden musst, wie Termine abstimmen, Buchungen vornehmen oder etwas Korrektur lesen. In der letzten Stunde eines harten Arbeitstages oder nach dem Mittagstief bieten sich solche Aufgaben an.

Wenn beispielsweise die Liste “zu erledigen” mehr als 25 Einträge hat, kann sie gerne aufgeteilt werden. Ich habe beispielsweise feste Projekttage, an denen ich ausschließlich Aufgaben eines Projektes bearbeite. Aus diesem Grunde führe ich die Aufgaben der großen Projekte extra. Du darfst hier gerne flexibel sein.

Eingangsverarbeitung

Die Eingangsverarbeitung schreckt zunächst etwas ab, ist allerdings pro Vorgang (mit etwas Übung) in weniger als 1 Minute erledigt. Mit dem nachfolgenden Schaubild klappt’s ganz einfach.

1. Wie gesagt, beinhaltet dein Eingangskorb alles mögliche an Inhalten. So gilt es zunächst zu prüfen, worum es sich handelt und ob du etwas unternehmen kannst. Wenn nicht, landet es entweder im Papierkorb, beim Referenzmaterial oder auf die Liste vielleicht / irgendwann. Hierzu gehören auch die Ideenliste oder Leseliste.

2. Wenn etwas zu tun ist, stelle fest, ob es sich um einen nächsten Handlungsschritt handelt oder mehrere (Projektliste).

3. Wenn der Aufwand für die Integration in die Projektliste < 5 Minuten beansprucht, liste die nächsten Schritte auf und verschiebe das was zu erledigen ist in die entsprechende Liste. Dauert es länger, erstellst du dir für die Aufnahme dieses Projektes eine Aufgabe in deiner Liste “zu erledigen”.

4. Bei jedem Einzelschritt prüfst du, ob du ihn < 2 Minuten erledigen kannst, wie beispielsweise ein kurzes Danke per Mail oder ein “Ja das funktioniert. Setze das bitte so um.” Das erledigst du bitte sofort. Dann kann der Empfänger direkt weitermachen und du sparst die Zeit für die Anlage einer Aufgabe. Außerdem wird deine ToDo-Liste nicht mit Kleinigkeiten aufgebläht.

5. Für den Rest prüfst du, ob du es delegieren kannst. Das erledigst du ebenfalls sofort und verschiebst den Vorgang auf die Liste “Warten auf”, falls du den Vorgang nachhalten möchtest.

6. Zum Schluss steht noch die Frage im Raum, ob der Inhalt eines festen Termins bedarf (fixer Zeitpunkt der Erledigung, Meeting), dann wird ein Termin im Kalender erstellt. Alles andere landet auf der Liste “zu erledigen”.

Anwendung

Nachdem der Aufbau und die Eingangsverarbeitung beschrieben wurden, müssen die Aufgaben auch noch erledigt werden.

Bei GTD haben, neben den festen Terminen, die Listen mit den Anrufen und “zu erledigen”-Aufgaben die höchste Priorität. Für Ad hoc Angelegenheiten, wie spontane Anfragen, Gefallen anderer oder Unterhaltungen, sollte der Arbeitsfluss nicht unterbrochen werden. Es reicht eine lose Notiz im Eingangskorb und schon geht’s weiter. Hast du Leerläufe im Terminkalender, kannst du die Zeit für die Bearbeitung des Eingangskorbes oder zur Strukturierung deiner Projektliste nutzen.

Wenn du Zeit für deine Aufgaben hast, stellt sich die Frage was du als nächstes erledigen sollst, da es keine feste Priorisierung gibt. David Allen setzt hier auf die Intuition des Einzelnen. Insgeheim weißt du, was jetzt wichtig ist, vorausgesetzt dein Arbeitsumfeld, die zur Verfügung stehende Zeit und dein Energieniveau lassen es zu. 

Durchsicht

David Allen ist die Durchsicht besonders wichtig. Sie besteht aus einer täglichen Review, in welcher die für den Tag relevanten Listen betrachtet werden und der wöchentlichen Review, welche sämtliche Bestandteile beinhaltet. Diese Einheiten sind wichtig, da sie dir Sicherheit geben, stets alles auf dem Schirm zu haben. Du stolperst nicht plötzlich über eine Aufgabe aus deiner Aufgabenliste oder wirst von jemand anderen auf eine offene Aufgabe hingewiesen. Du hast immer alles im Blick.

Die tägliche Durchsicht

Die tägliche Durchsicht kann zum Ende des Tages oder zu Beginn stattfinden. Dabei wird zunächst die Eingangsverarbeitung durchgeführt. Wenn alles einsortiert ist, werden die Termine des aktuellen und Folgetages betrachtet, um festzustellen, ob irgendetwas vorbereitet werden muss. Anschießend werden alle (!) Einträge der Liste “Anrufe” und “zu erledigen” durchgesehen. Es soll ja schließlich nichts untergehen oder in Vergessenheit geraten. Was ist heute wichtig? Was kann oder soll im Laufe des Tages erledigt werden?

Hierfür solltest du dir zu Beginn ruhig 1 Stunde des Tages Zeit nehmen. Es werden ja schließlich sämtliche Mails und Notizen des Vortages verarbeitet und einige der Mails auch direkt beantwortet. Mit etwas Übung läuft dieser Prozess etwas flüssiger.

Die wöchentliche Review

Für die wöchentliche Review nehme ich mir am Freitag Nachmittag 1,5 Stunden. Hierbei schaust du noch einmal deine Notizen, Mails und Downloads durch. Muss noch irgendetwas verarbeitet werden? Verstecken sich noch irgendwo Aufgaben, wenn du deine vergangenen Terminen Revue passieren lässt?

Danach betrachtest du deine Termine der kommenden Woche und gleichst sie mit der Liste “zu erledigen” ab. Fehlt hier noch etwas? Was muss noch vorbereitet werden?

Anschließend aktualisierst du deine Listen. Ist etwas bereits erledigt? Fehlt noch etwas? Gibt es in der Liste “warten auf” noch Dinge, bei denen du nachfassen solltest? Werden Punkte aus der Liste “vielleicht / irgendwann” relevant und sollten bearbeitet oder können entsorgt werden?

Zum Abschluss gehst du deine Projektliste durch. Wenn du im Laufe der Woche hier neue Einträge aufgenommen hast, kannst du spätestens jetzt das Projekt strukturieren und die nächsten Schritte definieren. Gibt es in den anderen Projekten Aufgaben, die jetzt relevant sind?

Und wenn du noch Zeit und Lust hast, widme dich der Liste “lesen”, denn diese Liste sollte auch regelmäßig abgearbeitet werden.

Vor- und Nachteile von Getting Things Done

Vorteile von GTD

Wer damit umgehen kann, dem bietet GTD die Möglichkeit den Alltag zu bewältigen, ohne ständig unerledigte Aufgaben auf den Folgetag zu verschieben oder umzuterminieren.

Das System sorgt dafür, dass stets die relevanten Aufgaben griffbereit sind. Durch die strikte Trennung der Aufgaben nach dem Kontext, geraten unwichtige Aufgaben automatisch aus dem Blickfeld. 

Wer diesen Verarbeitungsprozess eine Zeit lang macht, wird allein durch die sofortige Erledigung kleiner Aufgaben spürbar weniger Aufgaben vor sich herschieben. Dieser Prozess hilft durch die strukturierte Definition des nächsten Schrittes dabei, Aufgaben nur 2x anfassen zu müssen. Einmal, um sie zu verarbeiten und dann um sie zu erledigen. Wer Aufgaben mit “Fehlersuche Ticket 123” in seiner Liste aufnimmt, wird bei der Erledigung erst einmal nachdenken müssen, was eigentlich zu tun ist. Noch schlimmer wird es, wenn sich herausstellt, dass vorab noch mit jemanden Rücksprache gehalten werden muss. Die Definition des nächsten Schritte lautet demnach direkt “Rücksprache mit xy wg. Ticket 123 halten” oder “Analyse des Prozesses xy gemäß Ticket 123”.

Die tägliche Durchsicht erzeugt ein hohes Maß an Sicherheit. Wichtige Aufgaben können nicht mehr in der Masse untergehen. Das Gehirn kann sich mit der Zeit komplett auf das System verlassen und sich wichtigeren Dingen widmen. 

Nachteile von GTD

Der komplexe Verarbeitungsprozess und Aufbau dieses Ordnungssystems bedarf viel Arbeit. Sowohl für die Konzeption, als auch um sämtliche offenen Punkte erstmalig zu verarbeiten. Allen verlangt dem Anwender einiges ab. Diese Methode fordert viele sofortige Verhaltensänderungen, da das System nur funktioniert, wenn es umfassend eingesetzt wird.

Wer dennoch eine strukturierte Tagesplanung vornehmen möchte, muss sich mit weiteren Methoden behelfen, wie der Eisenhower-Matrix zur Priorisierung oder der Tagesplanung gemäß ALPEN. 

Ebenso ist die Aufnahme jedes Schrittes mit viel Aufwand verbunden, auch die sehr enge Definition eines Projektes verursacht zusätzlichen Aufwand. Der Aufwand lohnt sich insgesamt, kann jedoch ein Hürde sein, Themen vor sich herzuschieben.

Vergleich der beiden Methoden

In der folgenden Liste vergebe ich für 7 Kriterien Punkte von 1 – 5, wobei 5 besonders gut ist.

	ALPEN		Getting Things Done
Vollständigkeit	Geringe Vorgaben, hinsichtlich der Vollständigkeit aller Aufgaben. Es gibt lediglich einen undefinierten Aufgabenkatalog.	2	Es landet alles im Eingangskorb und wird einzeln betrachtet. Wer es richtig umsetzt, hat einen vollständigen Überblick seiner Aufgaben, zu jedem Zeitpunkt!	5
Flexibilität	Steht der Tagesplan einmal, können unvorhergesehene Verschiebungen nur noch durch Pufferzeiten abgefangen werden. Dauert eine Aufgabe / Meeting länger als geplant, kann es den ganzen Tagesplan durcheinander bringen.	3	Da keine Aufgaben vorgeplant werden, müssen sie auch nicht verschoben werden. Ohne dieser täglichen Eingangsverarbeitung als fixer Termin kann das System allerdings nicht korrekt funktionieren.	4
Priorisierung	Mit Hilfe des Eisenhower-Matrix werden Prioritäten vergeben und Aufgaben auch nach Priorität verplant und erledigt.	5	Die reine GTD-Methode bietet nur geringe Möglichkeiten zur Priorisierung, kann allerdings problemlos ergänzt werden.	2
Vorplanung	Die Tagesplanung gibt Sicherheit innerhalb des Arbeitstages. Leider ist keine Wochenplanung möglich, wenn Aufgaben häufig auf Folgetage verschoben werden müssen.	4	Eine fixe Planung besteht nicht, doch werden wichtige Aufgaben während der täglichen Review identifiziert.	3
Review	Im Bereich der Nachkontrolle werden Aufgaben verschoben und die erledigten Aufgaben betrachtet. Die Aktualisierung des Aufgabenkataloges ist nicht Teil der Methode.	3	Es gibt diverse Vorgaben, welche Aufgabenlisten erneut kontrolliert werden. Täglich wird das System auf Vollständigkeit und Aktualität geprüft.	5
Erledigung	Um die Dauer abschätzen zu können, muss die Aufgabe  vorab genau betrachtet werden. Die zu erledigenden Aufgaben stehen fest und müssen “nur” noch erledigt werden.	5	Die einzelnen Aufgaben können durch den definierten nächsten Schritt umgehend erledigt werden. Der ständige Blick in überfüllte Aufgabenlisten kann zu Frust führen.	3
Konzeption	Es bedarf lediglich einer Aufgabenliste und einem Tool zum Führen der Tagesplanung.	5	Der Aufbau des Ordnungssystems bedarf gründlicher Überlegungen, da es sehr komplex ist.	2
Summe		27		24

Nach diesen Kriterien ist ALPEN die bessere Zeitmanagementmethode. Und was sagt dir das?

Genau…  Nichts!

Denn für dich sind sicherlich der ein oder andere Punkt relevanter als der andere.

Was bringt es dir, wenn du eine Methode umsetzt, nur weil sie insgesamt besser bewertet ist.

Für wen eignet sich welche Methode?

Um die für dich bessere Methode herauszufinden, reicht eine Bewertungsmatrix nicht aus. Natürlich wäre es ideal, beides einmal für 30 Tage zu testen und eigene Erfahrungen zu machen. Doch um dir den Aufwand zu sparen, gebe ich dir ein paar Tipps zur Auswahl der Methode.

Wir Menschen sind glücklicherweise nicht alle gleich. Ohne hier zu weit in die verschiedenen Modelle der Persönlichkeitstypen abzudriften, gibt es ein paar Charaktereigenschaften und Kriterien, die du bei der Auswahl einbeziehen darfst.

Dein Charakter

An dieser Stelle möchte ich 2 verschiedene Gruppen etwas überspitzt beschreiben.

Auf der einen Seite gibt es Menschen, die problemlos sehr strukturiert Pläne abarbeiten können und eine Freude daran haben, Zeilen auf einer Liste abzuhaken. Diese Menschen können konzentriert bei einer Aufgabe bleiben und lassen sich nicht aus der Ruhe bringen. Diese Personen finden sich eher in der ALPEN-Methode wieder. Ihnen wird es leichter fallen, einen Tagesplan zu erstellen und diesen auch einzuhalten. Der Plan verleiht dem Arbeitstag Struktur und Sicherheit.

Die andere Gruppe ist da eher chaotischer unterwegs. Diese Menschen empfinden Pläne als sehr einengend und sind schnell frustriert, wenn Pläne nicht aufgehen. Da sie meist sehr optimistisch sind, werden sie sich bei der Vorplanung sehr wahrscheinlich häufig verschätzen. Und wie sieht es mit der Konzentration aus? Dauert eine Aufgabe länger als 10 Minuten, juckt es in den Fingern, mal eben etwas anderes zu tun. Sie lieben es mit mehreren Bällen gleichzeitig zu jonglieren. Wo bleibt auch sonst der Spaß? Die Eingangsverarbeitung wäre zwar für solche Personen ebenfalls viel zu strukturiert, jedoch ein annehmbarer Kompromiss. Es reihen sich diverse Tätigkeiten und Aufgaben aneinander, sodass die Abwechslung es etwas erträglicher macht. Sie lassen sich leicht ablenken und würden somit jeden Tagesplan bis zum Vormittag verwerfen müssen. Diese Menschen sind also mit GTD besser aufgehoben.

Dein Arbeitsumfeld

Das Arbeitsumfeld kann die eine oder andere Methode entweder unterstützen oder auch ausschließen.

Wer den Großteil seiner Zeit in Meetings verbringt, wird die Lücken dazwischen bestmöglich nutzen müssen. Für eine komplexe Planung bleibt hier wenig Spielraum, der Kalender bestimmt, wann etwas Zeit für Aufgaben übrig bleibt. Dieses Arbeitsumfeld begünstigt die Arbeit mit GTD. Ebenso sieht es mit Jobprofilen aus, die sehr stark von außen getrieben sind, wie es im Kundendienst oder Support der Fall ist. Ruft jemand Wichtiges an oder taucht ein Ticket mit hoher Priorität auf, werden die aktuellen Aufgaben sofort zweitrangig. Diesen Personen wird eine Vorplanung unmöglich sein.

Im Gegenteil dazu gibt es Menschen, die während der Arbeit wenig Kontakt mit anderen Menschen haben. Ihnen bietet sich die Möglichkeit, Arbeitspakete zu bündeln und strukturiert abzuarbeiten. Sie können mit ALPEN ideal den Tag durchplanen.

Wer viel unterwegs ist, wie Berater oder Vertriebler, wird in einer Tagesplanung keinen Mehrwert finden. ALPEN wäre höchstens eine Option für Bürotage. Doch wer möchte eine Methode anwenden, die nicht täglich angewandt werden kann?

Fazit

Du siehst, dass beide Methoden für sich betrachtet funktionieren und gut durchdacht sind. Ob sie auch für dich funktionieren, liegt allein an dir und deinem Arbeitsumfeld. Eine Zeitmanagementmethode muss dich unterstützen, Sicherheit geben und eine Last von den Schultern nehmen.

Wenn du allerdings bei einer Methode eher Frust verspürst und nach einigen Nachbesserungen keine Verbesserung spürst, bietet sich vielleicht ein Wechsel der Methode an. 

Die Methoden sollen dir, wie im ersten Teil bereits ausgeführt, als Struktur in einer komplexen Welt dienen. Es geht ausschließlich darum, dass du dich wohl damit fühlst und langfristig durchhalten kannst. Vielleicht klappt es für dich auch besser, wenn du dich etwas von den strikten Methoden löst und die Elemente einzeln betrachtest. Es spricht nichts dagegen, deine Aufgaben nach GTD zu verarbeiten, diese zu priorisieren und einen Tagesplan zu erstellen.

Diese ganzen Elemente der beiden Methoden und die vielen anderen Methoden auf dieser Welt sind letztendlich Hilfsmittel. Nutze sie als Baukasten. Fang am besten erst einmal klein an. Schreibe einmal alle Aufgaben auf und versuche dir Zeit zur Erledigung zu blocken. Nun kannst du über eine Form der Priorisierung nachdenken. Fehlt dir noch etwas? Dann informiere dich über die weiteren Methoden und probiere sie eine Zeit lang aus. Du musst nicht ein Leben lang gleich arbeiten. Je mehr Methoden du kennengelernt und idealerweise einmal ausprobiert, lässt dich in bestimmten Phasen flexibel auf die Situationen reagieren. Einen Teil der Methoden benenne ich dir im nächsten Teil. 

Ausblick weiterer Methoden und Konzepte

Diese Methoden werden oft auf gleicher Ebene wie GTD oder ALPEN genannt. Doch sehe ich diese eher als Ergänzung oder Ausrichtung an. Sie betrachten jeweils nur einen einzelnen Aspekt und sind nicht so umfassend, wie GTD oder ALPEN. Daher möchte ich diese hier nur kurz benennen und einordnen.

Methoden

Unter Methoden verstehe ich Vorgehensweisen, die dir bei der Strukturierung deiner Aufgaben helfen.

Einige dieser Methoden hast du hier bereits kennengelernt. ALPEN und GTD zählen ebenso dazu, wie die ABC-Methode oder die Eisenhower-Matrix, welche beide der Priorisierung von Aufgaben dienen.

Mit der Salami-Taktik wirst du angehalten, eine Aufgabe in einzelne Handlungsschritte zu unterteilen. Diese ist ideal für Projekte im Rahmen von GTD anwendbar.

Mit Timeboxing setzt du dir für sämtliche Tätigkeitsfelder Zeitblocker in deinem Kalender. So stellst du sicher, dass die Meetings nicht ungehemmt deinen Kalender füllen und keine Zeit mehr für deine Aufgaben übrig bleibt. Um den Tag ganzheitlich zu betrachten und im Sinne des Selbstmanagements zu arbeiten, hilft dir die Betrachtung der Q2-Aufgaben (wichtig, nicht dringend), wie sie Stephen Covey beschreibt. Mit beiden Methoden zusammen wirst du es schaffen, allen Lebensbereichen ausreichend Zeit widmen zu können. 

Mindset

Mit Ausrichtung fasse ich Methoden zusammen, die dich bei der Erledigung unterstützen und neudeutsch mit Mindset beschrieben werden können. Hier geht es weniger um die Strukturierung deiner Aufgaben, sondern um eine bessere Erledigung.

Das Konzept von Deep Work soll dich dazu bringen, konzentriert und im Flow zu arbeiten. Hiermit kannst du eine hohe Wirksamkeit erreichen, wenn du beispielsweise 1 Stunde sämtliche Unterbrechungen vermeidest. Kein Handy, kein Teams, keine Mails – nur du und die Aufgabe.

Wer an Aufschieberitis leidet, wird mit Eat the Frog von Brian Tracy entgegenwirken können. Erledige die größte und unangenehmste Aufgabe als erstes, dann kann der restliche Tag nur gut werden. 

Das Pareto-Prinzip hast du sicherlich schon gehört. Es besagt, dass es oftmals ausreicht Aufgaben zu 80 % zu erledigen, da der Weg zu den 100 % ungleich mehr Zeit kostet. Eine Herausforderung für alle Perfektionisten unter uns, dennoch eine große Zeitersparnis.

Mit der Pomodoro-Technik wird sichergestellt, dass du dir entweder nach 25 Minuten oder nach 50 Minuten eine kurze Pause gönnst. Je länger du arbeitest, desto unkonzentrierter wirst du und lieferst demnach schlechtere Arbeit ab.

Mit der GTD-Methode kannst du das Ziel von Inbox-Zero relativ leicht erreichen. Inbox-Zero beschreibt den Zustand, alle Mails gescannt und sortiert zu haben, sodass der Ordner Posteingang auf 0 ist. Genau das ist der Sinn der Eingangsverarbeitung. Ein wirklich tolles Gefühl diese 0 zu sehen.

Hat dir der Artikel weitergeholfen? Lass mir gerne einen Kommentar da.

Wenn du mehr Input oder eine individuelle Beratung möchtest, schreib mich gerne an! Hier entlang – kontaktiere mich gerne.

In diesem Sinne: Bleib niemals wie du heute bist!

Du möchtest noch mehr aus der Welt des Zeitmanagements erfahren?

Im folgenden Artikel kannst du dir mit mir ein System erarbeiten, wie du die Hoheit über deinen Kalender zurückgewinnen kannst.

>>>> Doch lies selbst:

Lies die komplette Artikelserie

+ + + + + Achtung + + + + +

Dies ist ein Teil aus der großen Reihe des Zeitmanagements.

In diesen Beiträgen steht alles, was du wissen musst, um dein Zeitmanagement in den Griff zu bekommen … und ein bisschen mehr.

Mit den ersten beiden Artikeln erhältst du einen Überblick und Vergleich der beiden großen Philosophien. Wer Struktur und eine tägliche Aufgabenplanung benötigt, wird sich mit ALPEN wohler fühlen. Im zweiten Beitrag wird mit Getting Things Done eine Methode vorgestellt, die strukturiert  jede Aufgabe betrachtet, doch für die Erledigung individuellen Spielraum lässt.

Wer sich mit dem Zeitmanagement einigermaßen vertraut gemacht hat, wird an den Punkt kommen, an dem trotzdem nicht alle Aufgaben erledigt werden können oder deren Sinn hinterfragt wird. Für diese Fragestellung kannst du die Beiträge 3 und 4 lesen. Ich zeige dir einen Weg, wie du deine Aufgaben im Einklang mit deinen Zielen und deiner Freizeit strukturieren kannst. Im ersten Beitrag machen wir deine persönliche Bestandsaufnahme. Sie bildet die Grundlage für den zweiten Beitrag, um dir mit Hilfe des Time Blockings deine perfekte Woche aufzubauen.

Der fünfte Artikel aus der Reihe beschreibt 7 weitere Methoden, mit denen du sowohl die Organisation als auch die Erledigung von Aufgaben weiter verbessern kannst.

Hier findest du alle 7 Artikel: