Planerisches Zeitmanagement mit ALPEN (ALPEN vs. GTD 1/2)

Lesedauer 7 Minuten

Wir sind zwar immer schneller unterwegs, haben aber dadurch nicht mehr Zeit.

Dr. Bernd Lösch

Prolog: Bringe Struktur in dein Zeitmanagement

Kennst du nicht auch das Gefühl, ständig irgendwelchen Aufgaben hinterherzulaufen? Dieses Gefühl, einen Berg von Aufgaben vor dir her zu schieben, der trotz aller Mühe immer größer anstatt kleiner wird?

Jetzt besagt das Konzept des Selbstmanagements, worum es auf diesem Blog geht, dass es wichtiger ist, die richtigen Aufgaben zu erledigen, anstatt alle anfallenden Aufgaben möglichst effizient abzuarbeiten. Das sehe ich nach wie vor so. Dennoch ist das Zeitmanagement ein wichtiger Bereich, um dieses Affentheater im Kopf zu beruhigen und die Aufgaben aktiv statt reaktiv bearbeiten zu können.

Daher möchte ich dir, nach einer kleinen Einführungen in das Thema Zeitmanagement, die beiden bekanntesten und umfassendsten Zeitmanagement-Methoden näher bringen. Dieser Artikel beinhaltet die  Methode ALPEN, im Folgeartikel beschreibe ich Getting Things Done. Der ausführlichen Erläuterung beider Methoden folgt eine kleine Gegenüberstellung. Denn nicht jede Methode ist für jeden etwas.

Natürlich gibt es noch viele weitere “Methoden”. Ich werde dir zum Schluss noch einen kleinen Überblick geben, diese jedoch in den Folgeartikeln genauer thematisieren. Weitere Infos dazu bekommst du in der Tabelle am Schluss des Beitrages.

Warum gibt es Zeitmanagement-Methoden?

Was ist eine Methode?

Methoden sind immer dafür da, komplexen Sachverhalten eine regelbasierte Struktur zu geben. Vor allem beim Thema Zeitmanagement sind die bestehenden Methoden absolut notwendig. Unsere Zeit auf dieser Erde ist ebenso endlich, wie die Dauer eines Arbeitstages. Wir kämpfen also von Geburt an gegen die Zeit und wollen aus ihr möglichst viel für uns selbst herausholen.

Und dann kommt das Leben dazwischen…

Wir bekleiden im Laufe unseres Lebens diverse Rollen, welche alle einen Teil unserer Zeit beanspruchen. Kind, Arbeitnehmer, Mutter, Freund, Nachbar, Mitglied eines Vereins – dann sollte zum Schluss auch Zeit für dich selbst bleiben. Wir können nicht allen Lebensbereichen gleich viel Zeit widmen. Irgendetwas bleibt immer auf der Strecke.

Hinzu kommen die vielen Aufgaben im Berufsalltag. Die Tage sind extrem durchgetaktet mit Meetings, uns erreichen unzählige Mails, die Kollegen wollen auch ständig etwas von uns – überall verstecken sich Aufgaben, die wir möglichst heute erledigen müssen.

Erkennst du dich wieder?

Darum brauchst du deine individuelle Zeitmanagement-Methode

Zeitmanagement fokussiert sich auf die strukturierte und effiziente Abarbeitung von Aufgaben in der dir zur Verfügung stehenden Zeit. Darum soll es auch in diesem Artikel gehen. 

Die beiden Zeitmanagement-Methoden beinhalten zwar eigene Philosophien, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge erledigt werden. Doch sind sie nicht dafür da, deine Lebenszeit bestmöglich zu verplanen. Hier verläuft die Grenze zwischen Zeitmanagement und Selbstmanagement. Das Zeitmanagement betrachtet deinen klassischen Arbeitstag von 8 Stunden und hilft dir dabei, diesen bestmöglich zu nutzen und möglichst viel zu erledigen. 

Das ist auch der Grund, weswegen Zeitmanagement-Methoden nicht per se zum Erfolg führen – die Erwartungshaltung ist meistens zu hoch. Wenn du durchgehend zu viele Aufgaben vor dir herschiebst und dein Arbeitsumfeld keine konzentrierte Arbeit zulässt, weil du den Großteil deiner Zeit in Meetings sitzt und dich von den Kollegen und dem Mail-Postfach ablenken lässt, wirst du mit der perfekten Umsetzung einer dieser beiden Methoden nicht glücklich.

Diese Abgrenzung ist mir wichtig. Ergänzend zum Zeitmanagement gehört es, deinen Tag so zu strukturieren, dass du deinen Rollen und deinen Aufgaben gerecht werden kannst. Absolut wichtig ist, dass dabei auch Zeit für dich übrig bleibt. Denn nur wenn es dir gut geht, kannst du dich voller Energie den von außen an dich gestellten Aufgaben widmen. Dies ist die klassische Spielwiese des Selbstmanagements. Darüber sprechen wir an anderer Stelle.

Halten wir fest: Zeitmanagement hilft dir dabei, deine reine Arbeitszeit (exklusive Meetings und sonstige Gespräche) bestmöglich zu nutzen. Steigen wir also ein!

Methode 1: ALPEN – von Lothar Seiwert

Kurzbeschreibung

Lothar Seiwert ist der deutsche Zeitmanagement-Experte. In seinem Buch “Das 1×1 des Zeitmanagement” erläutert er ausführlich seine sogenannte ALPEN-Methode. Mit Hilfe dieses Akronyms beschreibt er die fünf Teilbereiche der Methode: Aufgaben notieren, Länge abschätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und die anschließende Nachkontrolle.

Der Aufbau der ALPEN-Methode

Schreibe zuerst alle Aufgaben auf

Lothar Seiwert verfolgt dabei einen sehr detaillierten planerischen Ansatz.

Grundlage der Methode ist die Erstellung eines Aufgabenkataloges. Hier werden erst einmal alle offenen Aufgaben gesammelt. Für jede Aufgabe sollte anschließend der Zeitbedarf grob abgeschätzt werden. Mit Hilfe der ABC-Analyse (sehr wichtig / wichtig / weniger wichtig) oder der Eisenhower-Matrix (Dringlichkeit / Wichtigkeit) gilt es anschließend, eine Priorität festzulegen. 

Ich bevorzuge die Eisenhower-Matrix. Folgend ein paar Beispiele

Workshop am [Datum] für Kunde [Name] vorbereiten	dringend / wichtig	60 Minuten
Hotel für Reise am [Datum] zu Kunde [Name] buchen	nicht dringend / wichtig	10 Minuten
Rückruf [Name]: [Thema]	nicht dringend / nicht wichtig	15 Minuten

Du wirst merken, dass dir allein das Niederschreiben aller Aufgaben enorm hilft, abends ruhiger einzuschlafen. Jede Aufgabe ist etwas, was unser Gehirn im Unterbewusstsein versucht präsent zu behalten. Wir wollen ja nichts vergessen. Sobald etwas aufgeschrieben ist, hat unser Gehirn die Gewissheit, dass es nicht vergessen werden kann. Und schon schwirrt uns weniger durch den Kopf.

Planung ist die Devise

Die Methode sieht es vor, einen Tagesplan zu schreiben. Hier kannst du entweder einen digitalen Kalender verwenden oder ein physisches Zeitplanbuch.

Der Kalender sollte bereits die festen Termine mit anderen Personen beinhalten. Nun verteilst du auf die restliche Zeit einige deiner Aufgaben. Berücksichtige dabei, rund 40 % der restlichen Arbeitszeit als Puffer (Pause, Unvorhergesehenes, Zeitfresser) nicht mit Aufgaben zu verplanen. Jetzt kannst du die wichtigen  Aufgaben auf die übrig gebliebenen Zeitfenster verteilen. 

Zu den weniger wichtigen Aufgaben gehören auch wiederkehrende kleinteilige Tätigkeiten, wie Mails lesen, Zeiterfassung oder “Aufräumarbeiten”. 

Im Rahmen der Tagesplanung gelangen wir automatisch zu dem E der Alpen-Methode: Entscheidungen treffen. Wer einmal versucht seinen Tag durchzuplanen wird schnell feststellen, dass 8 Stunden nicht viel Spielraum bieten. Können Aufgaben delegiert werden? Ist die Dauer der einzelnen Aufgaben noch korrekt? Dies entscheidest du während der Tagesplanung.

Das Ende des Arbeitstages wird durch den Tagesabschluss eingeläutet. Im Rahmen der Nachkontrolle wird der vergangene Tag noch einmal vor Augen geführt. Wie gut wurde die Dauer der einzelnen Aufgaben eingeschätzt? Je mehr Erfahrung du darin sammelst, umso besser funktioniert natürlich deine Tagesplanung. 

Unerledigte Aufgaben werden auf den nächsten Tag geschoben. Hast du Aufgaben schon mehrmals verschoben? Dann mache sie zu Prio 1 Aufgaben oder streiche sie ganz. Anschließend planst du deinen Folgetag, damit du morgens beruhigt in den Tag starten kannst. 

Hier habe ich dir ein Beispiel in Excel aufgebaut, wie so ein Tagesplan aussehen kann. Auf der linken Seite siehst du die Tagesplanung, auf der rechten Seite die anstehenden Tagesaufgaben.

 

Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode

Vorteile von ALPEN

Die ALPEN-Methode bietet auf jeden Fall klare Regeln, was wie priorisiert und erledigt werden soll. Es gibt sicherlich ein beruhigendes Gefühl, morgens nicht vor einem riesigen Haufen Aufgaben zu stehen, sondern beim wach werden schon zu wissen, was heute wann und in welcher Reihenfolge ansteht.

Wenn keine Gedanken mehr für Entscheidungen verschwendet werden müssen, was als nächstes dran ist, ist der Weg zum sogenannten Flow nicht mehr weit. Entscheidungen kosten Energie. Mit dieser Methode wird die Energie auf jeden Fall besser eingesetzt. Zumal wir es mit einem Tagesplan leichter schaffen, eine gewisse Zeit bei einer einzigen Aufgabe zu bleiben.

Der nächste positive Aspekt ist das Abhaken einer erledigten Aufgabe. Ich kenne Menschen, die nehmen extra bereits erledigte Mails als Aufgabe auf, nur um sie danach sofort durchstreichen oder abhaken zu können.

Am Tagesende ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass der Tag mit einem guten Gefühl zu Ende geht. Durch die Tagesplanung wurde der Aufgabenberg bereits auf eine realistische Anzahl reduziert. Der Fokus lag auf genau diesen Aufgaben, der Rest war außen vor. Egal ob der Rest aus 100 oder 1000 Aufgaben besteht, wurden die 10 Tagesaufgaben erledigt, haben wir alles geschafft und können stolz auf uns sein. Ohne Vorplanung haben wir ständig das Gefühl, zu wenig erledigt zu haben. Denn 10 von 10 sind super, 10 von 100 sind nur ein Bruchteil.

Nachteile von ALPEN

Für Menschen, die den Großteil der Zeit in Meetings verbringen, kann diese detaillierte Planung bereits am Vortag zu Frust führen. Denn irgendwie ist nur wenig Zeit für Aufgaben verschiedener Prioritäten und Pufferzeiten übrig. Diese relativ starre Vorplanung bietet, abgesehen von den Pufferzeiten, wenig Spielraum für Verschiebungen von Aufgaben. Wenn ein Meeting 30 Minuten länger dauert, dann bricht in der Tagesplanung direkt Chaos aus.

Meine Theorie ist, dass je weniger Zeit für die Erledigung von Aufgaben zur Verfügung steht, desto weniger bedarf es einer Tagesplanung. Warum sollte ich 15 Minuten für eine Tagesplanung aufwenden, wenn ich nur 1-2 Stunden ungeplante Zeit für deren Abarbeitung habe? Für Pufferzeiten ist dann sowieso kein Platz mehr.

Ebenso sieht es mit Personen aus, deren Tagesablauf sehr stark von spontan anfallenden Aufgaben abhängig ist. Sei es Mails, Tickets oder Anrufe – wenn etwas sehr Wichtiges auftaucht, muss sofort gehandelt werden. Dann ist es auch egal, womit ich gerade beschäftigt bin oder was mein Tagesplan sagt.

Menschen mit vielen Aufgaben wird es vermutlich schwer fallen, aus dem Aufgabenkatalog die relevanten Aufgaben für den nächsten Tag zu identifizieren. Aufgaben werden erst näher betrachtet, wenn sie es einmal in die Tagesplanung geschafft haben. Alle anderen sind lediglich eine von vielen Aufgaben in einer Liste, mehr nicht.

 

Jetzt hast du die ALPEN-Methode kennengelernt, schau doch direkt auf den zweiten Teil. Dort erfährst du alles über Getting Things Done und, mit Hilfe einer Gegenüberstellung, welche Methode für wen am besten geeignet ist.

 

Wie stehst du zum Zeitmanagement? Nutzt du irgendwelche Methoden oder ist es eine riesige Baustelle? Woran hakt es? Lass mir gerne einen Kommentar da.

In diesem Sinne: Bleib niemals wie du heute bist!

>>>> Hier geht’s zum zweiten Teil:

Lies die komplette Artikelserie

+ + + + + Achtung + + + + +

Dies ist ein Teil aus der großen Reihe des Zeitmanagements.

In diesen Beiträgen steht alles, was du wissen musst, um dein Zeitmanagement in den Griff zu bekommen … und ein bisschen mehr.

Mit den ersten beiden Artikeln erhältst du einen Überblick und Vergleich der beiden großen Philosophien. Wer Struktur und eine tägliche Aufgabenplanung benötigt, wird sich mit ALPEN wohler fühlen. Im zweiten Beitrag wird mit Getting Things Done eine Methode vorgestellt, die strukturiert  jede Aufgabe betrachtet, doch für die Erledigung individuellen Spielraum lässt.

Wer sich mit dem Zeitmanagement einigermaßen vertraut gemacht hat, wird an den Punkt kommen, an dem trotzdem nicht alle Aufgaben erledigt werden können oder deren Sinn hinterfragt wird. Für diese Fragestellung kannst du die Beiträge 3 und 4 lesen. Ich zeige dir einen Weg, wie du deine Aufgaben im Einklang mit deinen Zielen und deiner Freizeit strukturieren kannst. Im ersten Beitrag machen wir deine persönliche Bestandsaufnahme. Sie bildet die Grundlage für den zweiten Beitrag, um dir mit Hilfe des Time Blockings deine perfekte Woche aufzubauen.

Der fünfte Artikel aus der Reihe beschreibt 7 weitere Methoden, mit denen du sowohl die Organisation als auch die Erledigung von Aufgaben weiter verbessern kannst.

Hier findest du alle 7 Artikel: