Du willst wissen was Selbstmanagement bedeutet? Dann starte hiermit!

Lesedauer 8 Minuten

It is fundamentally the confusion between effectiveness and efficiency that stands between doing the right things and doing things right. There is surely nothing quite so useless as doing with great efficiency what should not be done at all.

Peter Drucker, Managing for Business Effectiveness von 1963

Prolog: Warum wir uns mit Selbstmanagement befassen

Oft wird Selbstmanagement synonym mit dem Begriff des Zeitmanagements verwendet.

“Ich manage mich im Alltag selbst – also betreibe ich Selbstmanagement… Oder nicht?!?”

Wie Peter Drucker 1963 schon festgestellt hat, geht es im Selbstmanagement um viel mehr, als seinen Tag möglichst effizient zu gestalten. Zum Selbstmanagement gehört auch der Schritt rückwärts, um den ganzen Wald zu betrachten, nicht nur den einen Baum. Was bringt es dir die Karriereleiter hochzuklettern, wenn sie an der falschen Mauer steht?

Es geht also darum, zunächst die persönlichen großen Ziele auszumachen und dann den dafür nötigen Aufgaben einen angemessen Zeitrahmen im Kalender einzuräumen, statt mit großem Eifer nicht zielführende Aufgaben abzuarbeiten. Das Zeitmanagement ist demnach ein Aspekt des Selbstmanagements, der erst zum Tragen kommt, wenn die richtige Richtung festgelegt wurde.

In diesem Beitrag möchte ich dir erste Erklärungen ebenso nahe bringen, wie mein eigenes Modell des Selbstmanagements vorstellen. Die einzelnen Bereiche aus diesem Modell werde ich in Folgeartikeln noch näher erläutern. Alle Beiträge dieses Blogs werden sich mit einem dieser Bereiche auseinandersetzen.

Wofür brauche ich Selbstmanagement?

Die Zeitmanagement-Welt früher

Doch starten wir zunächst damit, uns anzuschauen was Selbstmanagement überhaupt ist und wofür es wichtig ist. Die Notwendigkeit des Selbstmanagements können wir ganz gut an dem technischen Fortschritt festmachen. Der Großteil der geschäftlichen schriftlichen Kommunikation wurde vor der Erfindung der E-Mail (1971) noch per Post durchgeführt. Jeder wusste also morgens mit dem Erhalt der Briefe, was an diesem Tag zu erledigen ist. Ein weiterer Vorteil ist, dass für einen Antwort-Brief immer ein paar Tage ins Land ziehen, bis der Empfänger den Brief erhält und antwortet. Hinzu kamen die festen Termine und ab und zu spontane Anrufe oder Besuche. Alle sehr gut planbar. Wenn am Ende alle Briefe und Aufgaben bearbeitet wurden, war es ein guter Tag.

Die Zeitmanagement-Welt heute

Die E-Mail hat diesen Prozess um ein vielfaches beschleunigt. Durch die Digitalisierung haben sich die Kommunikationszyklen verkleinert und jederzeit können neue Aufgaben, Antworten oder wichtige Informationen hereinkommen. Dazu kommen noch Infos, die uns vorgaukeln, absolut wichtig zu sein, wie sämtliche Werbekanäle und allem voran alles was mit Social Media zu tun hat.

Heutzutage scheint es nicht mehr möglich zu sein, an einem Tag alle offenen Aufgaben zu erledigen. Allein das Wissen, dass es technisch möglich wäre, sofort zu antworten, steigert die Erwartungshaltung an uns selbst, dies auch schnellstmöglich zu tun.

Es entstehen zudem höhere Erwartungen an unsere Flexibilität und Reaktionszyklen. Durch die komplexere Zusammenarbeit über mehrere Projektteams und Standorte hinweg, steigt auch der Abstimmungsbedarf an. Und und und . . . Du merkst, es entsteht zwangsweise die Notwendigkeit das eigene Verhalten an diese Anforderungen anzupassen.

Die 4 Generationen des Zeitmanagements

Warum die 4. Generation wichtig ist

Covey betrachtet die dritte Generation als sehr starr und einengend, was sich kontraproduktiv auswirken kann. Wer sich ausschließlich auf die strikt festgelegten Aufgaben konzentriert, der erledigt zwar effizient seine Aufgaben, verliert dadurch jedoch die Möglichkeit für Spontanität. Die dort verwendeten Tools dienen ausschließlich dazu, Krisen und Termindruck zu organisieren. Konnten die geplanten Aufgaben nicht erledigt werden, führt das zu Frust und Überstunden.

In der vierten Generation geht es darum, im zur Verfügung stehenden Zeitfenster diejenigen Aufgaben umzusetzen, welche die größten Resultate bringen. Aufwand und Ergebnis sollen im Gleichgewicht stehen, sodass im Leben noch Freiraum für Beziehungen und spontane Handlungen besteht. Die Disziplin kommt aus dem freien Willen im Inneren heraus. Es gilt, die Aufgaben zu wählen, die ein wirkliches JA in einem selbst hervorrufen und die damit einhergehende Freiheit, Nein zu anderen Dingen zu sagen.

Die 4 Generationen als Evolutionsprozess

Alternativ können die vier Generationen auch als Evolutionsprozess eines einzelnen Menschen betrachtet werden. Die ersten drei Generationen können dem klassischen Zeitmanagement zugeordnet werden, die vierte Generation beschreibt das Selbstmanagement.

Denk bitte einmal zurück, was waren deine erste Schritte in die Welt des Zeitmanagements? Genau, alles offene von der Seele schreiben. Wer kein Zeitmanagement betreibt und von den Aufgaben überrollt wird, schreibt die Aufgaben intuitiv auf. Wer anschließend weiterhin das Gefühl hat, nicht voranzukommen, plant die Aufgaben ein und überlegt sich, was wann zu erledigen ist. Falls sich abzeichnet, dass die zur Verfügung stehende Zeit nicht für alle Aufgaben ausreicht, werden sie priorisiert und einige davon aussortiert.

Trotzdem treten mit der Zeit automatisch Stress und Unzufriedenheit auf. Der vierte Weg beschreibt die Auseinandersetzung mit dem Sinn dahinter und leitet den Ausbruch aus dem bestehenden System ein. Irgendwann kommt der Punkt, an dem man sich selbst fragt, wozu das alles führt, zu welchen Kosten und ob es jemals enden wird.

Das Selbstmanagement-Modell

Genau auf diesen Ausbruch möchte ich dich vorbereiten und dich dabei begleiten. Denn meist ist die erste Reaktion auf Stress und Unzufriedenheit die Kündigung. Doch wenn ich von Beratungshaus A in Beratungshaus B wechsle, ohne meine Arbeitsweise nachhaltig zu ändern, wird sich mittelfristig auch in Beratungshaus B derselbe Zustand einstellen. Ich meine mit Ausbruch also in erster Linie keinen Ausbruch aus dem Unternehmen, sondern einen Ausbruch aus dem Schema “weiter so wie bisher”.

Dafür habe ich das Selbstmanagement-Modell entwickelt, von mir für dich!

Selbstmanagement ist für mich mehr als nur eine Möglichkeit, den Alltag effizient zu gestalten. Es ist eine ganzheitliche Lebensbetrachtung, in der der Beruf nur eine von vielen Facetten darstellt. Ich habe dieses Modell entwickelt, um das Selbstmanagement als lebenslangen Prozesse darzustellen. Viele von euch werden es erkannt haben, ich habe mich hier am Scrum-Modell orientiert.

Durch die Selbstreflexion ermitteln wir ganz individuelle Anforderungen an uns selbst, den sogenannten Product-Backlog. Daraus werden anschließend konkrete Handlungsschritte abgeleitet und im sogenannten Sprint werden die zugehörigen Aufgaben umgesetzt und fortwährend kontrolliert.

Wenn es um eine Veränderung von Gewohnheiten oder Verhaltensweise geht, solltest du dir, ähnlich dem Sprint, 4 Wochen Zeit dafür nehmen. Mit dem Ziel “lebenslanges Lernen” möchte ich darstellen, dass du vielleicht einzelne Verhaltensweisen erfolgreich anpassen kannst, du dich aber ständig hinterfragen und weiterentwickeln wirst. Es wird nicht den Punkt geben, an dem du sagen kannst “so, alles abgehakt – ich bin fertig und lehne mich zurück”.

Die einzelnen Bereiche werde ich nachfolgend kurz umschreiben und ein paar Leitfragen mitgeben. Konkrete Methoden und Handlungsempfehlungen führe ich in den Folgeartikeln weiter aus.

Selbstmanagement: Selbstreflexion

Der Begriff Selbstreflexion ist so etwas wie eine Bestandsaufnahme, eine Betrachtung des gegenwärtigen Zustandes. Hier analysieren und hinterfragen wir das eigene Denken, Handeln und Fühlen. Das machen wir entweder alltäglich im Unterbewusstsein, während und nach bestimmten Situationen oder ganz bewusst zu bestimmten Zeitpunkten, wie klassisch zum Jahreswechsel.

• Wo stehe ich in den mir wichtigen Lebensbereichen?
• Wo möchte ich in den nächsten 1 / 3 / 5 / 10 Jahren erreicht haben?
• Wie geht es mir aktuell?
• Welche Fertigkeiten benötige ich noch, um kommende Aufgaben bewältigen zu können?
• Was möchte ich noch lernen?
• Warum habe ich mich so verhalten?

Selbstmanagement: Lebensziele + Motivation

Unter Lebensziele und Motivation wird alles zusammengefasst, was dich antreibt. Hier gibt es viele verschiedene Ansätze diese herauszufinden – den Big 5 for Live von John Strelecky, dem japanischen Begriff Ikigai, über das Find-your-why von Simon Sinek.

Sie alle eint, dass jeder Mensch auf Grund seiner Interessen und Fähigkeiten für gewisse Aufgaben besser bestimmt ist, als für andere. Darüber hinaus geht es mit dem Begriff der Motivation darum, herauszufinden, was uns motiviert und welcher Mechanismus dahinter steckt.

• Wofür stehe ich morgens auf?
• Womit möchte ich am liebsten meine Zeit verbringen?
• Welche Rollen und Bedürfnisse habe ich?
• Warum fallen mir manche Dinge leicht und machen mir Spaß?
• Wie kann ich diese mit meinem Beruf in Einklang bringen?

Selbstmanagement: Persönlichkeitsentwicklung

Der Begriff der Persönlichkeitsentwicklung ist sehr weit gefasst und kann fast alles beinhalten, worin wir uns entwickeln möchten. Mir geht es im Kontext des Selbstmanagements darum, das eigene Verhalten und die eigenen Denkweisen stetig zu verbessern, auch den eigenen Horizont zu erweitern. Auch Glaubenssätze und Gewohnheiten werden näher betrachtet. Es gibt sicherlich noch viele hilfreiche Dinge da draußen, über die du dir noch keine Gedanken gemacht hast.

• Wo habe ich mich falsch verhalten?
• In welchen Situationen überreagiere ich manchmal?
• Hätte ich Situationen durch andere Verhaltensweisen besser meistern können?
• Welche Denkmuster verhindern oder behindern meinen Fortschritt?
• Womit möchte ich mich tiefer auseinandersetzen?
• Welche Muster möchte ich verstehen lernen?

Selbstmanagement: Produktivität + Zeitmanagement

Dies ist der klassische Bereich des Zeitmanagements. Hier geht es um Methoden, Hilfsmittel und Techniken zur Effizienzsteigerung.

• Wie kann ich meine Aufgaben in den Griff bekommen?
• Welche Methoden passen zu mir?
• Wie nutze ich die technischen Hilfsmittel bestmöglich?
• Wie halte ich die Waage zwischen Effizienz und unnötigem Mikromanagement?

Selbstmanagement: Emotionale Intelligenz

Die emotionale Intelligenz ist ein Sammelbegriff, welcher Fähigkeiten von der Selbstbewusstheit über die Empathie und soziale Kompetenz bis hin zur Kommunikation abdeckt. Es geht darum, die eigene Persönlichkeit und Gefühle realistisch erkennen, einschätzen und verstehen zu können, um sie schließlich auch konstruktiv beeinflussen zu können. Dazu gehört ein Maß an Einfühlungsvermögen, mit welchem die Gefühle und Sichtweisen anderer Menschen wahrgenommen werden können, mit dem Ziel , Verständnis aufzubauen und sich in sie hineinzuversetzen.

Je besser die Person gegenüber sich von dir verstanden fühlt – ganz gleich ob Vorgesetzter, Teammitglied oder Kunde – desto besser können Beziehungen aufgebaut und die anstehenden Aufgaben abgearbeitet werden. Das Ganze wird durch gute Kommunikationsfähigkeiten untermauert und teilweise auch erst ermöglicht, indem sowohl das aktive Zuhören zugeordnet wird, wie auch die Fähigkeit sich klar, verständlich und zielgerichtet ausdrücken zu können.

• Was fühle ich gerade und warum?
• Sind diese Emotionen förderlich oder hinderlich?
• Wie verhalte ich mich bei Konflikten?
• Wie kann ich Menschen für mich gewinnen?
• Warum fällt mir die Arbeit mit manchen Menschen leichter als mit anderen?
• Was kann ich machen, um Beziehung aufrecht zu halten?
• Wie nehme ich Menschen bei anstehenden Aufgaben mit?

Selbstmanagement: Finanzmanagement

Der Bereich Finanzen und Geld ist allgegenwärtig, trotzdem wird selten darüber gesprochen. Hier geht es um einige grundlegende Überlegungen zum Umgang mit Geld. Dabei wird sowohl die Einnahmen- als auch die Ausgabenseite betrachtet.

• Wie regle ich meine Finanzen sinnvoll?
• Wie erhalte ich einen Überblick über meine Ausgaben?
• Warum ist am Ende des Geldes noch so viel Monat übrig?
• Was kann ich tun, wenn ich mehr Gehalt erhalten möchte?
• Wie kann ich auf finanzielle Ziele hinarbeiten?

Selbstmanagement: Gesundheitsmanagement

Der Bereich Gesundheitsmanagement beinhaltet nicht nur, aus gesundheitlichen Krisen wieder herauszukommen, sondern auch, diese in Zukunft zu vermeiden. Unter diesem Bereich fallen Themen wie Stressmanagement, Resilienz, physische und psychische Gesundheit, Ernährung, und auch das sogenannte Biohacking.

• Wie gehe ich mit stressigen Situationen um?
• Was kann ich zur Erholung machen?
• Was kann ich alles machen, um in vollem Besitz meiner Kräfte zu kommen?
• Welche kleinen Tricks kann ich wann anwenden?

Selbstmanagement: Selbstkontrolle

Im Gegensatz zur Selbstreflexion, geht es bei der Selbstkontrolle um die Betrachtung der vergangenen Wochen. Wenn du eine Veränderung umsetzt, dann solltest du diese auch in den ersten Wochen besonders konzentriert beobachten.

• Hat sich der erwünschte Effekt eingestellt?
• Ist mir die Umsetzung leicht gefallen?
• Muss ich etwas verändern, damit es besser zu mir passt?
• Werde ich es in Zukunft beibehalten können oder wollen?

Selbstmanagement: Lebenslanges Lernen

Das lebenslange Lernen ist ein Thema, welches häufig unterschätzt wird. Wir haben zu Beginn gelernt, dass die Digitalisierung uns zwingt, uns stetig an sich verändernde Anforderungen anzupassen. So werden sich auch die Anforderungen an die Arbeitnehmer zunehmend verändern. War vor 20 Jahren noch das Fachwissen der Berater das Alleinstellungsmerkmal, sind es heute das Prozesswissen, analytische Fähigkeiten und die Erfahrung, die eingekauft werden. Denn die Methoden und Tipps findet man heute auch im Internet.

Darüberhinaus ist mittlerweile in den Unternehmen viel Fachexpertise vorhanden, sodass die Erwartungshaltung an die Beratung gestiegen ist. Das lebenslange Lernen ist sozusagen der Antrieb, das große Ziel des Selbstmanagements. Ohne diese Grundhaltung sich selbst stetig verbessern zu wollen, wird es schwer sich im Sinne des Selbstmanagements für die Zukunft aufzustellen.

In diesem Sinne: Bleib niemals wie du heute bist!

Hast du Anmerkungen oder eine andere Sichtweise zu dem Thema? Dann teile sie mir doch gerne über die Kommentare oder einer persönlichen Nachricht mit. Ich freue mich auf den Austausch mit dir.