Erfolgreiche Meetings durch gute Moderation

Lesedauer 14 Minuten

Zusammenkommen ist ein Beginn, Zusammenbleiben ein Fortschritt, Zusammenarbeiten ein Erfolg.

Henry Ford

Prolog: Keine Moderation ist keine Lösung

Zu Beginn meiner Beraterzeit haben sich die von mir einberufenen Meetings immer komisch für mich angefühlt. Entweder wollten die Teilnehmer gar nicht erst in eine Diskussion einsteigen oder sich nicht beteiligen. Wenn mal Diskussionen stattgefunden haben, hat sich der Gesprächsverlauf meist im Kreis gedreht oder der Großteil der Zeit drehte sich um nebensächliche Themen.

Ich war frustriert. Demotiviert. “Meetings sind sowieso schlecht!”

Alles änderte sich, als ich mich mit der Moderation von Meetings beschäftigt habe. Mit der Zeit habe ich ein Gefühl für die kleinen und wichtigen Stellschrauben erlangt. Habe ich früher lediglich eine Überschrift im Termin eingetragen und innerhalb des Meetings fleißig mitdiskutiert, läuft es mittlerweile ganz anders. Ich habe gelernt Ziele festzulegen, die Teilnehmer abzuholen, den roten Faden beizubehalten und Einzelpersonen aktiv mit einzubeziehen und mich selbst zurückzunehmen. Ich stelle daher mittlerweile eher Fragen, als dass ich mitdiskutiere.

Das Ergebnis ist natürlich weitaus besser. Meetings frustrieren mich nicht mehr. Sie laufen effizient und zielführend ab. Gute Moderation ist der Schlüssel zu erfolgreichen Meetings. Wer lernt, Meetings zu moderieren, kann die Kommunikation im Team enorm verbessern und gelangt zu besseren Entscheidungen.

Eine gute Moderation macht Meetings erfolgreich

Der Prolog zeigt also, dass es sich lohnt, sich mit der Moderation vertraut zu machen. Hier erfährst du alles was du dazu wissen musst. Am Anfang erhältst du ein paar allgemeine Informationen über die Moderation und die Tätigkeiten eines Moderators. Anschließend schauen wir, was es bei der Vorbereitung alles zu beachten gilt.

Die Moderation eines Meetings kann in 6 Phasen eingeteilt werden. Dieser Moderationszyklus bildet den Kern des ganzen Themas, weshalb wie ihn einmal durchgehen. Ziel eines Meetings sind häufig eine Problemlösung oder Entscheidungsfindung. Aus diesem Grunde schauen wir uns diese beiden Felder genauer an. Und wo Kommunikation ist, entstehen manchmal auch Konflikte. Da Konflikte manchmal auch positive Dinge auslösen können, befassen wir uns mit dem richtigen Verhalten ebenso, wie mit weiteren Moderationsmethoden und Moderationsfallen.

Was versteckt sich hinter der Moderation von Meetings?

Was bedeutet Moderation?

Moderation unterstützt die Menschen bei ihren Bemühungen, zu einem Thema ein für alle zufriedenstellendes Ergebnis zu erhalten. Es gibt zwar einen gemeinsamen Anlass, selten aber gleiche Interessen, Erwartungen oder Ziele. Ohne eine klare Struktur führen diese verschiedenen Standpunkte meist zu nicht endenden ergebnislosen Meetings.

Die Moderation schafft Ordnung innerhalb einer Diskussion und behält stets das Ziel im Auge. Sie hilft, an verschiedenen Stellen das Durcheinander zu sortieren und Beteiligte miteinander zielfokussiert voranzubringen.

Gute Moderation kann Betroffene zu Beteiligte machen. Sie aktiviert das Know-How der Gruppe, indem sie alle Teilnehmer mit einbezieht.

Was beinhaltet die Rolle des Moderators?

Der Moderator ist idealerweise eine neutrale dritte Person, die keine Partei ergreift oder einen bestimmten Standpunkt vertritt. Denn wer einen Standpunkt vertritt, kann nicht neutral sein. Moderation benötigt eine Frage-Haltung anstatt der Sage-Haltung. Sie versucht zur Einhaltung der Agenda das Maß an Diskussion und Information zu halten, ohne selbst Beiträge zu kommentieren und bewerten.

Durch offene Fragen bezieht ein Moderator Teilnehmer aktiv mit ein und stößt Diskussionen an. Dabei achtet er stets auf die Ausgewogenheit der Redeanteile Einzelner und wendet gezielt Time-Boxing an, um immer wieder zum roten Faden zurückzuführen.

Es ist ebenso Teil der Moderation, die Ziele und Themen des Meetings zu kommunizieren, wie die Zusammenfassung und Gegenüberstellung unterschiedlicher Positionen und Zwischenergebnisse. Erst dadurch können Gemeinsamkeiten herausgefunden und darauf aufbauend ein Konsens gefunden werden.

Die umfassende Vorbereitung einer Moderation

Die Moderation eines Meetings bedarf viel Vorbereitungsarbeit. Schauen wir sie uns einmal aus der inhaltlichen, organisatorischen und methodischen Perspektive an.

Inhaltliche Vorbereitung

Sollte der Moderator auch der Organisator des Meetings sein, hat dieser vorab das Ziel und Thema festzulegen. Dabei ist zu klären, was der Anlass des Termins ist und was erreicht werden soll. Sind bereits Arbeitsergebnisse vorhanden? Gibt es eine Vorgeschichte?

Idealerweise besteht bereits ein Gefühl dafür, welche(r) Teilnehmer was erreichen möchte und was nicht. Ebenso können vorab die verschiedenen Erwartungshaltungen, Einstellungen, Kenntnisstände und Informationsstände eingeholt werden.

Um den zeitlichen Rahmen festzulegen, können der Ablauf und potentielle Diskussionsverläufe vorweggenommen und Interventionen festgelegt werden. Dabei sollten nie mehr als 2 Diskussions-Themen besprochen werden.

Organisatorische Vorbereitung

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sind vom Organisator frühzeitig einige Vorarbeiten zu erledigen. Die Einladung sollte alle relevanten Informationen, wie Dauer, Zeitpunkt, Ort, Thema und Ziele beinhalten. Es ist die Notwendigkeit des Meetings ebenso zu prüfen, wie die der einzelnen Teilnehmer. Wer ist zwingend erforderlich? Sind Teilnehmer optional? Wer muss nur informiert werden?

Falls schon Ergebnisse oder Materialien vorhanden sind, sind diese ebenfalls vorab zu verteilen.

Aus persönlicher Sicht sollte der Moderator selbstverständlich körperlich und geistig fit sein, um voll präsent zu sein. Volle Präsenz bedeutet auch, dass er sich zu 100 % auf das Meeting konzentriert und weder nebenbei Mails liest, mit dem Handy spielt oder chattet.

Methodische Vorbereitung

Der Moderator legt bestenfalls vorab einen Moderationsplan fest, wofür er das Ziel jedes Agendapunktes kennen muss. Damit kann er sich einzelne Hilfsmittel und Methoden überlegen. Dazu gehört es auch, sich geeignete Visualisierungen zu überlegen.

Jeder Agendapunkt sollte eine der 3 Vereinbarungen zum Ziel haben:

• Wie kann das Ziel erreicht werden?
• Welche konkreten Maßnahmen werden getroffen?
• Wer macht was bis wann?

Natürlich ist es die Aufgabe des Moderators, die Spielregeln vorab festzulegen und spätestens zu Beginn des Meetings zu kommunizieren. Die Spielregeln umfassen beispielsweise die maximale Sprechdauer einzelner Beiträge, zuhören und ausreden lassen, Ablenkungen zu vermeiden und Nachfragen bei Unklarheiten zu fördern.

Weitere Tipps zur Durchführung von Meetings kannst du hier finden: Meetings sind toll – bei guter Durchführung

Der Moderationszyklus eines Meetings

Der Moderationszyklus beschreibt die 6 Phasen, die in der Regel innerhalb eines Meetings durchlaufen werden. In allen Phasen ist seitens des Moderators darauf zu achten, dass sich die Gespräche stets innerhalb der Sachebene abspielen. Sobald Teilnehmer über die Beziehungsebene kommunizieren und Emotionen auftreten, kann dies ein Hinweis auf anstehende Konflikte sein. Natürlich nur, wenn dies Emotionen wie Wut oder Ärger sind. Positive Gefühle dürfen zugelassen und sogar gefördert werden.

Der Moderationszyklus bietet sich für Workshops, Projektmeetings und Verbesserungs-Themen an. Die einzelnen Meetingformen kannst du im oben stehenden Beitrag über Meetings nachlesen.

Phase 1: Einstieg

Hier sollte der Fokus des Moderators darauf liegen, die Teilnehmer ankommen zu lassen, ein positives Klima zu schaffen und alle auf die anstehenden Punkte einzustimmen.

Nach der Begrüßung und, falls notwendig, einem kleinen Kennenlern-Spiel oder einer Vorstellungsrunde, kann der Einstieg in die Agenda vollzogen werden. Es sind die Schwerpunkte des Meetings anzusprechen. Was muss heute erreicht werden? Dazu werden die einzelnen Tagespunkte abgestimmt. Zu jedem Punkt werden ein paar Sätze gesagt, worum es sich dreht und was das Ziel dieses Punktes ist.

Der Einstieg ist für die Ergebnisse besonders wichtig. Nur weil Menschen sich an einem Ort versammeln, bilden sie noch längst keine Gruppe. Erst die gemeinsame Zielausrichtung, der Arbeitsauftrag, gemeinsame Normen und Regeln formen daraus eine Gruppe. Der gemeinsame Auftrag und der begleitete Austausch untereinander ermöglichen ein Ergebnis, in welchem das Ergebnis größer als die Einzelleistung ist.

Phase 2: Themen sammeln

In dieser Phase geht es darum, die Grundlage zu legen. Hier werden Standpunkte und wichtige Inhalte ausgetauscht. Das Ziel ist es, alle auf denselben Stand zu bringen und Wichtiges von Unwichtigem zu trennen.

Der Moderator ist an dieser Stelle derjenige, der Fragen stellt und die Teilnehmer animiert tiefer zu graben und weiter zu denken. Er fasst zusammen, fordert alle Teilnehmer zur Gestaltung auf und gibt jedem den Raum seine Gedanken zu teilen.

Phase 3: Thema auswählen

Hier werden Optionen weiter aussortiert oder Schritte priorisiert. Der Moderator hilft der Gruppe mit Auswahlfragen weiter Klarheit zu schaffen.

Welche Punkte sollen nachfolgend weiter besprochen und analysiert werden? Gibt es gute Punkte, die zwar jetzt nicht höchste Priorität für das Tagesziel genießen, in einem anderen Kontext jedoch unbedingt betrachtet werden sollen? Dann ist dies der Zeitpunkt, solche Punkte auf einen Themenspeicher auszulagern und ggf. Folgetermine abzustimmen.

Phase 4: Thema bearbeiten

Nun ist der Zeitpunkte gekommen, an welchem der richtige Weg festgelegt wird. Die Punkte, die es bis hierher geschafft haben, werden für die anstehende Entscheidung tiefer analysiert. In dieser Phase findet der komplette Entscheidungsprozess statt, welchen wir uns später noch einmal genauer ansehen werden.

Der Moderator führt die Gruppe in dieser Phase zur Entscheidung. Optionen abwägen, Vor- und Nachteile besprechen, bewerten und eine Lösung finden.

Phase 5: Maßnahmen planen

Der schwierige Teil ist geschafft. Jetzt können alle nach vorne schauen. Anhand der Lösung können nun die nächsten Schritte zeitlich und inhaltlich konkretisiert werden. Es werden Aufgaben verteilt und festgelegt, wer was bis wann erledigt.

Als Moderator ist an dieser Stelle die Herausforderung, alle Teilnehmer in einer lösungsorientierten, auf die Zukunft ausgerichteten Denkweise zu behalten. Die Entscheidung ist getroffen. Jetzt gilt es, alle auf diesem Weg mitzunehmen.

Phase 6: Abschluss

Der Abschluss wird mit einer Zusammenfassung eingeläutet. Der Moderator führt die Teilnehmer noch einmal durch die einzelnen Phasen und Ergebnisse.

Im Anschluss daran bietet sich eine Feedbackrunde an. Wurden aus der Sicht jeden Teilnehmers die Ziele erreicht und Erwartungen erfüllt? Wie haben die Teilnehmer die Arbeitseffizienz empfunden? sind sie zufrieden mit dem Ergebnis?

Ebenfalls ist es an dieser Stelle sinnvoll, wenn jeder Teilnehmer noch einmal kurz in eigenen Worten wiederholt, was er zu tun hat.

Der Moderator bedankt sich abschließend für die Zusammenarbeit und weist ggf. auf den nächsten Termin hin.

Der Kern von Meetings sind Problemlösungen und Entscheidungen

Der Kern von Meetings sind die Gruppenphasen, durch welche der Moderator die Gruppe führen muss. Zu Beginn geht es darum, eine gute Arbeitsatmosphäre zu schaffen, den Rahmen zu erläutern und Vorwissen abzugleichen. In der Arbeitsphase geht es um die zielgerichtete Arbeit, Berücksichtigung von Redeanteilen und der Formulierung von Maßnahmen. Im Abschluss hat der Moderator die Aufgabe, ein positives Gefühl bei den Teilnehmer hervorzurufen und Klarheit über die Ergebnisse und nächsten Schritte zu schaffen. Hier sollte jeder Teilnehmer noch einmal das Wort bekommen.

Damit du vor allem den Mittelteil besser gestalten kannst, schauen wir uns die Problemlösung und Entscheidungsfindung noch einmal genauer an. Innerhalb dieses Prozesses kann es immer wieder zu Konflikten kommen. Daher befassen wir uns abschließend auch mit diesem Thema.

Problemlösungen sind der Grund von Meetings

Problemlösungen innerhalb einer Gruppe haben den Vorteil, dass viele Perspektiven und differenzierte Analysen Teil des Prozesses sind. Ebendiesen gilt es, ausreichend Gehör und Aufmerksamkeit zu verschaffen.

In der Regel haben derartige Meetings immer einen ähnlichen Ablauf. Zunächst wird der Status Quo beschrieben, bevor anschließend die Suche nach Gründen für dieses Problem in der Vergangenheit gesucht wird. Sobald es allerdings in die Erarbeitung der Lösung geht, ist es Aufgabe des Moderators, die Gruppe auf den Blick nach vorn einzustimmen. Jeder ist Teil der Lösung, das Individuum, die Gruppe und die Organisation.

Der Moderator muss stets darauf achten, die Sache in den Mittelpunkt zu stellen. Dabei helfen Visualisierungen wie die 5W-Methode. Je komplexer das Problem ist, umso wichtiger der Austausch in der Gruppe. Daher sind negative Beeinflussungen und Ausschweifungen auf der Beziehungsebene zu reduzieren. Der Moderator sorgt dafür, die verschiedenen Perspektiven zu einem Gesamtbild zu formen. Er sollte ein Gespür für die Hierarchien, Beziehungen, Verteilung von Informationen und Machteinflüsse entwickeln, um alle Informationen zusammenzutragen und allen zugänglich zu machen.

Häufig sind alle Teilnehmer bestrebt, ein einheitliches Urteil zu erzielen. Manchen reicht es nicht aus, die richtige Antwort zu kennen, sondern auch alle anderen zu überzeugen. Das ist oftmals nicht notwendig, denn Kompromisse und Konsens führen zu durchschnittlichen Lösungen. Akzeptanz ist ausreichend, es bedarf keiner Überzeugung.

Die Moderation von Entscheidungen

Du weißt sicherlich selbst, wie schwer es sein kann eine Entscheidung zu treffen. Innerhalb einer Gruppe gestaltet sich dieser Prozess weitaus schwieriger. Wenn wir von Entscheidungen innerhalb einer Gruppe sprechen, ist es meist ein Prozess und keine simple Wahl zwischen a oder b. Daher rede ich lieber vom Entscheiden als Tätigkeit.

Es ist ein Prozess mit einem Risiko, da er einen offenen Ausgang hat. Und das mögen wir Menschen gar nicht. Wir bearbeiten ein Thema, durchdenken es, wägen ab und kreieren immer neue Handlungssätze. Die Rolle des Moderators ist an dieser Stelle enorm wichtig. Mit Hilfe von guten Fragen, Visualisierungen und Zusammenfassungen kann er für ein gewisses Maß an Klarheit und Struktur sorgen.

Aufgabe des Moderators ist es auch, die Beteiligungsspielräume der Teilnehmer zu klären. Dürfen sie leidenschaftlich diskutieren und ganz neue Lösungen entwickeln? Jeder soll wissen, von wem was an welcher Stelle des Prozesses gefordert ist. Sollen sie nur Infos beisteuern oder aktiv mitentscheiden? Wer trägt die Verantwortlichkeit für die Entscheidung?

Ein gut geführter Entscheidungsprozess gewährleistet nicht die Richtigkeit der Lösung, sichert allerdings das bestmögliche Zustandekommen. Eine gute Moderation berücksichtigt demnach auch, relevante Kriterien und mögliche Einflussfaktoren für eine Entscheidung festzulegen. Der Moderator sollte ein Gespür für den richtigen Zeitpunkt mitbringen, an dem es auf die Zielgerade gehen kann. Er sollte auch Fähigkeit besitzen, den richtigen Wahlmodus auszuwählen.

Weitere Tipps zur Entscheidungsfindung kannst du hier finden: Darum fallen uns Entscheidungen so schwer (Teil 1 + Teil 2)

Der Umgang mit Konflikten

Konflikte können sich lange anbahnen oder spontan auftreten. Deren Entwicklung ist sehr dynamisch und schwer kalkulierbar. Da Störungen immer Vorrang haben, sind Konflikte zu thematisieren und zu klären. Manchmal reicht es aus, um Mäßigung zu bitten. In jedem Fall sollte diese Beobachtung dargestellt und aufgezeigt werden, was das in der Gruppe auslöst.

Richtig genutzt, können Konflikte ein vertiefendes Problembewusstsein schaffen.

Der Moderator muss hier besonderes Einfühlungsvermögen und sprachliche Präzision zeigen, aktiv zuhören und Fingerspitzengefühl beweisen. Die Redezeiten spielen eine besondere Rolle dabei, da sie weiteres Konfliktpotenzial besitzen. Es gilt darauf zu achten, wer wie lange redet, wer zuerst spricht und wer wen wie oft unterbricht.

Ursachen und Anzeichen von Konflikten

Die Ursachen können vielfältig sein. Sie können aus Missverständnissen hervorgehen oder in unterschiedlichen Bedürfnissen und Zielvorstellungen begründet sein. Eine weitere Ursache kann aus scheinbar unlösbaren Aufgaben hervortreten, wegen derer Teilnehmer persönlich frustriert sind.

Selbstverständlich kann auch das Kommunikationsverhalten Einzelner die Ursache von Konflikten sein. Persönliche Angriffe, wie Schuldzuweisungen, oder auch Vielredner können die Stimmung kippen lassen.

Konflikte sind erkennbar, wenn Einzelne mangelndes Engagement zeigen oder sich eine Ungeduld und Heftigkeit im gegenseitigen Austausch zeigt. Ein abwertender Tonfall oder Zweifel am Sinn der Veranstaltung deuten auf unterschwelliges Konfliktpotential hin, wie die vermehrte Verwendung sogenannter Killerphrasen.

Konflikte müssen geklärt werden

Ein einziges Ereignis kann das Fass zum Überlaufen bringen und eskalieren. Dann sind schlagartig Emotionen im Spiel und die Argumentation verlagert sich ins Recht haben, persönliche Schuldzuweisungen und einer Gewinner-Verlierer-Denkweise. Die Sache gerät in den Hintergrund. In einer solchen Situation verhärten sich die Standpunkte, die Differenzen erhalten eine hohe Wichtigkeit und die Wahrheit einzelner Aussagen wird nebensächlich.

Emotionen verursachen eine falsche Wahrnehmung und sollten auf jeden Fall thematisiert werden. Sie zu ignorieren oder abzustreiten hilft keineswegs. Jede Position hat ihren Grund. Daher sollte dafür gesorgt werden, für Verständnis der jeweiligen Seiten zu sorgen.

Moderation von Konflikten

Auch wenn die Mediation ein zu großes Feld für kleine Konflikte in Meetings darstellt, können wir uns dennoch an deren Ablauf orientieren. Die Mediation verfolgt das Ziel einer Wahrnehmungsveränderung der Konfliktparteien, um darauf aufbauend eine Einigung erzielen zu können.

Dafür muss der Moderator zuerst die Rahmenbedingen mit allen Konfliktparteien klären und in die Problem-Analyse eintauchen. Dabei beschreiben die Parteien jeweils das Problem, die Entstehung, Ursachen und eigenen Interessen. Während dieses Teils sprechen die Parteien jeweils nur mit dem Moderator, anstatt direkt mit der anderen Partei – also über Bande.

Die darauffolgende Konfliktanalyse zielt darauf ab, die Bedingungen des Konflikts herauszustellen. Die Anliegen der Parteien und Gründe für die Eskalation werden besprochen. Dabei wird das Ziel verfolgt, Verständnis für die jeweiligen Positionen aufzubauen. Dazu werden die Gründe für das Verhalten transparent und nachvollziehbar dargestellt. Der Moderator wiederholt die Standpunkte in seinen eigenen Worten, um die schärfe aus den Formulierungen zu nehmen und auf die Sachebene zu führen.

Nun sollte ein Perspektivwechsel dazu geführt haben, dass die Parteien den jeweils anderen Standpunkt verstehen. Der Moderator hat nun die Aufgabe, Gemeinsamkeiten aufzuzeigen und diese nach möglichen Lösungsoptionen abzuklopfen.

Diese Annäherung wird so lange fortgeführt, bis eine Einigung für die gemeinsame Lösung festgehalten werden kann.

Diese Moderationsmethoden helfen dir dabei

Wer Moderationsmethoden liest, denkt wahrscheinlich sofort an ausgefeilte Vorgehensweisen und Visualisierungen. Ja genau, diese gibt es auch. Sie können durchaus den Prozess anschaulicher gestalten.

Doch geht es für mich neben diesen Methoden vielmehr um die Präsenz des Moderators innerhalb seiner Rolle während der Moderation eines Meetings. Daher möchte ich unbedingt vorab noch einmal auf bestimmte Fragetechniken und dem aktiven Zuhören eingehen.

Aktives Zuhören

Aktives Zuhören hast du sicherlich schon einmal gehört. Dies ist ein Thema, welches viele zwar kennen, aber längst nicht so gut können wie sie glauben. Aktives Zuhören bedeutet nicht nur zu warten bis der Gesprächspartner eine Redepause macht, um dann mit Ratschlägen und eigenen Erfahrungen loszulegen.

 Aktives Zuhören bedeutet, den Gesprächspartner wirklich verstehen zu wollen. Es geht weit darüber hinaus ohne Unterbrechung zuzuhören und ab und zu “ja”, “aha” und “interessant” zu sagen.

Es ist nicht Teil der Moderation, eigene Ratschläge oder Meinungen mit der Gruppe zu teilen. Der Moderator verfolgt mit Hilfe des aktiven Zuhörens das Ziel, jeden Redebeitrag wirklich verstehen zu wollen.

Mit dem unten stehenden Link kannst du tiefer in das große Feld des aktiven und einfühlenden Zuhörens einsteigen. An dieser Stelle möchte ich nur kurz den Rahmen abstecken. Der Moderator sollte jedem Redner die volle Aufmerksamkeit schenken und Verständnisfragen stellen. Er sollte das ausschließliche Ziel verfolgen, die Beiträge der Teilnehmer intellektuell und emotional verstehen zu wollen.

Dabei hilft es, das Gesagte zu paraphrasieren, also in eigenen Worten zu wiederholen. So kann das Verständnis abgeglichen und ggf. ergänzt werden. Die große Kunst ist es, auch auf Emotionen einzugehen, sofern diese beobachtet werden. Wenn jemanden das Thema und die Diskussion nahe geht, dann darf dies auch angesprochen werden. Das schafft Vertrauen und öffnet Türen.

Weitere Tipps zum aktiven und einfühlsamen Zuhören kannst du hier finden: Reden ist Silber, einfühlendes Zuhören ist Gold!

Fragetechniken

Früher einmal habe ich mich intensiv mit Fragetechniken auseinandergesetzt. Ich habe gedacht, dass ich mit ausgeklügelten Fragen bessere Gespräche führen kann.

Heute möchte ich diesem Thema etwas die Wichtigkeit nehmen. Es ist unglaublich wichtig gute Fragen zu stellen, das möchte ich nicht in Abrede stellen. Doch wer aktiv zuhört und ein ehrliches Interesse am Standpunkt seines Gegenübers hat, wird automatisch gute Fragen stellen. Fragen sind unglaublich wichtig, bestimmte Fragetechniken meiner Meinung nicht.

Wer fragt, führt das Gespräch. Und genau darum geht es bei der Moderation. Der Moderator ist dafür da, alle Gesprächspartner einzubeziehen und das Wissen aller Teilnehmer offenzulegen. Der Moderator kann mit Fragen den Verlauf des Meetings beeinflussen und Inhalte weiter konkretisieren, stets konstruktiv und einfach.

Daher möchte ich nur kurz auf einzelne Arten von Fragen eingehen. Viel wichtiger ist es überhaupt zu fragen. Wer eine Vorstellung vom Verlauf eines Meetings hat, wird automatisch passende Fragen stellen. Diese Fragen sind als Art Werkzeugkasten zu verstehen, die gezielt eingesetzt werden können.

• hypothetische Fragen: Angenommen . . . Was würde das bedeuten?
• konkretisierende Fragen: Was meinen Sie genau?
• geschlossene Fragen: Wollen wir beschließen, dass . . . ?
• analytische Fragen: Woher? Weshalb? Wieso?
• lösungsorientierte Fragen: Wie wollen wir weiter vorgehen?
• Alternativfragen: Ist Vorschlag a oder b besser geeignet?

Ebenso können Fragen an den Moderator von ihm weitergereicht werden. Was meinen die anderen? Sollen wir Ihrer Meinung so fortfahren?

Moderationsmethoden für verschiedene Anlässe

Kommen wir nun zu ein paar konkreten Methoden, mit denen du den Prozess gestalten kannst. Ich zähle sie allerdings nur kurz auf. Kennenlern-Spiele, Themenspeicher, Blitzlicht und Brainstorming gehören ebenfalls dazu, sollten jedoch jedem geläufig sein.

Hypothesen

Der Fallgeber schildert hierbei den anderen ein Problem aus seinem Arbeitsalltag. Der Rest bildet anschließend Hypothesen, diskutiert Einfälle und Gedanken. Der Fallgeber hört dabei ausschließlich zu und darf sich nicht an der Diskussion beteiligen. Anschließend kommt er zu Wort und kann das Gesagte kommentieren und selbst Lösungsschritte aufzeigen.

Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist es, das ungefilterte Hypothesen den Fallgeber herausfordern und an seinem Konstrukt der Wirklichkeit rütteln. Der Moderator muss dabei die Gruppe zunächst vom Lösungsfokus fernhalten, bis genügend Hypothesen aufgestellt wurden. Dafür werden von ihm hartnäckig Fragen zur Problemanalyse gestellt.

Erwartungsabfrage

Die Teilnehmer sollen aufgefordert werden, ihre Vorbehalte, Ängste und Erwartungen mitzuteilen. Hier soll folgendes passieren / nicht passieren . . .

Kartenabfrage

Die Kartenabfrage hat das Ziel, Themen, Fragen, Lösungsansätze oder Ideen zu sammeln. Dabei wird eine Frage gestellt und jeder TN schreibt seine Antworten auf einzelne Karteikarten. Eine klassische Form des Brainstormings.

Mehr-Punkt-Abfrage

Hierbei können Abstimmungen und Entscheidungen herbeigeführt werden. Bestehende Antworten können mit Hilfe von Punkten gewichtet werden. Dabei ist es bei wenigen Antwortmöglichkeiten so, dass jeder TN nur einen Punkt zur Verfügung hat oder bei vielen Antworten mehrere Punkte vergeben darf.

Zwei-Felder-Tafel

Sie dient dazu, Alternativen oder Gegensätze innerhalb einer Gruppe zu bearbeiten. Je Alternative werden sämtliche Gedanken gesammelt und später sortiert und gegenübergestellt.

Maßnahmenplan

Wurden viele Maßnahmen erarbeitet, bietet sich ein Maßnahmenplan an. In diesem werden anhand laufender Nummern zu jeder Maßnahme auch die Fragen “Was? Wozu? Wer? Wann?” beantwortet.

Diese 5 Moderationsfallen lauern bei der Moderation auf dich

Nun möchte ich dich noch auf ein paar Stolpersteine innerhalb des Moderationsprozesses aufmerksam machen.

Strukturfalle

Es kann schwierig werden, eine effektive Diskussion zu führen, wenn es keine klare Struktur gibt. Dazu gehört eine Agenda und die dazugehörigen Ziele. Darüberhinaus kann es Teilnehmern helfen, zu wissen was sie wozu beitragen sollen.

Anwaltsfalle

Wenn der Moderator aus den eigenen Reihen kommt, besteht die Gefahr, dass er sich im Laufe der Diskussion auf eine Seite schlägt. Er wird Fürsprecher einer Seite und bringt sich aktiv mit ein. Sollte dieser Rollenwechsel notwendig sein, muss er dies kommunizieren.

Schweigefalle

Ein Übermaß an Intervention kann die Denkprozesse der Teilnehmer unterbrechen. Auch wenn es wichtig ist, die Diskussion in Gang zu halten, sollten die Teilnehmer genügend Freiraum erhalten, um die eigenen Gedanken zu sortieren. Manchmal reicht es aus, das Schweigen auszuhalten. Manchmal kann die Erweiterung der Frage oder eine Zusammenfassung den notwendigen Impuls setzen. Wer das Schweigen immer nutzt um zum nächsten Punkt zu springen, wird manche Meinungen nicht hören und Teilnehmer abhängen.

Ping-Pong-Falle

Zu einer guten Moderation gehört es, Beiträge zu kommentieren und zusammenzufassen. Doch sollte dies nicht als Zwang bei jedem Beitrag verstanden werden. Fragen können ebenso weitergereicht oder sachlich gespiegelt werden. Sofern die Redebeiträge der Teilnehmer zielorientiert sind, kann eine Diskussion auch mal laufen gelassen werden.

Falle der Überlänge

Dauern Meetings länger als vereinbart, kann das die Aufmerksamkeit enorm verringern. Teilnehmer geraten in Gewissenskonflikte, sofern sie Folgemeetings haben oder werden zunehmend unproduktiv. Eine Überlastung durch zu große Diskussionsblöcke kann ebenfalls dazu beitragen, dass Teilnehmer demotiviert werden.

 

Fazit über die Wichtigkeit der Moderation

Ich hoffe du hast dir jetzt einen Überblick darüber verschaffen können, wie wichtig eine gute Moderation für den Erfolg eines Meetings ist. Darüber hinaus möchte ich zumindest erreichen, dass du nicht, wie ich früher, unvorbereitet und ohne Struktur ein Meeting moderierst.

Eine gute Moderation ist eine Fähigkeit, die viel Erfahrung bedarf. Fang also klein an und nehme nach und nach weitere Dinge in deinen Werkzeugkasten mit auf. Für mich war die Erkenntnis am wichtigsten, dass ich als Moderator nicht an der Diskussion teilnehmen sollte. Allein dadurch habe ich automatisch eine andere Perspektive eingenommen und mich zielorientierter verhalten.

In diesem Sinne: Bleib niemals wie du heute bist!

+ + + + + Achtung + + + + +

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