Zeitmanagement: Hast du deine Zeit im Griff?

Lesedauer 10 Minuten

Planning is bringing the future into the present so that you can do something about it now.

Alan Lakein

Prolog: Es gibt nicht DIE beste Zeitmanagement-Methode, sondern DEINE beste Methode

Jeder hat eine Vorstellung davon, was Zeitmanagement ist. Bist du auch der Meinung, dass es Menschen gibt, für die Zeitmanagement bestimmt toll funktioniert, für dich und deinen Umständen aber nicht passt? Stimmt’s?

Das Zeitmanagement ist dafür da, um den Menschen im Umgang mit der eigenen Zeit zu helfen. Doch genau das ist es, was die Menschen noch mehr unter Druck setzt. Egal wie du dich selbst organisieren möchtest, es sollte dir helfen und einfach von der Hand gehen – die Aufgaben die du verwaltest sind schon anstrengend genug.

Jetzt sagst du zu Recht: “Kevin, dann zeig mir doch was ich machen soll und wie es einfach funktioniert!” Glaube mir, das würde ich gerne. Doch diese “Methode für alle” gibt es nicht. Du bist ein Individuum, mit eigenen Rahmenbedingungen, Vorlieben und Stärken, also darfst du dir auch eine eigene Zeitmanagementmethode kreieren. Daher funktionieren die klassischen Methoden auch nicht.

Bevor ich dir die Inhalte des 3M-Modells näher bringe und dir jeweils ein paar Tipps mitgebe, werde ich vorher mit ein paar theoretischen Erläuterungen zum Zeitmanagement einsteigen und einordnen. Zum Abschluss gibt es noch eine Geschichte, wie mein Weg in dieser Welt des Zeitmanagements ausgesehen hat.

Was bedeutet Zeitmanagement in der Theorie?

Die Definition von Zeitmanagement

Lothar Seiwert, unser deutscher Zeitmanagement-Experte und Erfinder der ALPEN-Methode, sagt, dass es mit einem optimalen Zeitmanagement möglich ist, deutlich weniger zu arbeiten und trotzdem mehr zu erreichen. Um dies zu erreichen, bedarf es ebenso an ausgefeilten und trickreichen Methoden, wie an Selbstdisziplin, Motivation und Begeisterung.

Es geht im Zeitmanagement demnach darum, die vorhandene Zeit mit den bestehenden Aufgaben und Zielen optimal in Einklang zu bringen, um anschließend mehr Lebenszeit für das Privatleben zur Verfügung zu haben. Genau das besagt auch das zu Beginn aufgeführte Zitat. Im Zeitmanagement werden die Aufgaben der Zukunft vergegenwärtigt und anschließend zur Erledigung eingeplant. Es kann also heute etwas für das Morgen gemacht werden. Dafür werden Methoden verwendet, mit Hilfe derer Aufgaben gesammelt, priorisiert und geplant werden.

Es geht im Zeitmanagement um mehr als Effizienz

Ich stimme Lothar Seiwert größtenteils zu. Doch bei den “ausgefeilten und trickreichen Methoden” muss ich allerdings widersprechen. Ich habe dir im allgemeinen Artikel zum Selbstmanagement die 4 Generationen des Zeitmanagements von Stephen Covey erklärt. Und genau darauf fußt auch meine Kritik.

Wenn wir mit ausgefeilten Methoden uns selbst austricksen müssen, um zu Effizienz-Monstern zu werden, dann fehlt es an Flexibilität und Weitblick für die persönlichen Ziele. Das ist auch der Grund, weswegen solche ausgefeilten Methoden für den Großteil nicht funktionieren.

Die Methoden sind super, wenn du völlig autark, abgekapselt von irgendwelchen Unterbrechungen und sonstigen Einflüssen arbeiten kannst. Dann priorisiere deine Aufgaben, verplane deine Zeitblöcke und leg los. Doch in diesen schnelllebigen und komplexen Zeiten funktioniert das meistens nicht mehr. Wenn sich plötzlich die Prioritäten der Aufgaben verändern, andere Aufgaben dazwischen kommen oder du dir auch einfach mal Zeit für die Kollegen nimmst, fällt das ganze Kartenhaus täglich in sich zusammen – Umterminierungen, Frust und Stress sind vorprogrammiert.

Finde deine eine eigene Zeitmanagement-Methode heraus

Daher möchte ich dir ans Herz legen, alles was gleich kommt, als Werkzeugkasten zu betrachten. Jedes kleine Tool kann zu dir passen. Probiere Dinge aus, fange klein an. Doch versuche nicht, dir von heute auf morgen das perfekte System aufzuhalsen. Du fängst beim Marathontraining ja auch erst mit 5km an, statt in deiner ersten Woche direkt 3 Intervalltrainigs und den 30km-Lauf einzuplanen. Gewöhne dich langsam an eine methodische Arbeitsweise und erweitere diese stetig. Doch holen wir jetzt erst einmal die Werkzeuge aus der Kiste und schauen sie uns an.

Was muss ich beim Zeitmanagement beachten?

Nachdem ich die Relevanz der Methoden eben vom Sockel gehoben habe, möchte ich einige Methoden dennoch kurz erklären. Eine Zeitmanagementmethode kannst du als ganzheitliches System betrachten, an dem du dich orientieren kannst, um deinen eigenen Weg zu finden. Damit du einmal die Bandbreite und Herangehensweisen einer Methode verstehst, werde ich dir zwei umfassende Methoden erläutern: die ALPEN-Methode und Getting-Things-Done (GTD). Selbstverständlich werde ich diese in Folgeartikeln noch tiefgehender betrachten.

Die ALPEN-Methode von Lothar Seiwert

Die ALPEN-Methode von Lothar Seiwert ist als Akronym aufgebaut und bedeutet:

1. Aufgaben und Termine notieren
2. Länge der Aktivitäten schätzen
3. Pufferzeiten einplanen
4. Entscheidungen treffen
5. Nachkontrolle

Im Kern geht es darum, dass alle Aufgaben und Termine aufgeschrieben werden, um anschließend die Dauer der Erledigung jeder Aktivität einzuschätzen. Um den Tag zu planen, wird dieser zu 50 % mit Aufgaben gefüllt. Die andere Hälfte hältst du dir als Reserve für Unvorhergesehenes, Regeneration oder eine längere Dauer zur Abarbeitung der eingeplanten Aufgaben zur Verfügung. Um die 50 % mit den richtigen Aufgaben füllen zu können, musst du Entscheidungen treffen, also priorisieren was für den Tag wirklich wichtig ist. Die Nachkontrolle des Tages hilft dir, dein Zeitmanagement zu verbessern. War die geschätzte Dauer korrekt? Muss anders priorisiert werden? 

Die Getting-Things-Done-Methode von David Allen

Die Getting-Things-Done-Methode von David Allen verfolgt einen anderen Ansatz. Der Kern dieser Methode ist die sogenannte Eingangsverarbeitung aller zu erledigenden oder zu entscheidenden Dinge in deinem Leben. Du sammelst alles und nimmst dir an einem oder zwei Zeitpunkten am Tag all diese Dinge vor und prüfst folgende Kriterien:

1. Musst du etwas tun? Wenn nein, dann archiviere es.
2. Überlege, was der nächste Handlungsschritt ist
3. Kann die Aufgabe in 2min erledigt werden? Dann mach es sofort!
4. Kann es jemand anderes erledigen? Dann delegiere es.
5. Ansonsten verschiebe es in die ToDo-Liste oder erstelle einen Termin

David Allen beschreibt noch ein bestimmtes Organisationssystem, auf das ich hier nicht näher eingehe. Anhand der Methode erkennen wir gleich, dass weder Zeitplanungen, noch Priorisierungen vorgenommen werden. Die Methode setzt auf die volle Flexibilität bei der Erledigung der Aufgaben, er vertraut der Intuition des Einzelnen, statt den Tag oder die Woche strikt mit Aufgaben zu verplanen.

Allen präferiert es, je nach Kontext der Arbeitsumgebung, dem Energielevel, der zur Verfügung stehenden Zeit und den gefühlten Prioritäten, spontan zu entscheiden was als nächstes zu erledigen ist. Zusammenfassend verfolgt Allen im Sinne des Selbstmanagements auf höherer Ebene die Ausrichtung an den eigenen Grundsätzen, der Vision und Zielen. 

Du siehst, dass beide Methoden für sich genommen, erst einmal schlüssig aufgebaut sind, doch auch recht komplex in der Anwendung sind. Wir lassen die Bewertung einmal außen vor. Die Klammer bilden wir am Ende des Artikels. Für uns reicht es zunächst aus, diese Methoden erst einmal als große Toolbox zu betrachten. Aufgaben sammeln, verarbeiten, priorisieren, einplanen, erledigen – all das kann nützlich sein. Ob du diese Dinge umsetzt und in welcher Form, entscheidest du ganz allein.

Wo soll ich das denn alles abbilden?

Das Medium ist die Summe der Tools

Das ist eine ganz wichtige Frage, die du dir nur selbst beantworten kannst. Unter einem Medium verstehe ich die Summe der Hilfsmittel, welche du für dein System verwendest. Du kannst deine Aufgaben und Termine mit Hilfe einer Software verwalten, wie es beispielsweise Outlook mit Mails, Terminen und Aufgaben ermöglicht. Vielleicht gefällt dir auch Trello oder eine dieser To-Do-Listen Apps besser. Wer eher haptisch veranlagt ist, kommt mit einem Zeitplanbuch oder einem dieser Organizer besser zurecht. Hier kommt es auf verschiedene Aspekte an, wie der berufliche Kontext oder deine Persönlichkeit.

Tools im Consulting-Kontext

Beginnen wir mit dem beruflichen Kontext. Als Consultant wirst du wahrscheinlich mit vielen Mails konfrontiert. Bei langen und komplexen Mails ist das lesen und verstehen bereits eine Aufgabe für sich. Daher kann es für dich ausreichen, wenn du dein System innerhalb von Outlook auf Grundlage deiner Mails abbildest, solltest du es beruflich sowieso verwenden.

Nutzt ihr eine andere Software zur Aufgabenverwaltung im Unternehmen, dann befasse dich zunächst einmal damit. Wenn du viele konzeptionelle Aufgaben hast, die sich nicht aus Mails ergeben, kannst du über eine ToDo-Liste nachdenken. Berücksichtige auf jeden Fall zunächst die Herkunft deiner Aufgaben und welche Tools im Unternehmen eingesetzt werden. Je weniger Medienbrüche du hast, desto größer die Erfolgswahrscheinlichkeit.

Zeitmanagement im Einklang mit deiner  Persönlichkeit

Deine Persönlichkeit beeinflusst den Erfolg aus zweierlei Sicht. Zum einen lade ich dich ein, dir einmal bewusst zu machen, wie du tickst. Arbeitest du eher organisiert und strukturiert? Erfüllt es dich, etwas abzuhaken? Dann kannst du dir über eine Möglichkeit Gedanken machen, in der du eine strukturierte Liste zur Verfügung hast, ganz gleich ob in Form einer App oder als Exceltabelle.

Oder engt dich eine terminierte Aufgabenliste ein und hemmt dich sogar? Liebst du es, dir spontan überlegen zu können, was du jetzt als nächstes machst? Hüpfst du vielleicht auch gerne mal zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her? Dann reicht es dir vielleicht auch, deine Mails als Aufgabenliste zu verwenden.

Der andere Aspekt ist eine reine Typfrage. Es gibt technisch affine Menschen, die möglichst alles immer griffbereit und synchronisiert zur Verfügung haben wollen. Denn das Smartphone haben sie immer dabei. Da bietet sich eine digitale Abbildung des Zeitmanagements natürlich an.

Andererseits gibt es Menschen, die Aufgaben besser verinnerlichen können, indem sie diese mit einem Stift aufschreiben. Wo die fixe Struktur, die Möglichkeiten des Durchblätterns der Seiten, abhaken der Aufgaben, aufmalen von Gedanken und auch die Nutzung von Aufklebern und Post-It’s zwingend notwendig ist. Dann ist eines dieser Ringbücher eventuell nützlich. Dort kannst du auch zurückblättern und in die Vergangenheit zurückblicken.

Diese Präferenzen sollten immer mit berücksichtigt werden, wenn du dir deine eigene Methode aufbaust.

Wie arbeite ich denn die Aufgaben idealerweise ab?

Wenn du für dich festgelegt hast, was du wo abbilden möchtest, dann beginnt die wahre Arbeit. Nichts ist ärgerlicher, als deine Aufgaben hervorragend sortiert und abgebildet zu haben, wenn du diese aber weder konsequent fortführst oder strukturiert abarbeitest. Dieses Feld ist sehr tiefgreifend und eine Wissenschaft für sich. Daher werde ich dir an dieser Stelle nur fünf grundsätzliche Tipps mitgeben und die großen Konzepte dahinter in Folgeartikeln näher betrachten.

Nimm dir Zeit für dein Zeitmanagement

Wie kommst du also ins handeln? Zunächst solltest du dir Zeit für dein Zeitmanagement nehmen. Baue dir eine Routine auf, in der du zu Beginn oder am Ende deines Arbeitstages deine Aufgabenlisten vervollständigst und aktualisierst. Schaue auf den anstehenden Tag. Welche Termine stehen an? Musst du noch etwas vorbereiten? Welche neuen Aufgaben haben sich angesammelt? Was ist bereits erledigt? Ich rede hier von täglich 15 – 30 Minuten, die du investierst. Aus meiner Sicht geht das Pendel zwischen Aufwand und Nutzen ganz klar in Richtung Nutzen. Mit geringem Aufwand bekommst du bereits Struktur und entwickelst einen Weitblick. Probiere es mal aus. Ich liebe diese 30 Minuten am Morgen.

Nimm dir Zeit für deine Aufgaben

Der nächste Tipp ist, dich nicht von deinen eigenen Aufgaben abbringen zu lassen. Versuche nicht, dich von Terminen und Aufgaben anderer so weit einschränken zu lassen, dass du deine Aufgaben erst nach dem Feierabend erledigen kannst. Zum Zeitmanagement gehört es auch, dir die Zeit für Aufgaben zu nehmen und zu verteidigen. Anfragen von anderen Personen sind nicht zwangsweise wichtiger als deine Aufgaben. Ich weiß, es ist eine Hürde, anderen auch einmal NEIN oder zumindest “nein, nicht jetzt” zu sagen. Es ist aber notwendig, damit du nicht eine Marionette deines Umfeldes wirst.

Arbeite im Flow

Kennst du das Gefühl, wenn du an einer Aufgabe arbeitest und völlig die Zeit und alles um dich herum vergisst? Dieses Gefühl wird Flow bezeichnet und beschreibt einen Zustand hoher Konzentrationsfähigkeit. Menschen können sich selbst in einen höheren Bewusstseinszustand versetzen, in welchem sie mit Leichtigkeit Aufgaben mit voller Leistungsfähigkeit bewältigen können. Cal Newport baut auf diesem Flow-Zustand in seinem Konzept zu Deep Work auf. Wer sich demnach einen festen Zeitblock von 1,5 Stunden einplant und dort sämtliche Störfaktoren, wie Mails, Anrufe oder Nachrichten ausschließt, kann sich selbst in den Flow-Zustand versetzen und seine Zeit effektiv und effizient ausnutzen.

Räume dein E-Mail-Postfach auf – Inbox Zero ist das Ziel

Ich kenne viele Kollegen, die im Posteingang Hunderte und Tausende von Mails ansammeln. Ist etwas bearbeitet, dann wird sie als gelesen markiert. In der Praxis sieht es leider so aus, dass nur die Mails berücksichtigt werden, die noch im Sichtfeld sind. Ein Kunde hat mir einmal gesagt, dass ich meine wichtigen Mails an ihn immer erst um 19 Uhr absenden soll. Dann ist die Chance groß, dass er sie abends oder morgens noch liest. Ansonsten geht sie halt unter und er weiß nichts davon.

Also hier meine eindringliche Aufforderung, den Posteingang aufzuräumen. Scanne regelmäßig deine Mails und baue dir ein Ordnersystem auf, in welchem du alle offenen Aufgaben-Mails einsortieren kannst. Ich bin süchtig danach, eine 0 bei der Anzahl der Mails im Posteingang zu sehen. Oder wenn Outlook mir im Posteingang sagt “es wurden keine Elemente gefunden” – ach herrlich. Wie du das mit Leichtigkeit schaffen kannst, werde ich dir zeitnah in einem separaten Artikel erklären.

Wer hart arbeitet, muss auch Pause machen

Wenn du auf Dauer hochkonzentriert und effizient arbeiten möchtest, dann sind Pausen unabdingbar, denn Anspannung benötigt auch immer die Entspannung. Hüpfst du auch von Meeting zu Meeting, ohne dabei Zeit für einen Kaffee oder einer biologischen Pause zu haben? Das Home-Office hat diesen Effekt noch verstärkt. Du wirst bessere Ergebnisse erzielen, wenn du 7 Stunden konzentriert arbeiten kannst, als wenn du 8 Stunden lang durch den Tag hetzt. Versuche dir zwischen den Terminen 5 Minuten Zeit zum durchatmen zu nehmen und verbringe deine Mittagspause nicht mit dem Teller am Computer. 

So habe ich persönlich mein Zeitmanagement strukturiert

Um dich nicht ausschließlich mit Methoden und Tipps zu erschlagen, möchte ich dir einmal meine Erfahrungen mitgeben. Denn die günstigsten Fehler sind doch die von anderen. Und davon habe ich einige gemacht, aus denen du jetzt lernen darfst.

Die ersten Gehversuche im Zeitmanagement

Ich habe zu Beginn meiner Beratertätigkeit ebenfalls mit diesem Modell “gelesen/ungelesen” im Posteingang gestartet. Mit steigender Anzahl der Mails hat das System nicht mehr funktioniert, woraufhin ich angefangen habe, eine Aufgabenliste in OneNote zu erstellen. Doch sobald der Sturm abgeflaut ist, war auch die Relevanz der Aufgabenliste gesunken und ich bin wieder zurück zum Modell gelesen/ungelesen.

Beim nächsten Sturm habe ich mit einer ausgeklügelten Excelliste gearbeitet. Doch die dortigen Prioritäten, die selbst ausgedachten Deadlines und der Erledigt-Status haben mich so verrückt gemacht, dass ich durch die Pflege und den ganzen Neuterminierungen der Aufgaben mehr Zeit mit der Liste selbst verbracht habe, als mit den Aufgaben.

Es musste etwas Neues her. Also habe ich die ALPEN-Methode umgesetzt. Da ich mich per se als unstrukturiert beschreiben würde, wird diese feste Struktur meine Schwäche bestimmt bestens ausgleichen. Weit gefehlt. Ich habe keine 2 Wochen ausgehalten.

Die Kreation meiner eigenen Zeitmanagement-Methode

Erst dann habe ich angefangen, mir wirklich Gedanken über meine Präferenzen und den Werkzeugen zu machen. Die Grundidee von Getting-Things-Done hat mich weitaus mehr angesprochen und ich bin dort tiefer eingestiegen. Ich habe mit Teilen dieser Methode angefangen und erste Erfolge gefeiert.

Als ich etwas Sicherheit gewonnen habe, meine Mails und Aufgaben einigermaßen im Griff hatte, habe ich mich mit der Erledigung befasst. Was nutzt mir denn meine Aufgabenliste, wenn ich ständig in Meetings eingebunden bin und keine Zeit habe. So habe ich das Konzept von Deep Work für mich entdeckt. Ich habe zu Beginn wöchentlich 2x eine Stunde geblockt und diese Blöcke nach und nach zeitlich und quantitativ ausgeweitet. In jedem dieser einzelnen Zeitblöcke habe ich gefühlt mehr geschafft, als sonst an einem ganzen Tag.

So habe ich mich auf der nächsten Evolutionsstufe sukzessive Schritt für Schritt weiter in Richtung Tages- und Wochenplanung gewagt.

Du siehst also, dass es sinnvoll ist, dich zunächst mit kleinen niedrigschwelligen Aspekten zu befassen und dich dann Schritt für Schritt einzelne Werkzeuge aus dem großen Baukasten zu nehmen. Letztendlich ist dies genau das, was ich im Artikel zur Persönlichkeitsentwicklung geschrieben habe, Stichwort “Gewohnheiten aufbauen”. Starte mit kleinen Schritten außerhalb deiner Komfortzone, feiere Erfolgserlebnisse und mache immer größere Schritte. Irgendwann baust du Momentum auf und es entwickelt sich eine Gewohnheit.

Es gibt noch so viel zu sagen

Du hast gemerkt, dass es nicht die eine perfekte Zeitmanagementmethode gibt. Es gibt noch nicht einmal die eine perfekte Methode für dich. Ich kann dir nur mitgeben, dich mit kleinen Schritten an das Thema heranzuwagen. Bleibe konsequent und probiere diese Werkzeuge ruhig einmal aus. Die hier beschriebenen Tipps helfen dir, dich zu organisieren und deine Aufgaben qualitativ besser durchzuführen. Jeder einzelne dieser Tipps und Methoden wird im weiteren Verlauf noch eine Rolle in diesem Themenbereich bei GrowthVibe spielen. 

Doch damit nicht genug. Selbstverständlich werde ich mit dir auch alles rund um die Organisation im Home-Office besprechen. Darüber hinaus werde ich dir auch einige von mir konzeptionierte Vorlagen und Anleitungen der technischen Hilfsmittel mit an die Hand geben. Und natürlich wird es Beiträge geben, in denen wir gemeinsam die Potentiale deines bisherigen Zeitmanagements erarbeiten.

Doch eines meiner großen Vorhaben ist es, dir eine Möglichkeit zu bieten, mit der du deine ganz individuelle Zeitmanagementmethode anhand deiner persönlichen Präferenzen zusammenstellen kannst. Eine Matrix, mit der du gemäß deiner Persönlichkeit, eine Auflistung der Risiken, Werkzeuge und Potentiale erhältst. Bleib also dabei!

In diesem Sinne: Bleib niemals wie du heute bist!

Wie sind deine Erfahrung mit dem Zeitmanagement? Hat dir etwas gefehlt? Hinterlasse mir gerne einen Kommentar.