Meetings sind toll – bei guter Durchführung!

Lesedauer 10 Minuten

Zu viele Besprechungen sind ein deutliches Zeichen für eine schlechte Organisation.

Cyril Northcote Parkinson

Prolog: Warum tun wir uns das an???

Wir alle kennen sie. Kleine und größere extern eingeforderte Zeiteinheiten, die sich in unserem Kalender breit machen.

Auch wenn sie oftmals zum falschen Zeitpunkt stattfinden, so glauben wir, dass sie uns Sicherheit im Arbeitsalltag geben und daher irgendwie notwendig sind.

Dennoch haben wir oftmals das Gefühl, dass sie weder zielführend, noch ansprechend gestaltet werden.

Genau! Wir sprechen heute über Meetings.

Waren sie früher noch häufiger in Präsenz, hat sich der Trend, durch Corona, Home Office und neuen Arbeitsmodellen, zu Online-Meetings weiter durchgesetzt.

Wir schauen uns an, warum wir weder mit, noch ohne Meetings, unseren Arbeitsalltag bestreiten können. Bevor wir zu den Tipps für bessere Meetings kommen, möchte ich noch einmal das Bild schärfen, was überhaupt ein Meeting kennzeichnet und wo die Unterschiede zwischen Präsenz-Meetings und Online-Meetings liegen.

Warum sind Meetings Fluch und Segen zugleich?

Wenn Arbeitnehmer angeben, am Arbeitsplatz effektiver zu sein, als in Meetings und jeweils mehr als 50 % behaupten, dass Meetings langweilig sind und keine klaren Ergebnisse hervorbringen, ist es notwendig einen genauen Blick darauf zu werfen.

Warum sitzen wir in so vielen Meetings, wenn wir doch lieber woanders wären?

Ich möchte Meetings einmal mit dem Kochen des Mittagessens vergleichen. Wir müssen jeden Mittag etwas essen. Um etwas essen zu können, müssen wir es kochen. Gerade weil es so alltäglich ist, geben wir uns weniger Mühe mit der Zubereitung. Wir schneiden das Gemüse nicht ordentlich und kochen keine besonders ausgefeilten Rezepte. Schließlich essen wir, während der Fernseher läuft oder wir weiterarbeiten. Anders sieht es am Wochenende oder zu besonderen Anlässen aus.

Ähnlich ist es mit Meetings. Wir bereiten uns nicht vor, verwenden nicht viel Energie für eine angemessene Planung und fokussieren uns nicht bei der Durchführung. Dann essen wir halt nur Nudeln mit einer fertigen Tomatensauce, anstatt einer tollen Nudelpfanne mit Kräutern.

Meetings sind notwendig, um mit mehreren Personen ein Thema zu bearbeiten oder Meinungen zu diskutieren. Teamarbeit findet meist in Meetings statt.

Gerade diese Häufigkeit von Meetings führt dazu, dass sie immer weniger als Erlebnis gestaltet werden, sondern mehr zum Einheitsbrei verkommen. Langeweile, Zeitverschwendung oder Ergebnislosigkeit sind nur ein paar der Begriffe, die mit Meetings assoziiert werden.

Was kennzeichnet Meetings?

Schauen wir uns zunächst einmal an, was der Grundgedanke von Meetings ist und welche Eigenschaften ein Meeting hat. Denn Meetings sind nicht gleich Meetings. Es gibt nicht nur den Unterschied zwischen Online und Präsenz. Darüber hinaus gibt es verschiedene Arten von Meetings, für die es teilweise unterschiedliche Rollen oder Vorgehensweisen gibt.

Diese Meetingformen solltest du kennen

Die Meetingformen lassen sich am besten anhand der Ziele ableiten. Daher ist es eine Voraussetzung, das Ziel eines Meetings zu klären, bevor der Termin versendet wird. Denn das Ziel entscheidet über den notwendigen Teilnehmerkreis, die Meetingform und Dauer des Meetings.

Bei den ersten fünf Meetingformen sprechen wir von Arbeitsmeetings, welche das Ziel haben Ergebnisse zu produzieren, in Form von Diskussionsergebnissen, Entscheidungen oder zur Weitergabe von Informationen.

Darüber hinaus gibt es die sogenannten Regelmeetings, welche täglich, wöchentlich, monatlich oder noch seltener stattfinden.

Ebenso gibt es die 1:1 Meetings, die den “kurzen” Austausch verfolgen, welche ich hier nicht weiter beschreiben möchte.

Entscheidungs-Meeting

Bei sogenannten Entscheidungs- oder Strategie-Meetings besteht das Ziel darin, anhand vorliegender Informationen eine Entscheidung zu treffen. Diese Meetings sind meist recht kurz gehalten.

In der Regel werden zu Beginn mehrere Alternativen vorgestellt und gegeneinander abgewogen. Am Ende trifft eine Person oder der gesamte Teilnehmerkreis eine Entscheidung. Die Entscheidung kann entweder eine Auswahlmöglichkeit sein, eine Genehmigung einer Vorgehensweise beinhalten oder eine Rangfolge mehrerer Alternativen hervorbringen.

Ideen-Meeting

Zu Beginn von Projekten oder zur Sammlung von Lösungsideen zu einem bestimmten Problem, finden sogenannte Ideen-Meetings statt. Die bekannteste Form ist das Brainstorming.

Ein solches Meeting startet mit der Benennung des Arbeitsauftrages oder der Problemstellung. Anschließend dürfen alle Teilnehmer ungehemmt die eigenen Gedanken und Ideen äußern, ohne dass diese bewertet oder diskutiert werden. Hier kommt es vor allem auf die Quantität an.

Workshop

Workshops dienen der Bearbeitung eines Thema innerhalb eines Teams. Ein Team kann dabei auch aus internen und externen Mitarbeitern bestehen. Workshops können eine Stunde dauern oder sich über mehrere Tage erstrecken.

In Workshops gibt es meistens eine oder mehrere Personen, die einleitend ein Thema vorstellt oder präsentiert. Anschließend geht es darum, die restlichen Teilnehmer abzuholen und gemeinsam im Team das Thema zu bearbeiten. Dabei werden viele Fragen gestellt, Erfahrungen und Kenntnisse ausgetauscht, sowie Lösungen erarbeitet.

Informations-Meeting

Ein Informations-Meeting hat den Zweck, dem Teilnehmerkreis Informationen mitzuteilen. Dabei kann es sich um Neuigkeiten ebenso handeln, wie um Ergebnisse, Wissen oder Schulungsinhalte.

Bei diesen Meetings kommuniziert eine oder mehrere Personen etwas an andere Teilnehmer. Diese Teilnehmer nehmen die Rolle der Zuhörer ein, es sei denn sie stellen Rückfragen zum Gesagten.

Abstimmungs-Meeting

Immer, wenn Teilnehmer sich gegenseitig aufschlauen, sprechen wir von Abstimmungs-Meetings. Hierunter fallen alle Meetings, in denen Meinungen und Standpunkte zu einem Thema eingeholt werden. Ebenso zählen hierzu die klassischen täglichen oder wöchentlichen Status-Meetings, in welchen jeder Teilnehmer den Arbeitsstand kommuniziert.

Tägliche Synchronisation

Diese tägliche Abstimmung, welche meist nicht länger als 15 Minuten dauert, kennen wir als Stand-Up, Daily oder Check-In. Jeder Teilnehmer kommuniziert kurz, was er am Vortag bearbeitet hat, was heute ansteht und welche Hindernisse er sieht.

Wöchentliche operative Meetings

Diese Regelmeetings verfolgen das Ziel, einem Team Informationen und Updates weiterzugeben oder einen Raum für interne operative Klärungspunkte zu geben. Sie dienen der Transparenz hinsichtlich des gemeinsamen Vorgehens.

Monatliche Steuerung

Die monatlichen Steuerungsmeetings adressieren meist einen größeren Teilnehmerkreis, um Verantwortlichkeiten, Rollen und Prozesse zu klären. Sie geben Aufschluss über das Wie.

Strategiemeetings

Zur Klärung strategischer Fragestellungen werden Meetings einberufen, die 1 – 2 Tage dauern können. Sie finden maximal in einem vierteljährigen Rhythmus statt, eher halbjährig.

Hier werden Themen erörtert, die die Entwicklung und Ausrichtung eines Unternehmens(-bereiches) betreffen. Ebenso werden KPI’s bewertet und ggf. Maßnahmen initiiert.

Diese Rollen sollten berücksichtigt werden

In Meetings können verschiedene Rollen notwendig sein. Idealerweise sind die Rollen jedem Teilnehmer spätestens zu Beginn des Meetings bekannt.

Organisator

Der Organisator ist diejenige Person, die sich um alles kümmert, was in der Zeit vor dem Meeting abspielt.

Dazu zählen nicht nur die Erstellung des Termins und Einladung der Teilnehmer. Diese Person sorgt idealerweise dafür, dass die Teilnehmer rechtzeitig alle notwendigen Informationen erhalten, beantwortet Fragen und erarbeitet gemeinsam mit dem Moderator die Agenda des Meetings.

Was genau “notwendige Informationen” sind, erfährst du im letzten Punkt des Beitrages.

Moderator

Der Moderator ist idealerweise eine neutrale dritte Person, die den Teilnehmerkreis durch das Meeting führt. Sie sollte weder Partei ergreifen, noch die Beiträge der Teilnehmer bewerten.

Die Kernaufgabe des Moderators ist es, anhand einer vorab festgelegten Vorgehensweise, das Meeting inhaltlich und methodisch so zu gestalten, dass das Ziel erreicht wird. Der Moderator ist in erster Linie dafür da, Fragen zu stellen und Diskussionen anzustoßen, sowie alle Teilnehmer einzubeziehen und Redeanteile Einzelner ggf. einzugrenzen. Dabei ist auf einen wertschätzenden Umgang aller Teilnehmer zu achten.

Protokollant

Das Schreiben eines Protokolls ist meist eine sehr unbeliebte Tätigkeit und wird oftmals sogar komplett vernachlässigt. Protokolle haben den Sinn, Vereinbarungen, Ergebnisse und Aufgaben eines Meetings festzuhalten.

Ein weiterer Mehrwert eines Protokollanten ist es, nach jedem Agendapunkt oder am Ende des Meetings eine abschließende Zusammenfassung zu geben. So können alle Teilnehmer noch Unklarheiten oder Verständnisprobleme beseitigen.

Vor allem in länger laufenden Projekten ist es unglaublich wichtig, Meetings zu protokollieren. Aus meiner Erfahrung kann ich sagen, dass in jedem Projekt irgendwann ein Punkt kommt, an dem Inhalte aus vergangenen Meetings zu Diskussionen und Konflikten führen. Protokolle sorgen für beidseitige Sicherheit und Verbindlichkeit.

Entscheider

Sofern es sich um ein Entscheidungs-Meeting handelt, sollten auch die notwendigen Entscheider teilnehmen. Es kann schnell zu Frust führen, wenn das Meetingziel nicht erreicht werden kann, weil die Entscheidungskompetenz bei einer Person außerhalb des Teilnehmerkreises liegt. Dann ist ein Folgetermin notwendig, in welchem erneut die Alternativen und Lösungsoption vorgetragen werden müssen.

 

Was ist die Besonderheit bei Online-Meetings?

Online-Meetings werden als stressiger und anstrengender empfunden. Wir schauen uns jetzt einmal näher die Gründe dafür an, indem wir Online- und Präsenz-Meetings vergleichen. Anschließend bekommst du die volle Ladung Meeting-Tipps.

Online vs. Präsenz

Präsenz-Meetings waren immer eine gewisse Hürde, da jeder Teilnehmer den Weg zum Meetingraum antreten musste. Dadurch hatten Meetings einen offizielleren Charakter. Online-Meetings sind schnell erstellt und niemand muss sich bewegen – perfekt, oder?

Ich persönlich bin auf der einen Seite froh, dass es mittlerweile akzeptiert ist, Meetings online durchzuführen. Vor ein paar Jahren war das nur zusätzlich zu den klassischen Präsenz-Zeiten möglich. Auf der anderen Seiten habe ich schleichend immer mehr die Hoheit über meinen Kalender verloren. Jeder Kunde wusste, dass ich sowieso zu Hause bin, also habe ich ja auch immer Zeit für Meetings. 

Dir geht es auch so? Schau doch einmal in meine Artikelserie zum Zeitmanagement. Hier gebe ich dir viele Strategien mit, wie du da wieder raus kommst.

Die Hohe Taktung der Online-Meetings ist der Grund, warum wir den Arbeitsalltag heute als stressiger empfinden. Die Meetings stehen nahtlos nacheinander im Kalender. Der frühere Weg zum nächsten Meetingraum fehlt uns, um kurz durchzuschnaufen. Anstatt ein paar Schritte, benötigen wir nur noch wenige Klicks bis zum nächsten Meeting. Dass wir dazu  häufig von Kunde zu Kunde wechseln, kommt erschwerend hinzu.

Bei Online-Meetings können wir uns meist nur noch auf die Stimme unseres Gegenübers verlassen. Mimik und Gestik sind selbst mit Kamera nur noch bedingt verwertbar. Dadurch müssen wir uns voll auf unsere Ohren konzentrieren, das strengt an.

Bei langen Präsenzmeetings gehörte es zum guten Ton, einen Teil der Zeit für Smalltalk zu verwenden. Auf Grund der hohen Taktung ist das Maß an Sachlichkeit stark angestiegen. Das Thema wird besprochen und weiter geht’s zum nächsten Termin. So fehlt uns der Raum für den Austausch, das Networking und die wertvollen 4-Augen-Gespräche.

Bei Zoom und Teams seht ihr euch ständig selbst. Erwischt ihr euch auch selbst dabei, mehr auf euch selbst zu achten als auf die anderen Teilnehmer? Wir wollen ja schließlich professionell wirken. Das strengt ebenfalls an.

Hinzu kommen die technischen Probleme. Wird der Redefluss durch Netzwerkprobleme, Tonabbrüche oder Verzögerungen gestört, müssen wir uns noch mehr konzentrieren.

Tipps für Online-Meetings

Um diesem Online-Stress entgegen zu wirken, möchte ich dir ein paar Tipps mitgeben, wie Online-Meetings etwas angenehmer gestaltet werden können. Natürlich gelten hierfür ebenso die Tipps aus dem nachfolgenden Teil des Artikels.

Aufmerksamkeit steigern

Dies ist der wohl wichtigste Punkt. Scheinbar haben wir online eine viel geringere Aufmerksamkeitsspanne als bei Präsenz-Meetings. Viele fühlen sich unbeobachtet und trauen sich eher, etwas nebenbei zu machen. Hierzu ist es wichtig, etwas mit der Tonalität der eigenen Stimme zu spielen oder die Monologe abzukürzen und häufige Wechsel der Redner zu provozieren. 

Die folgenden beiden Tipps dienen ebenfalls der Aufmerksamkeit.

Sorge für Action auf dem Bildschirm

Wegen der geringen Aufmerksamkeitsspanne muss auf dem Bildschirm immer etwas passieren. 

Wir alle kennen die Richtlinie, nur wenige Minuten bei einer Folie zu verweilen. Ich stelle die These auf, dass online nur maximal eine Minute je Folie verweilt werden darf. Warum?

Wechselt die Folie, schauen alle Teilnehmer kurz drauf und wenden sich wieder der Nebentätigkeit zu. Am eigenen Arbeitsplatz ist die nächste Seite oder Mail nur 1 Klick entfernt. Denn viele meinen heute noch, dass Multitasking die Effizienz steigert. Auch das habe ich bereits widerlegt, hier entlang.

Je häufiger die Folien wechseln, desto mehr Aufmerksamkeit bekommst du. Glaubst du nicht?

Schau dir bitte einmal das folgende Video an. Im sogenannten Lawrence-Lessig-Stil wird jede Folie maximal 15sec gezeigt.

Wie hoch ist deine Aufmerksamkeit während dieser Präsentation?

Teilnehmer aktivieren

Ich hatte bereits unzählige Meetings, in denen Teilnehmer kein einziges Wort gesagt haben. Ich weiß nicht, ob einige Menschen bewusst versuchen maximal passiv durch das Meeting zu kommen. Auf jeden Fall hat sich gezeigt, dass Teilnehmer, die einmal gesprochen haben, sich aktiver beteiligen.

Hierfür kannst du zu Beginn jeden Teilnehmer nach der Erwartung oder Stimmung befragen. Ebenso ist es nützlich, wenn der Moderator während des Meetings Teilnehmer direkt anspricht und nach deren Meinung fragt. Dabei ist es wichtig, die Teilnehmer mit Namen anzusprechen.

Verbessere deine Technik

Wir haben bereits darüber gesprochen, dass schlechte Technik negative Konsequenzen haben kann. Also nutze dies zu deinem Vorteil.

Mit einem guten Mikrofon, schönen Lichtverhältnissen und einer guten Kamera in die du direkt hineinsiehst, wirkst du sofort präsenter. Indem du einen zweiten Bildschirm verwendest, kannst du Ablenkungen durch irgendwelche (peinlichen) Pop-Ups vermeiden.

Hilfsmittel nutzen

Die Chat-Funktion und Reaktionen kennen wir bereits. Überlege dir doch einmal, wie du sie stärker einbinden kannst. Wenn du beispielsweise ein Stimmungsbild oder eine geschlossene Frage (ja/nein) stellst oder eine Abstimmung vornimmst, musst du nicht jeden Teilnehmer zu Wort bitten.

Selbstverständlich gibt es weitere Tools, wie ein Whiteboard (MURAL) oder Mentimeter, welche du sinnvoll einbinden kannst. Versuche es einmal.

Wie können Meetings effizienter gestaltet werden?

Die folgenden Tipps sind für Online-Meetings ebenso relevant, wie für Präsenz-Meetings. Hier gibt es eine Behauptung, die besagt, dass viele Meetings nur die Bestätigung einer schlechten Organisation sind.

Dem stimme ich teilweise zu. In der Beratung mehrerer Kunden gibt es logischerweise auch häufigen Redebedarf. Dennoch glaube ich, dass Meetings nicht dafür genutzt werden sollten, um Arbeit zu erledigen. Sie dienen der Abstimmung, Verteilung von Informationen, sind gut für Diskussionen oder zur Entscheidungsfindung. Doch häufig werden Informationen geteilt, die auch per Mail hätten verteilt werden können oder wo mehrere Teilnehmer einer Person bei der Arbeit zusehen. Und das wäre tatsächlich ein Zeichen schlechter Organisation.

Notwendigkeit des Meetings

Also gilt es zunächst, die Notwendigkeit des Meetings zu hinterfragen. Heutzutage ist es schon fast ein Reflex, ein Meeting zu erstellen, sobald Informationen einer Person benötigt werden.

Ich kann nur dazu raten, zwingend vorab die Notwendigkeit des Meetings zu prüfen. Ebenso auch, ob deine Teilnahme an einem Meeting relevant ist.

Wenn Informationen verteilt werden sollen, gibt es meist zeitsparendere Wege. Welchen Weg würdest du wählen, wenn es diese Form des Austausches nicht geben würde? Für Informationen reicht häufig eine Mail, ein Anruf oder hast du es schon einmal mit einem kleinen Video versucht?

Wenn du wirklich den direkten Austausch benötigst, weil es ein sensibles Thema ist, Rückfragen zu erwarten sind oder du ebenfalls Informationen benötigst, steht einem Meeting nichts im Wege.

Organisation des Meetings

Für die Vorbereitung bedarf es ebenfalls etwas mehr, als den Termin. Für mehr Effizienz sind ein paar Entscheidungen im Vorfeld notwendig.

1. Welche Teilnehmer sind relevant? Wer sollte was beitragen?
2. Wer muss unbedingt dabei sein? Wer ist Entscheidungsträger oder muss Inhalte vortragen?
3. Welche Teilnehmer müssen lediglich informiert werden und wären mit dem Protokoll zufrieden?
4. Was ist der Sinn / das Ziel des Meetings?
5. Welche Art (Meetingform) bietet sich dafür an?
6. Welche Agendapunkte sollen behandelt werden?
7. Wie viel Zeit beansprucht jeder Punkt?
8. Welches Ergebnis soll je Agendapunkt erzielt werden?
9. Wer übernimmt welche Rollen?
10. Was ist NICHT Bestandteil des Meetings?
11. Können Informationen vorab eingeholt / vorbereitet werden?

Sind diese Fragen geklärt, kann ein Meeting weitaus effizienter ablaufen. Damit geht einher, dass eingeladene Teilnehmer genau diese Punkte nachfragen dürfen. Sofern sie sich selbst nicht als relevant betrachten, sollte eine Absage akzeptabel sein.

Die aus den Fragen generierten Informationen sollten frühzeitig verteilt werden, sodass sich jeder Teilnehmer auf den Termin vorbereiten kann (oder muss). 

Durchführung des Meetings

Wenn das Meeting startet, kann ebenfalls viel passieren, was der Effizienz nicht zuträglich ist. Die vorliegenden Informationen sollten zeitfressende Grundsatzdiskussionen gar nicht erst aufkommen lassen.

Während des Meetings kommt es vor allem auf die Rolle des Moderators an.

Werden die vorbereiteten Agendapunkte strukturiert bearbeitet, die Redezeiten einzelner Teilnehmer begrenzt und zusätzliche Punkte schnell in dem Themenspeicher aufgenommen, sollten zeitliche Überschreitungen vermieden werden können. Das setzt voraus, dass die Teilnehmer pünktlich eintreffen und sich vorbereitet haben.

Für die Durchführung sollten, je nach Meetingform, diverse Hilfsmittel eingesetzt werden.

• Umfragen
• Whiteboard
• Kanban-Board
• Chat
• Quiz
• Stimmungs- / Feedbackabfragen

Je mehr sinnvoll eingesetzte Tools und Vorgehensweisen verwendet werden, umso höher die Aufmerksamkeit und besser die Ergebnisse!

Nachbereitung des Meetings

Wurde das Meeting durchgeführt, die Ergebnisse protokolliert und Aufgaben terminiert, wird das Protokoll im Rahmen der Nachbereitung an alle Teilnehmer und die zu informierenden Personen verteilt.

Unter den Teilnehmern sollte besprochen worden sein, wer für das Nachfassen der Arbeitsergebnisse zuständig ist.

Fazit: Meetings sind nicht der beste Weg

Wir haben uns angesehen, warum Meetings als negative Zeitverschwendung betrachtet werden. So wie sie durchgeführt werden, sind sie es meist auch. Die steigende Häufigkeit von Online-Meetings trägt zusätzlich dazu bei, dass sie Stress und Frust hervorrufen. Es sollte sich herausgestellt haben, dass das Meeting nicht immer die richtige Form der Kommunikation darstellt.

Doch wenn die Vorbereitung gewissenhaft durchgeführt wird, sind auf Grund der Ziele und Ergebnisse spezielle Meetingformen in Betracht zu ziehen. Diese eröffnen wiederum Gestaltungsmöglichkeiten, um die Effizienz und Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu steigern.

Je seltener Meetings stattfinden, umso besser kannst du dich auf ein Meeting vorbereiten. Dies kann den Effekt haben, dass du Meetings nicht wie Nudeln mit Sauce betrachtest, sondern als Mahlzeit, für die es sich lohnt, mehr Mühe bei der Herstellung zu investieren.

In diesem Sinne: Bleib niemals wie du heute bist!