📬 Das E-Mail-Postfach ist kein Archiv!

Ich habe in den letzten Jahren Umfragen, Schulungen und viele Gespräche durchgeführt.
Wie oft ich überfüllte E-Mail-Postfächer betrachten durfte, kann ich gar nicht mehr zählen.

Der Höhepunkt war in der Umfrage für meine Masterarbeit.
Auf die Frage, wie viele Mails sich im Postfach befinden, hat sich ein Teilnehmer in den Kommentaren verewigt.

Er findet es schade, dass ich nur bis maximal 2.000 Mails zur Auswahl bereitgestellt habe. Er war stolz, mittlerweile über 7.000 Mails gesammelt zu haben.

Ich nenne solche Menschen „Mail-Messis“

𝐖𝐚𝐫𝐮𝐦?

Denk einmal an deinen Briefkasten.
Das sind die Dinger, die heutzutage noch häufig von Behörden, Versicherungen oder für Werbezwecke genutzt werden.

❓ Schaust du hier ständig rein?
❓ Unterbrichst du deine Arbeit, wenn ein neuer Brief reinflattert?
❓ Lässt du geöffnete Briefe dort liegen?

Ich hoffe, du hast überall NEIN gesagt.
Ansonsten kontaktiere mich bitte direkt 😉


💡 Dein E-Mail-Postfach sollte genauso genutzt werden.

Das Postfach ist keine To-Do-Liste.
Es ist auch kein Ort für absolut wichtige und dringende Inhalte.
Oder hat die Feuerwehr dir einmal eine Mail geschickt, dass es brennt?


Das E-Mail-Postfach ist ein Eingangskorb, mehr nicht.

𝐔𝐧𝐝 𝐝𝐚𝐧𝐧?

▶️ schau nur wenige Male am Tag hinein
▶️ lösche irrelevante Mails sofort
▶️ Informationen werden gelesen und archiviert
▶️ Aufgaben werden als To-Do übernommen

𝗦𝗼 𝗲𝗶𝗻𝗳𝗮𝗰𝗵? 𝗦𝗼 𝗲𝗶𝗻𝗳𝗮𝗰𝗵!

Wichtig ist, dass Mails nicht im Posteingang liegen bleiben.
Entscheide was zu tun ist und sortiere sie weg.

❓ Wie viele Mails hast du im Posteingang?
❓ Sollten es mehr als 50 sein: Stört es dich?

Hashtag#Selbstmanagement Hashtag#Wachstum Hashtag#Zeitmanagement Hashtag#InboxZero
Hashtag#GrowthVibe

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Der Beitrag 09.11.2023: Mail-Postfach erschien zuerst auf growthvibe.de.

Zu viele Besprechungen sind ein deutliches Zeichen für eine schlechte Organisation.

Cyril Northcote Parkinson

Prolog: Warum tun wir uns das an???

Wir alle kennen sie. Kleine und größere extern eingeforderte Zeiteinheiten, die sich in unserem Kalender breit machen.

Auch wenn sie oftmals zum falschen Zeitpunkt stattfinden, so glauben wir, dass sie uns Sicherheit im Arbeitsalltag geben und daher irgendwie notwendig sind.

Dennoch haben wir oftmals das Gefühl, dass sie weder zielführend, noch ansprechend gestaltet werden.

Genau! Wir sprechen heute über Meetings.

Waren sie früher noch häufiger in Präsenz, hat sich der Trend, durch Corona, Home Office und neuen Arbeitsmodellen, zu Online-Meetings weiter durchgesetzt.

Wir schauen uns an, warum wir weder mit, noch ohne Meetings, unseren Arbeitsalltag bestreiten können. Bevor wir zu den Tipps für bessere Meetings kommen, möchte ich noch einmal das Bild schärfen, was überhaupt ein Meeting kennzeichnet und wo die Unterschiede zwischen Präsenz-Meetings und Online-Meetings liegen.

Warum sind Meetings Fluch und Segen zugleich?

Wenn Arbeitnehmer angeben, am Arbeitsplatz effektiver zu sein, als in Meetings und jeweils mehr als 50 % behaupten, dass Meetings langweilig sind und keine klaren Ergebnisse hervorbringen, ist es notwendig einen genauen Blick darauf zu werfen.

Warum sitzen wir in so vielen Meetings, wenn wir doch lieber woanders wären?

Ich möchte Meetings einmal mit dem Kochen des Mittagessens vergleichen. Wir müssen jeden Mittag etwas essen. Um etwas essen zu können, müssen wir es kochen. Gerade weil es so alltäglich ist, geben wir uns weniger Mühe mit der Zubereitung. Wir schneiden das Gemüse nicht ordentlich und kochen keine besonders ausgefeilten Rezepte. Schließlich essen wir, während der Fernseher läuft oder wir weiterarbeiten. Anders sieht es am Wochenende oder zu besonderen Anlässen aus.

Ähnlich ist es mit Meetings. Wir bereiten uns nicht vor, verwenden nicht viel Energie für eine angemessene Planung und fokussieren uns nicht bei der Durchführung. Dann essen wir halt nur Nudeln mit einer fertigen Tomatensauce, anstatt einer tollen Nudelpfanne mit Kräutern.

Meetings sind notwendig, um mit mehreren Personen ein Thema zu bearbeiten oder Meinungen zu diskutieren. Teamarbeit findet meist in Meetings statt.

Gerade diese Häufigkeit von Meetings führt dazu, dass sie immer weniger als Erlebnis gestaltet werden, sondern mehr zum Einheitsbrei verkommen. Langeweile, Zeitverschwendung oder Ergebnislosigkeit sind nur ein paar der Begriffe, die mit Meetings assoziiert werden.

Was kennzeichnet Meetings?

Schauen wir uns zunächst einmal an, was der Grundgedanke von Meetings ist und welche Eigenschaften ein Meeting hat. Denn Meetings sind nicht gleich Meetings. Es gibt nicht nur den Unterschied zwischen Online und Präsenz. Darüber hinaus gibt es verschiedene Arten von Meetings, für die es teilweise unterschiedliche Rollen oder Vorgehensweisen gibt.

Diese Meetingformen solltest du kennen

Die Meetingformen lassen sich am besten anhand der Ziele ableiten. Daher ist es eine Voraussetzung, das Ziel eines Meetings zu klären, bevor der Termin versendet wird. Denn das Ziel entscheidet über den notwendigen Teilnehmerkreis, die Meetingform und Dauer des Meetings.

Bei den ersten fünf Meetingformen sprechen wir von Arbeitsmeetings, welche das Ziel haben Ergebnisse zu produzieren, in Form von Diskussionsergebnissen, Entscheidungen oder zur Weitergabe von Informationen.

Darüber hinaus gibt es die sogenannten Regelmeetings, welche täglich, wöchentlich, monatlich oder noch seltener stattfinden.

Ebenso gibt es die 1:1 Meetings, die den „kurzen“ Austausch verfolgen, welche ich hier nicht weiter beschreiben möchte.

Entscheidungs-Meeting

Bei sogenannten Entscheidungs- oder Strategie-Meetings besteht das Ziel darin, anhand vorliegender Informationen eine Entscheidung zu treffen. Diese Meetings sind meist recht kurz gehalten.

In der Regel werden zu Beginn mehrere Alternativen vorgestellt und gegeneinander abgewogen. Am Ende trifft eine Person oder der gesamte Teilnehmerkreis eine Entscheidung. Die Entscheidung kann entweder eine Auswahlmöglichkeit sein, eine Genehmigung einer Vorgehensweise beinhalten oder eine Rangfolge mehrerer Alternativen hervorbringen.

Ideen-Meeting

Zu Beginn von Projekten oder zur Sammlung von Lösungsideen zu einem bestimmten Problem, finden sogenannte Ideen-Meetings statt. Die bekannteste Form ist das Brainstorming.

Ein solches Meeting startet mit der Benennung des Arbeitsauftrages oder der Problemstellung. Anschließend dürfen alle Teilnehmer ungehemmt die eigenen Gedanken und Ideen äußern, ohne dass diese bewertet oder diskutiert werden. Hier kommt es vor allem auf die Quantität an.

Workshop

Workshops dienen der Bearbeitung eines Thema innerhalb eines Teams. Ein Team kann dabei auch aus internen und externen Mitarbeitern bestehen. Workshops können eine Stunde dauern oder sich über mehrere Tage erstrecken.

In Workshops gibt es meistens eine oder mehrere Personen, die einleitend ein Thema vorstellt oder präsentiert. Anschließend geht es darum, die restlichen Teilnehmer abzuholen und gemeinsam im Team das Thema zu bearbeiten. Dabei werden viele Fragen gestellt, Erfahrungen und Kenntnisse ausgetauscht, sowie Lösungen erarbeitet.

Informations-Meeting

Ein Informations-Meeting hat den Zweck, dem Teilnehmerkreis Informationen mitzuteilen. Dabei kann es sich um Neuigkeiten ebenso handeln, wie um Ergebnisse, Wissen oder Schulungsinhalte.

Bei diesen Meetings kommuniziert eine oder mehrere Personen etwas an andere Teilnehmer. Diese Teilnehmer nehmen die Rolle der Zuhörer ein, es sei denn sie stellen Rückfragen zum Gesagten.

Abstimmungs-Meeting

Immer, wenn Teilnehmer sich gegenseitig aufschlauen, sprechen wir von Abstimmungs-Meetings. Hierunter fallen alle Meetings, in denen Meinungen und Standpunkte zu einem Thema eingeholt werden. Ebenso zählen hierzu die klassischen täglichen oder wöchentlichen Status-Meetings, in welchen jeder Teilnehmer den Arbeitsstand kommuniziert.

Tägliche Synchronisation

Diese tägliche Abstimmung, welche meist nicht länger als 15 Minuten dauert, kennen wir als Stand-Up, Daily oder Check-In. Jeder Teilnehmer kommuniziert kurz, was er am Vortag bearbeitet hat, was heute ansteht und welche Hindernisse er sieht.

Wöchentliche operative Meetings

Diese Regelmeetings verfolgen das Ziel, einem Team Informationen und Updates weiterzugeben oder einen Raum für interne operative Klärungspunkte zu geben. Sie dienen der Transparenz hinsichtlich des gemeinsamen Vorgehens.

Monatliche Steuerung

Die monatlichen Steuerungsmeetings adressieren meist einen größeren Teilnehmerkreis, um Verantwortlichkeiten, Rollen und Prozesse zu klären. Sie geben Aufschluss über das Wie.

Strategiemeetings

Zur Klärung strategischer Fragestellungen werden Meetings einberufen, die 1 – 2 Tage dauern können. Sie finden maximal in einem vierteljährigen Rhythmus statt, eher halbjährig.

Hier werden Themen erörtert, die die Entwicklung und Ausrichtung eines Unternehmens(-bereiches) betreffen. Ebenso werden KPI’s bewertet und ggf. Maßnahmen initiiert.

Diese Rollen sollten berücksichtigt werden

In Meetings können verschiedene Rollen notwendig sein. Idealerweise sind die Rollen jedem Teilnehmer spätestens zu Beginn des Meetings bekannt.

Organisator

Der Organisator ist diejenige Person, die sich um alles kümmert, was in der Zeit vor dem Meeting abspielt.

Dazu zählen nicht nur die Erstellung des Termins und Einladung der Teilnehmer. Diese Person sorgt idealerweise dafür, dass die Teilnehmer rechtzeitig alle notwendigen Informationen erhalten, beantwortet Fragen und erarbeitet gemeinsam mit dem Moderator die Agenda des Meetings.

Was genau „notwendige Informationen“ sind, erfährst du im letzten Punkt des Beitrages.

Moderator

Der Moderator ist idealerweise eine neutrale dritte Person, die den Teilnehmerkreis durch das Meeting führt. Sie sollte weder Partei ergreifen, noch die Beiträge der Teilnehmer bewerten.

Die Kernaufgabe des Moderators ist es, anhand einer vorab festgelegten Vorgehensweise, das Meeting inhaltlich und methodisch so zu gestalten, dass das Ziel erreicht wird. Der Moderator ist in erster Linie dafür da, Fragen zu stellen und Diskussionen anzustoßen, sowie alle Teilnehmer einzubeziehen und Redeanteile Einzelner ggf. einzugrenzen. Dabei ist auf einen wertschätzenden Umgang aller Teilnehmer zu achten.

Protokollant

Das Schreiben eines Protokolls ist meist eine sehr unbeliebte Tätigkeit und wird oftmals sogar komplett vernachlässigt. Protokolle haben den Sinn, Vereinbarungen, Ergebnisse und Aufgaben eines Meetings festzuhalten.

Ein weiterer Mehrwert eines Protokollanten ist es, nach jedem Agendapunkt oder am Ende des Meetings eine abschließende Zusammenfassung zu geben. So können alle Teilnehmer noch Unklarheiten oder Verständnisprobleme beseitigen.

Vor allem in länger laufenden Projekten ist es unglaublich wichtig, Meetings zu protokollieren. Aus meiner Erfahrung kann ich sagen, dass in jedem Projekt irgendwann ein Punkt kommt, an dem Inhalte aus vergangenen Meetings zu Diskussionen und Konflikten führen. Protokolle sorgen für beidseitige Sicherheit und Verbindlichkeit.

Entscheider

Sofern es sich um ein Entscheidungs-Meeting handelt, sollten auch die notwendigen Entscheider teilnehmen. Es kann schnell zu Frust führen, wenn das Meetingziel nicht erreicht werden kann, weil die Entscheidungskompetenz bei einer Person außerhalb des Teilnehmerkreises liegt. Dann ist ein Folgetermin notwendig, in welchem erneut die Alternativen und Lösungsoption vorgetragen werden müssen.

Was ist die Besonderheit bei Online-Meetings?

Online-Meetings werden als stressiger und anstrengender empfunden. Wir schauen uns jetzt einmal näher die Gründe dafür an, indem wir Online- und Präsenz-Meetings vergleichen. Anschließend bekommst du die volle Ladung Meeting-Tipps.

Online vs. Präsenz

Präsenz-Meetings waren immer eine gewisse Hürde, da jeder Teilnehmer den Weg zum Meetingraum antreten musste. Dadurch hatten Meetings einen offizielleren Charakter. Online-Meetings sind schnell erstellt und niemand muss sich bewegen – perfekt, oder?

Ich persönlich bin auf der einen Seite froh, dass es mittlerweile akzeptiert ist, Meetings online durchzuführen. Vor ein paar Jahren war das nur zusätzlich zu den klassischen Präsenz-Zeiten möglich. Auf der anderen Seiten habe ich schleichend immer mehr die Hoheit über meinen Kalender verloren. Jeder Kunde wusste, dass ich sowieso zu Hause bin, also habe ich ja auch immer Zeit für Meetings. 

Dir geht es auch so? Schau doch einmal in meine Artikelserie zum Zeitmanagement. Hier gebe ich dir viele Strategien mit, wie du da wieder raus kommst.

Die Hohe Taktung der Online-Meetings ist der Grund, warum wir den Arbeitsalltag heute als stressiger empfinden. Die Meetings stehen nahtlos nacheinander im Kalender. Der frühere Weg zum nächsten Meetingraum fehlt uns, um kurz durchzuschnaufen. Anstatt ein paar Schritte, benötigen wir nur noch wenige Klicks bis zum nächsten Meeting. Dass wir dazu  häufig von Kunde zu Kunde wechseln, kommt erschwerend hinzu.

Bei Online-Meetings können wir uns meist nur noch auf die Stimme unseres Gegenübers verlassen. Mimik und Gestik sind selbst mit Kamera nur noch bedingt verwertbar. Dadurch müssen wir uns voll auf unsere Ohren konzentrieren, das strengt an.

Bei langen Präsenzmeetings gehörte es zum guten Ton, einen Teil der Zeit für Smalltalk zu verwenden. Auf Grund der hohen Taktung ist das Maß an Sachlichkeit stark angestiegen. Das Thema wird besprochen und weiter geht’s zum nächsten Termin. So fehlt uns der Raum für den Austausch, das Networking und die wertvollen 4-Augen-Gespräche.

Bei Zoom und Teams seht ihr euch ständig selbst. Erwischt ihr euch auch selbst dabei, mehr auf euch selbst zu achten als auf die anderen Teilnehmer? Wir wollen ja schließlich professionell wirken. Das strengt ebenfalls an.

Hinzu kommen die technischen Probleme. Wird der Redefluss durch Netzwerkprobleme, Tonabbrüche oder Verzögerungen gestört, müssen wir uns noch mehr konzentrieren.

Tipps für Online-Meetings

Um diesem Online-Stress entgegen zu wirken, möchte ich dir ein paar Tipps mitgeben, wie Online-Meetings etwas angenehmer gestaltet werden können. Natürlich gelten hierfür ebenso die Tipps aus dem nachfolgenden Teil des Artikels.

Aufmerksamkeit steigern

Dies ist der wohl wichtigste Punkt. Scheinbar haben wir online eine viel geringere Aufmerksamkeitsspanne als bei Präsenz-Meetings. Viele fühlen sich unbeobachtet und trauen sich eher, etwas nebenbei zu machen. Hierzu ist es wichtig, etwas mit der Tonalität der eigenen Stimme zu spielen oder die Monologe abzukürzen und häufige Wechsel der Redner zu provozieren. 

Die folgenden beiden Tipps dienen ebenfalls der Aufmerksamkeit.

Sorge für Action auf dem Bildschirm

Wegen der geringen Aufmerksamkeitsspanne muss auf dem Bildschirm immer etwas passieren. 

Wir alle kennen die Richtlinie, nur wenige Minuten bei einer Folie zu verweilen. Ich stelle die These auf, dass online nur maximal eine Minute je Folie verweilt werden darf. Warum?

Wechselt die Folie, schauen alle Teilnehmer kurz drauf und wenden sich wieder der Nebentätigkeit zu. Am eigenen Arbeitsplatz ist die nächste Seite oder Mail nur 1 Klick entfernt. Denn viele meinen heute noch, dass Multitasking die Effizienz steigert. Auch das habe ich bereits widerlegt, hier entlang.

Je häufiger die Folien wechseln, desto mehr Aufmerksamkeit bekommst du. Glaubst du nicht?

Schau dir bitte einmal das folgende Video an. Im sogenannten Lawrence-Lessig-Stil wird jede Folie maximal 15sec gezeigt.

Wie hoch ist deine Aufmerksamkeit während dieser Präsentation?

Teilnehmer aktivieren

Ich hatte bereits unzählige Meetings, in denen Teilnehmer kein einziges Wort gesagt haben. Ich weiß nicht, ob einige Menschen bewusst versuchen maximal passiv durch das Meeting zu kommen. Auf jeden Fall hat sich gezeigt, dass Teilnehmer, die einmal gesprochen haben, sich aktiver beteiligen.

Hierfür kannst du zu Beginn jeden Teilnehmer nach der Erwartung oder Stimmung befragen. Ebenso ist es nützlich, wenn der Moderator während des Meetings Teilnehmer direkt anspricht und nach deren Meinung fragt. Dabei ist es wichtig, die Teilnehmer mit Namen anzusprechen.

Verbessere deine Technik

Wir haben bereits darüber gesprochen, dass schlechte Technik negative Konsequenzen haben kann. Also nutze dies zu deinem Vorteil.

Mit einem guten Mikrofon, schönen Lichtverhältnissen und einer guten Kamera in die du direkt hineinsiehst, wirkst du sofort präsenter. Indem du einen zweiten Bildschirm verwendest, kannst du Ablenkungen durch irgendwelche (peinlichen) Pop-Ups vermeiden.

Hilfsmittel nutzen

Die Chat-Funktion und Reaktionen kennen wir bereits. Überlege dir doch einmal, wie du sie stärker einbinden kannst. Wenn du beispielsweise ein Stimmungsbild oder eine geschlossene Frage (ja/nein) stellst oder eine Abstimmung vornimmst, musst du nicht jeden Teilnehmer zu Wort bitten.

Selbstverständlich gibt es weitere Tools, wie ein Whiteboard (MURAL) oder Mentimeter, welche du sinnvoll einbinden kannst. Versuche es einmal.

Wie können Meetings effizienter gestaltet werden?

Die folgenden Tipps sind für Online-Meetings ebenso relevant, wie für Präsenz-Meetings. Hier gibt es eine Behauptung, die besagt, dass viele Meetings nur die Bestätigung einer schlechten Organisation sind.

Dem stimme ich teilweise zu. In der Beratung mehrerer Kunden gibt es logischerweise auch häufigen Redebedarf. Dennoch glaube ich, dass Meetings nicht dafür genutzt werden sollten, um Arbeit zu erledigen. Sie dienen der Abstimmung, Verteilung von Informationen, sind gut für Diskussionen oder zur Entscheidungsfindung. Doch häufig werden Informationen geteilt, die auch per Mail hätten verteilt werden können oder wo mehrere Teilnehmer einer Person bei der Arbeit zusehen. Und das wäre tatsächlich ein Zeichen schlechter Organisation.

Notwendigkeit des Meetings

Also gilt es zunächst, die Notwendigkeit des Meetings zu hinterfragen. Heutzutage ist es schon fast ein Reflex, ein Meeting zu erstellen, sobald Informationen einer Person benötigt werden.

Ich kann nur dazu raten, zwingend vorab die Notwendigkeit des Meetings zu prüfen. Ebenso auch, ob deine Teilnahme an einem Meeting relevant ist.

Wenn Informationen verteilt werden sollen, gibt es meist zeitsparendere Wege. Welchen Weg würdest du wählen, wenn es diese Form des Austausches nicht geben würde? Für Informationen reicht häufig eine Mail, ein Anruf oder hast du es schon einmal mit einem kleinen Video versucht?

Wenn du wirklich den direkten Austausch benötigst, weil es ein sensibles Thema ist, Rückfragen zu erwarten sind oder du ebenfalls Informationen benötigst, steht einem Meeting nichts im Wege.

Organisation des Meetings

Für die Vorbereitung bedarf es ebenfalls etwas mehr, als den Termin. Für mehr Effizienz sind ein paar Entscheidungen im Vorfeld notwendig.

1. Welche Teilnehmer sind relevant? Wer sollte was beitragen?
2. Wer muss unbedingt dabei sein? Wer ist Entscheidungsträger oder muss Inhalte vortragen?
3. Welche Teilnehmer müssen lediglich informiert werden und wären mit dem Protokoll zufrieden?
4. Was ist der Sinn / das Ziel des Meetings?
5. Welche Art (Meetingform) bietet sich dafür an?
6. Welche Agendapunkte sollen behandelt werden?
7. Wie viel Zeit beansprucht jeder Punkt?
8. Welches Ergebnis soll je Agendapunkt erzielt werden?
9. Wer übernimmt welche Rollen?
10. Was ist NICHT Bestandteil des Meetings?
11. Können Informationen vorab eingeholt / vorbereitet werden?

Sind diese Fragen geklärt, kann ein Meeting weitaus effizienter ablaufen. Damit geht einher, dass eingeladene Teilnehmer genau diese Punkte nachfragen dürfen. Sofern sie sich selbst nicht als relevant betrachten, sollte eine Absage akzeptabel sein.

Die aus den Fragen generierten Informationen sollten frühzeitig verteilt werden, sodass sich jeder Teilnehmer auf den Termin vorbereiten kann (oder muss). 

Durchführung des Meetings

Wenn das Meeting startet, kann ebenfalls viel passieren, was der Effizienz nicht zuträglich ist. Die vorliegenden Informationen sollten zeitfressende Grundsatzdiskussionen gar nicht erst aufkommen lassen.

Während des Meetings kommt es vor allem auf die Rolle des Moderators an.

Werden die vorbereiteten Agendapunkte strukturiert bearbeitet, die Redezeiten einzelner Teilnehmer begrenzt und zusätzliche Punkte schnell in dem Themenspeicher aufgenommen, sollten zeitliche Überschreitungen vermieden werden können. Das setzt voraus, dass die Teilnehmer pünktlich eintreffen und sich vorbereitet haben.

Für die Durchführung sollten, je nach Meetingform, diverse Hilfsmittel eingesetzt werden.

• Umfragen
• Whiteboard
• Kanban-Board
• Chat
• Quiz
• Stimmungs- / Feedbackabfragen

Je mehr sinnvoll eingesetzte Tools und Vorgehensweisen verwendet werden, umso höher die Aufmerksamkeit und besser die Ergebnisse!

Nachbereitung des Meetings

Wurde das Meeting durchgeführt, die Ergebnisse protokolliert und Aufgaben terminiert, wird das Protokoll im Rahmen der Nachbereitung an alle Teilnehmer und die zu informierenden Personen verteilt.

Unter den Teilnehmern sollte besprochen worden sein, wer für das Nachfassen der Arbeitsergebnisse zuständig ist.

Fazit: Meetings sind nicht der beste Weg

Wir haben uns angesehen, warum Meetings als negative Zeitverschwendung betrachtet werden. So wie sie durchgeführt werden, sind sie es meist auch. Die steigende Häufigkeit von Online-Meetings trägt zusätzlich dazu bei, dass sie Stress und Frust hervorrufen. Es sollte sich herausgestellt haben, dass das Meeting nicht immer die richtige Form der Kommunikation darstellt.

Doch wenn die Vorbereitung gewissenhaft durchgeführt wird, sind auf Grund der Ziele und Ergebnisse spezielle Meetingformen in Betracht zu ziehen. Diese eröffnen wiederum Gestaltungsmöglichkeiten, um die Effizienz und Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu steigern.

Je seltener Meetings stattfinden, umso besser kannst du dich auf ein Meeting vorbereiten. Dies kann den Effekt haben, dass du Meetings nicht wie Nudeln mit Sauce betrachtest, sondern als Mahlzeit, für die es sich lohnt, mehr Mühe bei der Herstellung zu investieren.

In diesem Sinne: Bleib niemals wie du heute bist!

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Eine positive Einstellung zu lösbaren Problemen ist bereits der halbe Erfolg.

Ernst Ferstl

Prolog: Nichts ist so praktisch wie eine gute Theorie, oder?

Im Laufe meines Berufslebens habe ich viele verschiedene Charaktere kennengelernt. Die einen benötigen zunächst eine Fülle an Informationen und müssen den Sachverhalt erst verstehen, bevor sie den ersten Schritt machen. Zu denen gehöre ich übrigens auch. Auf der anderen Seite des Spektrums gibt es Menschen, die müssen Dinge zuerst selbst ausprobieren, um dann gezielt die theoretischen Grundlagen erfragen zu können. 

Jetzt gab es in den vorangegangenen Artikeln viel theoretischen Input mit einzelnen Praxisbeispielen. Um nun auch diejenigen unter euch abzuholen, die größeren Wert auf den Praxisbezug legen, werde ich in diesem Artikel darstellen, wie ich mein Zeitmanagement aufgesetzt habe.

Habe ich mich bisher eher neutral gehalten, beschreibe ich dir nun meine grundlegende Philosophie, wie ich mich selbst organisiere und mein Zeitmanagement mit den entsprechenden Tools umsetze. Natürlich gibt es einen tieferen Einblick in meine Wochenplanung und welche anderen Methoden ich wann einsetze. Dabei werde ich dir jeweils erklären, warum ich was wie mache. Zusätzlich werde ich dir einzelne Bereiche meiner Organisationsstruktur mit Hilfe von Screenshots verdeutlichen.

Damit du dir das Zeitmanagement ähnlich aufbauen kannst, bekommst du auch noch eine Anleitung mitgeliefert – Modelling of Excellence heißt das Zauberwort!

Die theoretischen Grundlagen kannst du dir bei den unten verlinkten Artikeln noch einmal ansehen!

Zeitmanagement-Praxis: Die grundlegende Philosophie

Von meinem Jobprofil und meinen charakterlichen Eigenschaften her habe ich ein großes Problem damit, mich an Pläne zu halten. Aus diesem Grunde habe ich damals sehr schnell feststellen müssen, dass mich ALPEN zu sehr in eine Struktur zwängt, die ich nicht einhalten kann und will.

Ich unterschätze die notwendige Zeit für einzelne Aufgaben, überschätze die Summe der Aufgaben, die ich an einem Tag erledigen kann und möchte vor allem auf Mails oder andere Themen reagieren können. Dazu fällt es mir teilweise schwer bei einer Sache zu bleiben. Es gibt Tage, da wechsle ich gerne zwischen einzelnen Aufgaben hin und her. Das war mit ALPEN schwer vereinbar und hat mich frustriert, an jedem Ende des Tages mehr nicht geschafft zu haben, als ich abhaken konnte.

Getting Things Done hat mir da schon eher zugesagt. Zugegeben habe ich mich anfangs etwas schwer getan. Nicht nur, dass das zugehörige Buch viele Seiten hat, die durchgearbeitet werden wollten, sondern auch die Umsetzung der Methode war mit einigem organisatorischen Aufwand verbunden. Dennoch fand ich den Ansatz irgendwie spannend und wollte es testen.

Dazu habe ich die nachfolgenden Schritte umgesetzt. Für die initiale Einrichtung kannst du locker einen ganzen Tag einplanen.

Tools festlegen (Mailprogramm, ToDo-Liste, Notizen)

Ich war schon immer ein Microsoft-Kind. Da wir auch im Unternehmen Microsoft Office verwenden, stand für mich fest, dass mein Zeitmanagement mit den Office-Produkten umgesetzt wird.

Also fiel die Wahl sehr schnell auf Outlook, OneNote und Microsoft ToDo. Nicht nur, weil ich die Produkte bereits kannte, sondern auch weil ich von der Integration profitieren wollte. Dazu später mehr.

initiale Einrichtung der Tools gemäß GTD

Im beruflichen Kontext habe ich natürlich höhere Anforderungen an die einzelnen Tools, als es im Privaten der Fall ist. Dennoch versuche ich dir beide Seiten darzustellen.

Mailprogramm: Outlook

Einzelne Einstellungen habe ich bereits näher erklärt (klick). Schauen wir uns also meine Listen genauer an. 

Mailprogramm: Verteilregeln

Hier noch ein paar Anwendungsfälle für Verteilregeln:

• stehe ich in CC: Ordner „Lesen“
• automatisch generierte Mails (Spam-Filter, Sharepoint, Yammer): Ordner „Lesen“
• Terminbestätigung: Ordner „Lesen“
• Newsletter: Ordner „Lesen“
• Erfolgsmails aus Vertrieb: Ordner „Lesen“
• Infomails vom Marketing: Ordner „Lesen“
• Abwesenheitsnotiz: Ordner „Warten auf“
• delegierte Mails (ich trage mich in BCC ein): Ordner „Warten auf“

Hier wirst du in den ersten Wochen feststellen, dass es ähnliche Typen von Mails gibt, die du immer wegsortierst, weil sich hier nie Aufgaben für dich verbergen. Das ist ein Hinweis, diese mit Hilfe einer Verteilregel bereits an einen Ordner weiterzuleiten, damit du dies nicht jedes Mal im Rahmen der Eingangsverarbeiten manuell machen musst.

ToDo-Liste: Microsoft ToDo

Wie du im Screenshot sehen kannst, sind meine ToDo-Listen ähnlich aufgebaut, wie die Ordner in Outlook. Nur dass ich hier auf die Ordner Lesen und Veranstaltung/Reisen verzichte. Hierfür lohnt es sich nicht, mit Aufgaben zu arbeiten.

* Ich habe im Screenshot, zwecks Datenschutz, meine Projektordner entfernt. Gerade hier nutze ich diese natürlich ebenfalls.

Aufgaben erstelle ich während ich am Laptop sitze entweder per Software oder, sollte ich den Laptop nicht griffbereit haben, per Smartphone.

Wenn der nächste Schritt und der Kontext bereits klar sind, lege ich die Aufgabe direkt im entsprechenden Ordner an. Falls ich mir fix mal etwas als Reminder anlege, verwende ich den Ordner „Eingang“.

Hinsichtlich meiner Mails habe ich mich zunächst ausschließlich mit dem Mail-Posteingang strukturiert. Das hat allerdings dazu geführt, dass ich meine ToDo’s aus dem Blickfeld verloren habe und mir zu den Mails schwer konkrete Aufgaben notieren konnte. Also habe ich mich entschieden, für alles ToDo zu nutzen. Die manuelle Anlage für jede Mail war mir allerdings zu zeitaufwendig…

Damit ich also alles in meiner ToDo-App beisammen haben kann, musste ich etwas tricksen. Ich nutze hierfür die Funktion „QuickSteps“ in Outlook. So habe ich für jeden meiner Ordner einen QuickStep angelegt, welcher die Mail als gelesen markiert, eine Aufgabe anlegt und die Mail in den jeweiligen Ordner verschiebt. 

Ich muss also lediglich eine Mail markieren und auf den entsprechenden QuickStep klicken. Die Outlook-Aufgaben sind anschließend in der ToDo-App ersichtlich, sodass ich sie dort nur noch richtig einsortieren muss.

Notiz-App: OneNote

Im beruflichen Kontext habe ich die Struktur der Abschnitte nicht weiter verändert. Hier habe ich für jedes Projekt einen Abschnitt, einen für lose Notizen und einen für alle sonstigen Infos.

Privat habe ich allerdings etwas mehr Struktur reingebracht. 

Die große initiale Eingangsverarbeitung

Jetzt geht’s los. Dies ist der spannende Zeitpunkt an welchem du deine zuvor aufgebauten Strukturen mit Leben füllst.

David Allen legt sehr viel wert darauf, intensiv nach offenen Dingen zu suchen. Alles was unerledigt ist oder irgendwann die Aufmerksamkeit beansprucht, was beruflich und privat zu erledigen oder zu entscheiden ist, wird zu 100 % ohne Vorsortierung im Eingangskorb gesammelt.

Dazu zählen alle Notizen, Sprachnachrichten, Newsletter, Zeitschriften, Werbematerialien oder erhaltene Rechnungen und alles, was nicht an der richtigen Stelle oder so ist, wie es sein sollte. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass allem die angemessene Aufmerksamkeit für die Verarbeitung zu teil werden kann. Sobald etwas mit den Modalverben muss, kann oder soll in Verbindung gebracht wird, ist dies ein Signal für die Aufnahme im Eingangskorb.

Das große Sammeln

Hier kannst du wieder mehrere Schritte nacheinander abarbeiten. Es ist eine Art Streifzug. Der Vorgang ist nicht zum Aufräumen gedacht, sondern dient lediglich der Sammlung von Aufgaben. Es wird ausschließlich gesammelt!

1. Räume dein Mailprogramm auf. Wie du hier vorgehst, habe ich dir bereits beschrieben (hier entlang).
2. Mache Brainstorming was du beruflich oder privat noch zu erledigen hast. Schreibe alles auf eine große Liste oder nutze jeweils einzelne Notizzettel und lege sie in den Eingangskorb. 
3. Wenn dir nichts mehr einfällt, gehst du durch die Wohnung / das Haus. Was muss aufgeräumt, nachbestellt, repariert oder erledigt werden? Liste alles auf. 
4. Was muss digital aufgeräumt werden? Schau durch den Kalender, WhatsApp, Downloads, deine Fotos – verbergen sich hier noch Aufgaben? Wolltest du die Fotos und Downloads schon längst mal sortiert haben? Dann schreibe es auf deine Liste.

Die Eingangsverarbeitung

Anschließend findet die Eingangsverarbeitung statt, welche du hier noch einmal nachlesen kannst. 

Für jede Mail im Posteingang, jeden Gegenstand, Notizzettel oder Punkt auf deiner Liste durchläufst du einzeln die Eingangsverarbeitung.

1. Musst du etwas tun?
2. Sind es mehrere Aufgaben?
3. Kann ich es innerhalb von 2 Minuten erledigen?
4. Kann ich es delegieren?
5. Ist es ein Termin oder eine Aufgabe?

Hier weiche ich persönlich etwas von der Theorie ab.

Da ich es sehr zu schätzen gelernt habe, Mails sofort zu beantworten, sehe ich diese 2-Minuten-Grenze nicht so eng. Je nachdem wie viele Mails ich während meiner täglichen Eingangsverarbeitung habe, beantworte ich auch Mails sofort, für die ich 5 Minuten benötige.

Der andere Punkt ist der Bereich der Projekte. Laut David Allen ist alles ein Projekt, was mehrere Handlungsschritte hat. Das war mir etwas zu starr. Da Microsoft ToDo die Möglichkeit bietet, je Aufgabe mehrere Handlungsschritte zu hinterlegen, nutze ich diese Funktion immer, wenn es innerhalb eines Aufgabenbereichs kurze logisch aufeinanderfolgende Handlungsschritte gibt. Ich lege dafür also ein ToDo mit mehreren Schritten an.

Integration im Alltag sicherstellen

Zeitmanagement sollte keine einmalige Sache sein. Je stärker du die Vorgänge in deinen Alltag integrieren kannst und Routinen aufbaust, umso größer die Erfolgschancen.

Auch hierfür habe ich mir einige Tricks ausgedacht, denn Routinen fallen mir besonders schwer.

Checkliste erstellen

Da der GTD-Prozess mit allem Drumherum recht komplex ist, habe ich mir ein paar kleine Checklisten erstellt, die ich mir auf die Vorder- und Rückseite einer DIN A5-Pappe geklebt habe. Das hat mir zu Beginn etwas mehr Struktur gegeben.

Auf der einen Seite habe ich mir für die Vorgänge Eingang / Verarbeiten / Delegieren / Erledigen ein paar Stichpunkte aufgeschrieben, was ich darunter verstehe.

Die andere Seite beinhaltet sowohl den kompletten Workflow als Bild, als auch Stichpunkte, was ich bei der täglichen und wöchentlichen Review jeweils zu erledigen habe.

Tägliche Review: z.B. Eingangsverarbeitung, Termine der nächsten 3 Tage durchsehen, komplette (!) Liste der nächsten Schritte durchsehen

Wöchentliche Review: z.B. intensive Eingangsverarbeitung, Wochen-Rückschau, alle Listen aktualisieren, Feinplanung nächste 2 Wochen + ggf. vorbereiten, Order „Lesen“ bearbeiten, „Warten auf“ durchsehen und ggf. nachfassen 

Du hast Interesse an dieser Vorlage? Dann schreibe mich gerne an: kevinbruns@growthvibe.de 

Feste Zeitblöcke für die Review erstellen

Ich habe mit der Zeit gelernt, dass ich umso freier arbeiten kann, je mehr ich meine Woche und den Tag strukturiert habe.

Daher habe ich mir für die tägliche Durchsicht die ersten 30 Minuten meines Arbeitstages geblockt. Für die wöchentliche Durchsicht nehme ich mir jeden Freitag von 14 – 16 Uhr Zeit.

Diese Zeitblöcke sind heilig und werden eventuell mal verschoben, aber nur in Ausnahmefällen abgesagt.

Disziplin bei der Etablierung deiner Zeitmanagement-Praxis

Zu Beginn fühlt sich alles noch neu an und die Methode muss sich erst einmal setzen.

Gib dir bitte 4 Wochen Zeit und setze die Methode stur durch. Es ist normal, dass am Anfang alles noch etwas schleppend vorangeht. Du wirst merken, dass es täglich besser wird und dein Vertrauen wächst.

Nach den 4 Wochen kannst du eine Review machen und dir überlegen, was für dich gut oder schlecht funktioniert hat. Jetzt ist der Zeitpunkt, an dem du Veränderungen vornehmen kannst, welche du wieder 2-4 Wochen lang testest. Hier greift der klassische KVP-Prozess (plan, do, check, act). Das Ziel ist ja, deine eigene Methode zu entwickeln.

Zeitmanagement-Praxis: Wochenplanung

Das Herzstück meines Zeitmanagements ist die Wochenplanung. Zu Beginn habe ich diese noch nicht  gemacht, sondern bin eher ungeplant in den Tag gestartet. Das führte weiterhin zu Frust, da mein Kalender ständig so überfüllt war, dass ich gar keine Zeit für meine Aufgaben hatte. Also hatte ich die Wahl, entweder mit Überstunden den Berg abarbeiten oder zusehen wie der Berg immer größer wird. Also habe ich Überstunden gemacht, bis ich auf das Time Blocking gestoßen bin. 

Vorplanung 

Zur Mitte des Monats plane ich immer den Folgemonat. Hierzu blende ich mir meine perfekte Woche ein und übertrage die Blocker in meinen beruflichen Kalender. Dabei wende ich folgende Kriterien an:

• Zeit für tägliche und wöchentliche Review blocken
• private Termine in Zeitplanung berücksichtigen
• alle relevanten Projekte erhalten ausreichend Zeit
• ausgewogenes Verhältnis zwischen Meetings + Aufgaben-Phasen
• ausreichend Zeit für Pausen

Ich benötige für diesen Prozess ca. 30 Minuten. Diesen Vorgang plane ich ebenfalls am Freitag innerhalb der wöchentlichen Review ein. Zu Beginn wirst du vermutlich eher 60 Minuten benötigen.

Was die Wochenplanung bringt

Du denkst dir vielleicht, dass eine Wochenplanung verschwendete Zeit ist. Dachte ich zu Beginn auch. Daher möchte ich dir ein paar meiner Eindrücke schildern.

Wenn du dir vor Augen führst, dass wir sowieso nur 4-6 Stunden konzentriert arbeiten können, frage dich einmal selbst, was du in der Regel am Freitag Nachmittag noch wichtiges erledigst? Du bist schon halb im Wochenende und führst vielleicht ein paar lockere Gespräche mit den Kollegen, aber produktiv arbeitest du vermutlich nicht mehr. Daher kannst du auch stattdessen noch etwas sinnvolles machen.

Für mich hat die Wochenplanung auch für mein Gefühl einen hohen Stellenwert. Du schaust zurück und schließt mit der Woche ab, in dem du deine ToDo’s aufräumst und alles relevante für die kommende Woche organisierst. Wenn Outlook mich an die Wochen-Review erinnert, weiß ich, dass die Woche abgeschlossen ist und das Wochenende vor der Tür steht. Ein tolles Gefühl!

Ich kann dadurch viel entspannter in das Wochenende starten. Ich weiß, dass alles geregelt ist und habe nicht auch am Samstag noch das Gefühl irgendetwas vergessen zu haben. Unbezahlbar!

Und der Montag Morgen? Du weißt bereits im Vorfeld, was auf dich zu kommt und hast alles notwendige organisiert. Für mich war der Montag immer ein schlimmer Tag. Die Ungewissheit, was diese Woche alles passiert. Die Hoffnung, in den nächsten Tagen endlich mal wieder gut voran zu kommen. Durch die Wochenplanung bin ich viel entspannter. Die Woche ist geplant, ich weiß genau was ich schaffe und was nicht. Da baut sich gar nicht erst Frust auf.

Diese vielen mentalen Vorteile sind die 30 Minuten locker wert. Probiere es also einmal selbst.

Zeitmanagement-Praxis: weitere Methoden + Hilfsmittel

Ein paar Besonderheiten aus meiner Toolkiste möchte ich dir auch noch mit auf den Weg geben.

festhalten von Ideen und Stichpunkten

Wenn ich Podcast höre, mich mit anderen Menschen unterhalte oder wenn mir einfach unterwegs eine Idee kommt, möchte ich mir das kurz notieren, um es nicht zu vergessen.

Dafür bietet sich natürlich OneNote an, um mal eben ein paar Stichpunkte zu notieren, die dann später im Rahmen der Eingangsverarbeitung vernünftig ausgearbeitet werden.

Jetzt kann ich, wie du vermutlich auch, schneller reden als sprechen. Zudem ist es auch im Auto oder zu Fuß schwer, etwas ins Handy zu schreiben, wenn man nicht anhalten möchte. 

Ich nutze dafür die App „Diktiergerät“. Hier spreche ich einfach kurz meine Gedanken ein und verarbeite die Inhalte innerhalb der nächsten Eingangsverarbeitung. Auch OneNote selbst bietet die Möglichkeit Sprachnotizen zu machen. Die „Memo an mich selbst“ ist einfach herrlich.

Deep Work: konzentriertes Arbeiten

Deep-Work-Phasen sind fester Bestandteil meines Kalenders geworden. In meiner perfekten Woche habe ich mindestens 3 solcher Phasen Vormittags von 9 – 11 Uhr eingeplant. 

Ich möchte gar nicht mehr ohne. Handys aus, Outlook in Offline-Modus, Teams ausschalten und einfach nur arbeiten. Wunderbar!

Salami-Taktik: Struktur von Projekten

Immer wenn ich große besonders herausfordernde Aufgaben vor mir habe, wende ich die Salami-Taktik an. Auch ich habe solche Aufgaben früher gerne vor mir hergeschoben. Irgendwas hat sich immer gefunden, was ich stattdessen plötzlich erledigen muss.

Doch da ich gemerkt habe, dass diese großen Aufgaben am Ende doch nicht so schlimm waren, wie ich zu anfangs dachte, bin ich dem auf die Spur gegangen und habe gemerkt, dass es meistens daran lag, nicht genau zu wissen, wie ich die Aufgabe erledigen kann.

Mit Hilfe der Salami-Taktik verschaffe ich mir den Überblick und konzentriere mich anschließend auf die einzelnen Arbeitspakete, welche mich weniger erstarren lassen, als es die gesamte Aufgabe macht.

Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, für die es mehr als 15 ToDo’s gibt, lege ich mir eine neue Liste in meiner App an, um diese Aufgaben gebündelt zu verwalten.

Strukturiere deine Arbeitsphasen mit Toggl gemäß Pomodoro

Wenn ich nicht in Meetings bin, vergesse ich vor allem in den Deep Work-Phasen die Zeit. Ich mache manchmal weder Pausen, noch beachte ich meinen Kalender. Mit Toggl habe ich ein kleines (kostenloses) Tool gefunden, welches sich nach festen Zeitintervallen bemerkbar macht. Das Intervall ist individuell einstellbar, ich nutze 25 Minuten.

Auf der einen Seite kann ich mich alle 25 Minuten an eine kurze Verschnaufpause erinnern lassen. Darüber hinaus gibt es dort auch die Möglichkeit Projekte anzulegen. Ich werde also alle 25 Minuten gefragt, woran ich gerade arbeite. Das hilft mir meine Zeiten für die einzelnen Kundenprojekte zurückzumelden. 

Fazit dieser Artikelserie

In dieser Artikelserie habe ich versucht, dir alles strukturiert inklusive theoretischer Hintergründe aufzubereiten. 

Ich möchte dir noch mitgeben, dass es für mich ein langer Lernprozess über viele Jahre hinweg war. Ich habe unzählige Bücher gelesen, Blogs durchstöbert, Podcasts gehört und habe getestet, getestet und noch mehr getestet. 

Meiner Meinung nach ist es zielführender eigene Erfahrungen zu machen, anstatt dich jetzt stur auf den von mir beschriebenen Weg einzuschießen. Finde deinen Weg, anstatt mit großer Anstrengung meinen Weg zu verfolgen. Ich wollte dir nur praxisnah beschreiben, wie eine Zeitmanagement-Methode in Gänze erarbeitet werden kann.

Habe also nicht den Anspruch an dich selbst, alles hier beschriebene innerhalb eines Wochenendes umsetzen zu können. Teste vielleicht erst einmal ALPEN aus und/oder GTD. Mache dir zunächst Gedanken, welche Tools du nutzen möchtest und wie du sie vernünftig einsetzt. Die Methodik entwickelt sich mit der Zeit von selbst. Dabei kannst meine Artikel nach und nach lesen und umsetzen.

Nach ein paar Wochen, wenn du deinen Weg gefunden hast und die Methodik sich gesetzt hat, kannst du mit dem Time Blocking beginnen und erst dann weitere Methoden ergänzend hinzunehmen.

Was hast du für dich mitgenommen? Hat dir die Artikelserie geholfen? Hakt es noch irgendwo? Teile das gerne in den Kommentaren.

Wenn du mehr Input oder eine individuelle Beratung möchtest, schreib mich gerne an! Hier entlang

In diesem Sinne: Bleib niemals wie du heute bist!

Lies die komplette Artikelserie

+ + + + + Achtung + + + + +

Dies ist ein Teil aus der großen Reihe des Zeitmanagements.

In diesen Beiträgen steht alles, was du wissen musst, um dein Zeitmanagement in den Griff zu bekommen … und ein bisschen mehr.

Mit den ersten beiden Artikeln erhältst du einen Überblick und Vergleich der beiden großen Philosophien. Wer Struktur und eine tägliche Aufgabenplanung benötigt, wird sich mit ALPEN wohler fühlen. Im zweiten Beitrag wird mit Getting Things Done eine Methode vorgestellt, die strukturiert  jede Aufgabe betrachtet, doch für die Erledigung individuellen Spielraum lässt.

Wer sich mit dem Zeitmanagement einigermaßen vertraut gemacht hat, wird an den Punkt kommen, an dem trotzdem nicht alle Aufgaben erledigt werden können oder deren Sinn hinterfragt wird. Für diese Fragestellung kannst du die Beiträge 3 und 4 lesen. Ich zeige dir einen Weg, wie du deine Aufgaben im Einklang mit deinen Zielen und deiner Freizeit strukturieren kannst. Im ersten Beitrag machen wir deine persönliche Bestandsaufnahme. Sie bildet die Grundlage für den zweiten Beitrag, um dir mit Hilfe des Time Blockings deine perfekte Woche aufzubauen.

Der fünfte Artikel aus der Reihe beschreibt 7 weitere Methoden, mit denen du sowohl die Organisation als auch die Erledigung von Aufgaben weiter verbessern kannst.

Hier findest du alle 7 Artikel

1. Planerisches Zeitmanagement mit ALPEN (ALPEN vs. GTD 1/2)

• Warum gibt es Zeitmanagement-Methoden?
• ALPEN – von Lothar Seiwert

2. GTD – die Methode für alle die es flexibel möchten (ALPEN vs. GTD 2/2)

• Getting Things Done – von David Allen
• Vergleich der beiden Methoden (ALPEN / GTD)

3. Finde heraus was du wirklich brauchst (vom Zeit- zum Selbstmanagement 1/2)

• Warum ist Selbstmanagement wichtig?
• Die Vorarbeit: Time Tracking / Chronobiologie / First Things First

4. Lebe deine perfekte Woche (vom Zeit- zum Selbstmanagement 2/2)

• Die perfekte Woche gestalten
• Time Blocking
• Tricks um den Plan durchzuhalten

5. Mit diesen 7 Methoden perfektionierst du dein Zeitmanagement

• Produktivität: Deep Work, Eat the Frog, Pomodoro-Technik
• Aufgabenmanagement: Eisenhower-Matrix / ABC-Methode, Pareto-Prinzip, Salami-Taktik
• Inbox Zero

6. Der Griff in die Toolkiste – So nutzt du die Zeitmanagement-Tools!

• 4 Hauptbestandteile: Mailprogramm, Kalender, ToDo-Liste, Notizen + Archiv
• Microsoft: Outlook / OneNote / ToDo

7. Blick in den Maschinenraum – so organisiere ich mich!

• Organisation + Routinen
• Verwendung der Tools

Der Beitrag Blick in den Maschinenraum: So organisiere ich mich! erschien zuerst auf growthvibe.de.

Ein entschlossener Mensch wird mit einem Schraubenschlüssel mehr anzufangen wissen als ein unentschlossener mit einem Werkzeugladen.

Emil Oesch

Prolog: Die 4 Bestandteile deines Zeitmanagements

Oft werde ich beim Gespräch über Zeitmanagement relativ schnell gefragt, welche Tools ich denn nutzen würde. Darauf muss ich immer erwidern, dass die Zeitmanagement-Tools erst einmal absolut nebensächlich sind. Wenn es zu dir passt, kannst du dich mit einem  klassischen Filofax ebenso gut organisieren, wie du es mit irgendwelchen digitalen Tools kannst. 

In dieser Artikelserie haben wir uns ganz bewusst erst einmal die grundlegenden Konzepte angeschaut, deinen Charakter und das Umfeld betrachtet und anschließend weitere Methoden in deinen Werkzeugkasten gelegt.

Erst wenn du hier für dich Klarheit geschaffen hast, kannst du dir über die Einrichtung der Tools Gedanken machen. Denn diese sollen dich bei deiner Methode bestmöglich unterstützen, anstatt dass du deine Methode den Tools anpasst. 

Insgesamt setzt sich das System aus 4 Hauptbestandteilen zusammen, die du in deinem Zeitmanagement-System auf jeden Fall berücksichtigen solltest: Das Mailprogramm, einen Kalender, eine ToDo-Liste und ein Ablagesystem. Wie eingangs gesagt, ist das Tool selbst zweitrangig. Ob du beispielsweise OneNote oder Evernote verwendest ist Geschmackssache. Wichtig ist allerdings, dass diese vier Hauptbestandteile abgedeckt sind.

Der Fokus liegt in diesem Artikel auf der Verwendung und Einrichtung dieser Tools. Wie sie als Ökosystem zusammen ineinandergreifen können, werde ich im letzten Artikel dieser Serie beschreiben, wenn es darum geht, wie ich die Tools einsetze und mich damit organisiere.

Zeitmanagement-Tool 1: Das Mailprogramm

Die E-Mail hat sich in den letzten Jahren zum Haupt-Kommunikationskanal entwickelt. Ob Aufgaben aller Art, Fragen, Informationen, Werbung, Datenaustausch oder Newsletter – für alle Anwendungsfälle wird heutzutage die E-Mail verwendet.

Dementsprechend ist es nicht verwunderlich, dass bei vielen Menschen das Postfach regelrecht überquillt und so eine Abneigung gegenüber dem eigenen Postfach oder der Mail als Kommunikationsmittel entstanden ist. 

Baue dir eine sinnvolle Ordnerstruktur auf

Wie viele meiner Gesprächspartner, so habe auch ich mir früher selbst ausschließlich Gedanken über eine Archivstruktur für E-Mails gemacht.

Das lässt außer Acht, dass das Postfach nicht nur eine Ablage darstellt, sondern auch der Verwaltung von Aufgaben dient. Hier wird häufig nur der Posteingang verwendet. Dabei sind das genau die Mails, die wir immer mal wieder aufrufen müssen. Einmal archivierte Mails werden eher selten bis nie aufgerufen. Dies gilt es zu bedenken.

Bringe Ordnung in deine zu erledigenden Mails

Im Artikel über Getting Things Done hast du bereits ein paar Ordner und Vorgehensweisen kennengelernt, die du auch hier in der Inbox einsetzen kannst.

Denke dir also zuerst eine Ordnerstruktur für zu bearbeitende Mails aus. Mindestens solltest du Mailordner für die Bereiche zu erledigen, lesen, warten auf und vielleicht/irgendwann im Posteingang vorsehen.

Der Posteingang ist genau das was sein Name beschreibt, ein Eingang und keine Verwaltung.

Halte dein Archiv-System einfach

Bedarf eine Mail keiner weiteren Handlung von dir, kann sie archiviert werden. Archivierte Mails werden eher selten erneut aufgerufen. Daher siehe bitte davon ab, dir eine komplexe Ordnerstruktur aufzubauen. 

Wenn du dir bei jeder Mail überlegen musst, welcher Ordner der richtige zur Ablage sein kann oder du noch nicht einmal auf Anhieb sagen kannst, in welchem Ordner eine Mail abgelegt worden ist, sind das Kriterien die auf eine zu komplexe Ordnerstruktur hindeuten.

Hier ein schlechtes Beispiel, um alle Mails des Projektleiters eines Projektes abzulegen.

Archiv / Beratung / Projekt A / intern / Projektleiter

Denn wenn du ehrlich bist, nutzt du bei der Suche nach einer Mail sowieso die Suchfunktion anstatt die Ordner von oben bis unten durchzusehen. Hier reichen also sehr grob gefasste Ordner, den Rest erledigt die Suchfunktion.

Im obigen Beispiel reicht bereits eine Ordnerstruktur Archiv / Projekt A aus. Indem du nach „von: xy“ suchen kannst, hast du die relevanten Mails bereits vorgefiltert.

Keep it simple!

Freunde dich mit der Suchfunktion an

Die Suche per Suchzeile

Erhalten meine Gesprächspartner die Aufgabe, die bestehende Ordnerstruktur zu vereinfachen, nehme ich sofortiges Unbehagen wahr. Wie soll ich die Mails künftig wiederfinden, wenn ich je Ordner 1000 Mails verwalte?

Um auch dir diese Ungewissheit zu nehmen, schauen wir uns einmal die Suchfunktion in Microsoft Outlook genauer an.

In den neuen Versionen wurde die Suchfunktion auf eine einzige Zeile reduziert, in der wir konkret rein schreiben können was wir suchen. Wir können dabei ein simples Suchwort eingeben oder, für noch besseren Ergebnissen, mit konkreten Parametern arbeiten. 

• „Von: “ für die Suche nach einem Absender
• „[Text]“ für die Suche nach einem exaktem Inhalt
• „UND“ für die Verknüpfung von zwei Suchbegriffen
• „NICHT“ um einen Begriff von der Suche auszuschließen
• „Betreff: “ um das Suchwort im Betreff zu suchen

Die Suche mit Hilfe von Parametern

Um die Anwender nicht ausschließlich mit diesen Parametern allein zu lassen, gibt es weiterhin innerhalb der Suchleiste die Möglichkeit, über den kleinen Pfeil am Ende der Zeile feste Suchparameter anzeigen zu lassen.

Neben der Suchfunktion gibt es in Outlook auch die Möglichkeit, feste Suchordner anzulegen. Suchordner werden zwar als Ordner dargestellt, die zeigen allerdings nur Mails aus anderen Ordnern nach festen Kriterien an, ohne dass die Mails verschoben werden müssen.

Mit Hilfe der Suchordner kannst du neben der logischen Ordnerstruktur weitere übergreifende Ordnerstrukturen erschaffen, um dir beispielsweise alle Mails mit Anhängen oder alle als wichtig markierten Mails anzeigen zu lassen.

Die Suchordner sind permanent aktiv und aktualisieren sich automatisch. Du kannst dir also jederzeit einen Überblick über Mails mit Anhängen verschaffen. Warum das wichtig ist, besprechen wir weiter unten im Kontext des Ablagesystems.

Nutze Verteilregeln

Wenn du das Ziel „Inbox-Zero“ verfolgst, wirst du schnell feststellen, dass es bestimmte Mails gibt, die du schon fast automatisch ungesehen in einen Mailordner verschiebst. 

So setze ich beispielsweise voraus, dass ich eine Mail nicht unbedingt lesen muss und schon gar keine Handlung meinerseits erforderlich ist, wenn ich in dieser Mail unter CC aufgeführt bin. Damit diese Mails nicht meinen Posteingang aufblähen, habe ich eine Verteilregel angelegt, welche diese CC-Mails sofort in den Ordner „lesen“ verschiebt. 

Das Ziel der Verteilregeln ist es, deinen Posteingang bereits automatisch vorsortieren zu lassen. Alles was bereits verteilt worden ist, musst du nicht mehr betrachten. Betrachte die Verteilregeln als automatische Eingangsverarbeitung.

Weitere Anwendungsfälle für Verteilregeln sind beispielsweise Abwesenheitsnachrichten (-> Warten Auf), Terminbestätigungen (-> lesen). Auch Newsletter (-> lesen) oder Mails von bestimmten Absendern können bereits vorsortiert werden.

Kleine Info: Für Verteilregeln muss nicht unbedingt Outlook oder ähnliches eingesetzt werden, die großen Mail-Anbieter bieten auch in der Browser-Applikation bereits die Möglichkeit der Anlage von Verteilregeln.

Zeitmanagement-Tool 2: Der Kalender

Was gehört in den Kalender?

Zunächst einmal ist der Kalender meiner Meinung nicht das richtige Tool, um einen Mix aus fixen Terminen, Besprechungen, Aufgaben und losen Deadlines zu verwalten. 

In den Kalender gehört nur, was unbedingt genau an diesem einen Tag zu diesem Zeitpunkt stattfinden muss. Wenn du jemanden zum Geburtstag gratulieren möchtest, ebenso ein Meeting, den Arzttermin oder der Restaurantbesuch mit der Familie, solche Dinge müssen genau an diesem Tag gemacht werden und gehören somit in den Kalender.

Alles andere, was „bis zum Tag xy“ erledigt werden soll oder du am Tag x machen möchtest, gehört dort nicht hinein. Dafür kannst du eine ToDo-Liste nutzen, in der du eintragen kannst, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.

Wie kannst du dich dort organisieren?

Verwalte nur richtige Termine

Selbstverständlich benötigst du einen Kalender, in welchem du alle beruflichen Termine sammelst. Vor allem, wenn du in einer Organisation arbeitest, in welcher zwecks interner Terminabstimmung der Kalender für alle Kollegen zugänglich sein soll.

Der Planungskalender für deine perfekte Woche

Wenn du das Time-Blocking einsetzt, bietet sich ein weiterer Kalender an. Ich habe ihn Planung genannt. Dort habe ich meine Zeitblöcke der idealen Woche als Serientermine angelegt. Immer wenn ich eine Woche vorplane, blende ich mir diesen Kalender ein, um mich daran orientieren zu können. Das hat den Vorteil, dass dein Standard-Kalender nicht wegen dieser Planungsblocker unübersichtlich wird. Planst du allerdings Blöcke konkret ein, nutze dafür den Standardkalender. Denn der Sinn des Time-Blockings ist ja genau der, anderen (und dir) zu signalisieren, dass du nicht verfügbar bist.

Der private Kalender für den ganzheitlichen Terminüberblick

Die moderne Arbeitsweise (Work-Life-Balance / Flexibilität) führt dazu, dass wir auch mal private Termine mitten an einem Arbeitstag wahrnehmen. Mir ist es passiert, dass ich mich privat zum Essen verabredet habe, Tage später aber erst gemerkt habe, dass ich an diesem Tag auf einer Dienstreise sein werde. 

Ich möchte ungern private und berufliche Termine in einem einzigen Kalender vermischen. Denn im Urlaub möchte ich keine Regeltermine oder Termineinladungen sehen. Auch die Datenschutzrichtlinie unseres Unternehmens untersagt es uns, berufliche Kalender auf dem privaten Smartphone zu übertragen. Aus diesem Grunde habe ich mir einen weiteren privaten Kalender erstellt, den ich sowohl auf dem beruflichen, als auch im privaten Outlook importiert habe. Dort trage ich meine privaten Termine, Urlaube, Dienstreisen, Veranstaltungen oder Seminare ein. Das erleichtert mir die Absprache von beruflichen und privaten Terminen.

Welche Tipps gibt es noch?

Kategorisierung

Auch wenn ich meine Mails nicht kategorisiere, so helfen mir die farblichen Kategorien im Kalender enorm, um einen Überblick behalten zu können. Ich habe, neben meinen Zeitblockern, generell sehr viele Meetings, weswegen mir ohne farbliche Unterscheidung Informationen verloren gehen würden.

Durch die farbliche Unterscheidung sehe ich in der Wochenansicht sofort, welche Art von Terminen ich eingeplant habe und kann mich mit einem schnellen Blick gedanklich darauf einstellen.

So unterschiede ich zwischen normalen internen Terminen, Arbeitsphasen, Reisezeiten, Schulungen und zwischen den einzelnen Projekten. Es ist zwar etwas mühsam jeden Termin zu kategorisieren, die gewonnene Übersichtlichkeit ist es allerdings wert.

Voreinstellung für Termine

In Outlook kannst du ein paar hilfreiche Dinge voreinstellen. Du kannst nicht nur die Ansicht einstellen, wann deine Arbeitszeit beginnt und endet, sondern auch diverse inhaltliche Optionen.

Ganz im Sinne der Pomodoro-Technik habe ich eingestellt, dass Termine unter einer Stunde um 5 Minuten verkürzt werden und Termine länger als eine Stunde um 10 Minuten. Der Termin dauert also anstatt 60 Minuten nur noch 55 Minuten. Der Vorteil dabei ist, dass beispielsweise in Teams bereits nach 50 Minuten angezeigt wird, dass der Termin gleich endet. Die freien Minuten kannst du sicherlich gut zum Durchschnaufen nutzen.

Darüber hinaus kannst du dir voreinstellen, wie lange die Standarddauer für Besprechungen sein soll. Oftmals werden Termine für eine Stunde erstellt, nur weil Outlook das so vorschlägt. Verkürze diese Zeit auf 30 Minuten. Das reicht meistens völlig aus, um ein paar Informationen auszutauschen.

Erinnerungen vorgeben

Auch wenn ich von mir behaupten würde, meine Termine im Blick zu haben und keine Erinnerungen zu benötigen, sieht das bei vielen anderen Personen ganz anders aus. 

Für jede Besprechung habe ich somit voreingestellt, dass alle Personen 15 Minuten vorher erinnert werden sollen. Das erhöht die Chance, dass alle Personen pünktlich zum Meeting erscheinen. Und wer sie nicht aktiv nutzt, kann sie schnell weg klicken.

Zeitmanagement-Tool 3: Die ToDo-Liste

Was wäre Zeitmanagement ohne die gute alte ToDo-Liste? Natürlich ist sie nicht wegzudenken. Ist sie für viele eher eine Art Damoklesschwert, hilft sie uns dennoch all unsere Aufgaben im Überblick zu behalten.

Denn die ToDo-Liste trägt keine Schuld an den vielen Aufgaben, die dort aufgeführt werden, sondern wir selbst. Sie ist nur der Überbinger unseres eigenen Status Quo. 

Wie kannst du effizient mit ToDo-Listen arbeiten?

Integriere ToDo-Listen in deinen Alltag

Zunächst einmal stellt sich die Frage wo du die ToDo-Listen führen möchtest. Voraussetzung ist allerdings, dass du sie immer griffbereit haben solltest, privat und beruflich. Wenn dir Aufgaben einfallen oder du welche bekommst, dann solltest du sie unmittelbar aufnehmen können. Ob es ein Notizbuch ist oder eine Smartphone App, ist allein von deinen Präferenzen abhängig. Ich würde allerdings behaupten, dass wir das Smartphone auf jeden Fall immer dabei haben, denn für viele ist es bereits ein angewachsenes Körperteil.

Ob ToDo-Listen funktionieren, ist sehr stark von der Präsenz dieser Listen abhängig. Es gibt Menschen, die nutzen sie einmalig, um sich alles von der Seele zu schreiben. Sobald wieder etwas Ruhe eingekehrt ist, werden die ToDo’s gelöscht und es geht ohne Listen weiter.

Meiner Meinung sollte vor allem in Zeiten in denen es ruhiger ist, eine ToDo-Liste geführt werden. So kannst du mit kleinem Aufwand eine Routine aufbauen, die dich perfekt auf stürmische Zeiten vorbereitet und diese sogar frühzeitig ankündigt.

Routinen sind wichtig, um deine ToDo-Listen aktuell zu halten. Es bringt dir nichts, wenn du alles niederschreibst und diesen Stand nicht weiter fortführst. Schaue also täglich und regelmäßig in die Liste, aktualisiere deine Aufgaben und räum auf. Es ist doch ein herrliches Gefühl am Ende des Arbeitstages diverse Aufgaben abzuhaken.

Halte die Anlage einer Aufgabe möglichst einfach

Eine zwingende Voraussetzung um die Verwendung der ToDo-Liste langfristig durchhalten zu können, ist die einfache schnelle Anlage einer Aufgabe. Eine Aufgabe sollte innerhalb von ein paar Sekunden angelegt werden können. Feiner ausarbeiten kann man es auch später noch, doch die Anlage sollte ohne die zwingende Verwendung diverser Auswahlfelder und Konventionen durchgeführt werden können.

Je regelmäßiger du in die Liste schaust umso stärker steigt das Vertrauen in die ToDo-Liste, dich auf deren Inhalt und Vollständigkeit verlassen zu können. Es ist eine hohe Energieverschwendung unseres Gehirns, sich ständig an alle möglichen Aufgaben erinnern zu müssen. Lagere das in die ToDo-Liste aus und du wirst dich freier fühlen, versprochen.

Die Klassiker in diesem Bereich sind Microsoft ToDo (ehemals Wunderlist) und Todoist. 

Welche Tipps zur Organisation deiner Aufgaben gibt es?

An dieser Stelle kommt es auf deine Präferenzen (flexibel vs. planerisch) und dein Arbeitsumfeld an. Dennoch gibt es ein paar nützliche Funktionen, die du dir zunutze machen kannst.

Grundsätzlich zählt für mich, Funktionen nur dann zu nutzen, wenn sie mir helfen. Ich halte nichts davon, Termine, Kategorisierungen oder Prioritäten immer zu verwenden, nur weil es zu jeder Aufgabe technisch die Möglichkeit gibt. Daher schaue ich mir immer genau den Aufwand und Nutzen an, sodass ich manche Funktionen selten, gar nicht oder über einen anderen Weg nutze. 

Disclaimer: Ich nutze Microsoft ToDo und beziehe mich auf dessen Funktionen. In anderen Apps können diese teilweise variieren.

verschiedene Listen führen

Wie auch in deinem Mail-Posteingang, solltest du zumindest die dort beschriebenen Listen ebenfalls in deiner ToDo-Liste anlegen. Berücksichtige hierbei wieder, nicht zu viele Listen zu verwalten und diese so anzulegen, dass du je nach Arbeitssituation nur die relevanten Aufgaben sichten musst.

Microsoft ToDo bietet darüber hinaus noch die Möglichkeit eine Liste mit dem Namen „Mein Tag“ zu führen. So kannst du die für heute relevanten Aufgaben zusätzlich bei der Durchsicht markieren und dir damit den Workload des heutigen Tages zusammenstellen. 

Termine setzen

Über Termine haben wir bereits gesprochen. Ich persönlich gehe sehr sparsam mit Terminen für Aufgaben um.

Wenn eine Aufgabe wirklich bis zu einem Datum erledigt sein muss, setze ich mir dafür ein Fälligkeitsdatum. Die Vorbereitung für einen Workshop muss natürlich erledigt werden, bevor der Workshop stattgefunden hat. 

Für alles andere setze ich keine Termine. Ich habe sehr schnell festgestellt, dass mich die Terminierung von Aufgaben eher frustriert als unterstützt hat. Wenn ich für jede Aufgabe bereits bei der Anlage ein Fälligkeitsdatum eingetragen habe, war dies im Kontext der anderen Aufgaben meist unrealistisch und für sich betrachtet viel zu optimistisch. So habe ich entweder viele überfällige Aufgaben vor mit hergeschoben oder musste ständig andere Termine vergeben. Also habe ich es sein gelassen.

Wenn du hingegen Termine benötigst um dich zu motivieren, möchte ich dich nicht davon abhalten. Solange sie dir helfen und dich nicht frustrieren, spricht nichts gegen eine Terminierung.

Prioritäten setzen

Prioritäten werden häufig im Kontext des Zeitmanagements genannt. Wenn du die Artikelserie aufmerksam verfolgt hast, weißt du bereits, dass es dich nicht deinen Zielen näher bringt, wenn du deine Arbeitszeit mit unwichtigen einfachen Aufgaben verbringst. Daher ist eine Priorisierung sehr ratsam. Die ABC-Methode oder Eisenhower-Matrix hast du bereits kennengelernt.

Schauen wir nun einmal näher auf das Thema Priorisierung, da ich persönlich nicht die Meinung vertrete, dass zwingend jede Aufgabe eine Priorität benötigt. Eine ähnliche Meinung vertritt Microsoft scheinbar ebenfalls, denn es gibt in der ToDo-App gar nicht die Möglichkeit eine Aufgabe nach niedrig / mittel / hoch zu klassifizieren.

Letztendlich möchten wir doch nur die unwichtigen Aufgaben beiseite schieben und die wirklich wichtigen Aufgaben bevorzugt behandeln. Alles andere hat demnach die Priorität „mittel“. Das muss ich also nicht immer extra auswählen, die Zeit spare ich mir.

Daher schiebe ich die unwichtigen Aufgaben in die Liste „vielleicht / irgendwann“ und nutze für wichtige Aufgaben die zugehörige Markierungsfunktion „wichtig“. So werden die wichtigen Aufgaben etwas präsenter innerhalb der App dargestellt und die unwichtigen Aufgaben schaue ich mir erst an, wenn ich mal etwas Zeit habe oder mein Energielevel keine anstrengenden Aufgaben mehr zulässt.

Zeitmanagement-Tool 4: Die Ablage der Dokumente und Notizen

Bis hierher haben wir fast ausschließlich über die Verwaltung von offenen Aufgaben und künftigen Terminen gesprochen. Doch es kommt immer wieder vor, dass wir ein altes Dokument, eine Mitschrift oder eine Mail erneut hervorholen müssen. 

Daher betrachten wir abschließend die Bereiche der Notizen und des Daten-Archivs. 

Notiz-App

Ich habe bei jedem Termin immer einen Zettel und Stift parat liegen, um mir Gedanken, Aufgaben, Informationen oder Ideen zu notieren. Der Nachteil dabei ist, dass sich diese Blattsammlungen selten vernünftig durchsuchen lassen und wichtige Infos schnell untergehen – vor allem wenn der Blatthaufen immer größer wird.

Aus diesem Grunde ist es ein Teil meines Wochenabschlusses, diese Blattsammlungen zu verarbeiten. Wichtige Infos übertrage ich in OneNote und Aufgaben auf die ToDo-Liste. Da wir uns über ToDo’s bereits ausgetauscht haben, betrachten wir nun die Notizen. Auch hier ist die Suchfunktion mittlerweile wirklich gut, sodass du dir keine komplexen Strukturen ausdenken musst.

Im beruflichen Kontext schreibe ich dort meine Protokolle einzelner Projekte, mache dort mein Brainstorming und dokumentiere meine Gedanken, pflege eine kleine Wissensdatenbank mit Tipps und Tricks und sammle dort alles an Infos, die sich im Arbeitsalltag sonst noch ansammeln. 

Im privaten Kontext pflege ich dort diverse Listen (Stromstände, Reiseideen, Zitate, Links, Buchlisten usw.). Meine Einkaufsliste schreibe ich ebenfalls in OneNote. Darüber hinaus sammle ich dort meine Buchzusammenfassungen, Seminar-Mitschriften und alles an Informationen, die ich im Internet, Podcasts oder sonst irgendwo für relevant betrachte.

In meine digitalen Notizbücher trage ich also alle Infos ein, welche ich bei Gelegenheit erneut brauchen könnte. Der Vorteil gegenüber Word-Dateien ist die komfortable Suchfunktion innerhalb dieses Notizen-Ökosystems und der Einfachheit während des Schreibens. Der Sinn von Word liegt vielmehr in den Gestaltungsmöglichkeiten (Briefe, Dokumentationen). Doch genau das ist bei Notizen zweitrangig, da es auf die einfache Sammlung von Informationen ankommt.

Die Klassiker in diesem Bereich sind OneNote, Evernote oder Notion. 

physische Ablage vs. Papierlos

Neben deinen Notizen gibt es nach wie vor Dokumente, die wir per Post erhalten. Nach meinem letzten Umzug ist mir aufgefallen, wie viele Ordner und Kisten ich mittlerweile angesammelt habe. Ebenso frustrierend ist es, wenn ich dort ein bestimmtes Dokument heraussuchen muss.

Ohne jetzt weiter auf die technische Umsetzung zu schauen, möchte ich dir meine Alternative zu diesen ganzen Dokumentenordnern eröffnen. Ich versuche immer weiter digital zu arbeiten. Da war es doch nur logisch, auch diesen Teil zu digitalisieren. 

Ich habe mir einen Dokumentenscanner gekauft und alle meine relevanten Dokumente eingescannt und dabei alles irrelevante entsorgt. Zeugnisse oder andere wichtige Dokumente habe ich natürlich im Original behalten, welche heute alle in einen einzigen Ordner passen.

Das hat mich in die Lage versetzt, die gescannten Dokumente (Stichwort: OCR) über die normale Windows-Suchfunktion zu suchen. Kein Blättern, keine Kisten und Ordner mehr durchwühlen.

Im selben Zuge habe ich mein Outlook nach Dateianhängen durchsucht. Alles an Rechnungen und wichtigen Dokumenten habe ich in mein Archivsystem überführt und die zugehörigen Mails gelöscht. So habe ich nun einen einzigen Ort, in welchem ich all meine Dokumente finden kann und mein Mail-Archiv ist nicht mit irrelevanten Mails und Dateien überfüllt. Hierfür nutze ich in meinem Wochenabschluss den Suchordner „mit Anhang“, archiviere die Anhänge und lösche die Mails.

Das Thema Archivierung und meine Erfahrungen werden noch in einem eigenen Beitrag weiter ausgeführt.

Zeit für ein Fazit

Starte zuerst klein und einfach

Wenn du jetzt alle Artikel dieser Serie gelesen und mitgearbeitet hast, stehen dir nun alle relevanten Informationen zur Verfügung. Du weißt nun, wie du deine persönliche Zeitmanagement-Methode aufbauen und umsetzen kannst. Jetzt kommt es auf dich und deine Bereitschaft an, dabei zu bleiben und Erfahrungen zu sammeln.

Stelle nicht zu viel auf einmal um, taste dich schrittweise heran. Kein Laufanfänger läuft sofort einen Marathon. 

Beginne erst einmal mit der strukturierten Organisation deiner Termine, Mails, Informationen und Aufgaben. Hast du dir damit ein Fundament erarbeitet, kannst du im nächsten Schritt weitere Methoden und Aspekte intensiver ausbauen. Für das Time-Blocking brauchst du beispielsweise bereits Erfahrung, um dich damit nicht zu überfordern. Anschließend kannst du einige der weiteren Methoden (Eat the Frog, Deep Work) umsetzen und dir über die Ausrichtung deiner Arbeitszeit Gedanken machen. 

Taste dich an deine umfassende Methode heran

Du hast vor allem in diesem Artikel gemerkt, dass es mir hierbei sehr auf Effizienz und Vollständigkeit ankommt. Um an diesen Punkt zu gelangen, habe ich mich über Jahre hinweg intensiv damit auseinandergesetzt. Ich habe Bücher gelesen, im Internet recherchiert und vor allem viele Erfahrungen selbst gesammelt. Ein großer Teil meiner Vorgehensweise hat sich mit der Zeit entwickelt. Erst dadurch konnte ich feststellen, ob irgendwelche Vorgänge obsolet sind, nicht zu mir passen oder der Aufwand den Nutzen nicht rechtfertigt. 

Ein Schritt nach dem anderen, aber geh los!

Gibt es noch weitere Aspekte, die dir bei dieser Betrachtung fehlen? Welche Schwierigkeiten siehst du bei der Umsetzung? Lass mir gerne einen Kommentar da.

Wenn du mehr Input oder eine individuelle Beratung möchtest, schreib mich gerne an! Hier entlang

In diesem Sinne: Bleib niemals wie du heute bist!

Lies die komplette Artikelserie

+ + + + + Achtung + + + + +

Dies ist ein Teil aus der großen Reihe des Zeitmanagements.

In diesen Beiträgen steht alles, was du wissen musst, um dein Zeitmanagement in den Griff zu bekommen … und ein bisschen mehr.

Mit den ersten beiden Artikeln erhältst du einen Überblick und Vergleich der beiden großen Philosophien. Wer Struktur und eine tägliche Aufgabenplanung benötigt, wird sich mit ALPEN wohler fühlen. Im zweiten Beitrag wird mit Getting Things Done eine Methode vorgestellt, die strukturiert  jede Aufgabe betrachtet, doch für die Erledigung individuellen Spielraum lässt.

Wer sich mit dem Zeitmanagement einigermaßen vertraut gemacht hat, wird an den Punkt kommen, an dem trotzdem nicht alle Aufgaben erledigt werden können oder deren Sinn hinterfragt wird. Für diese Fragestellung kannst du die Beiträge 3 und 4 lesen. Ich zeige dir einen Weg, wie du deine Aufgaben im Einklang mit deinen Zielen und deiner Freizeit strukturieren kannst. Im ersten Beitrag machen wir deine persönliche Bestandsaufnahme. Sie bildet die Grundlage für den zweiten Beitrag, um dir mit Hilfe des Time Blockings deine perfekte Woche aufzubauen.

Der fünfte Artikel aus der Reihe beschreibt 7 weitere Methoden, mit denen du sowohl die Organisation als auch die Erledigung von Aufgaben weiter verbessern kannst.

Hier findest du alle 7 Artikel:

1. Planerisches Zeitmanagement mit ALPEN (ALPEN vs. GTD 1/2)

• Warum gibt es Zeitmanagement-Methoden?
• ALPEN – von Lothar Seiwert

2. GTD – die Methode für alle die es flexibel möchten (ALPEN vs. GTD 2/2)

• Getting Things Done – von David Allen
• Vergleich der beiden Methoden (ALPEN / GTD)

3. Finde heraus was du wirklich brauchst (vom Zeit- zum Selbstmanagement 1/2)

• Warum ist Selbstmanagement wichtig?
• Die Vorarbeit: Time Tracking / Chronobiologie / First Things First

4. Lebe deine perfekte Woche (vom Zeit- zum Selbstmanagement 2/2)

• Die perfekte Woche gestalten
• Time Blocking
• Tricks um den Plan durchzuhalten

5. Mit diesen 7 Methoden perfektionierst du dein Zeitmanagement

• Produktivität: Deep Work, Eat the Frog, Pomodoro-Technik
• Aufgabenmanagement: Eisenhower-Matrix / ABC-Methode, Pareto-Prinzip, Salami-Taktik
• Inbox Zero

6. Der Griff in die Toolkiste – So nutzt du die Zeitmanagement-Tools!

• 4 Hauptbestandteile: Mailprogramm, Kalender, ToDo-Liste, Notizen + Archiv
• Microsoft: Outlook / OneNote / ToDo

7. Blick in den Maschinenraum – so organisiere ich mich!

• Organisation + Routinen
• Verwendung der Tools

Der Beitrag Der Griff in die Toolkiste – So nutzt du die Zeitmanagement-Tools! erschien zuerst auf growthvibe.de.

Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen.

Josef Anton Bruckner

Prolog: Nach dem Fundament kommt der Innenausbau

Jetzt hast du in den letzten Beiträgen bereits gelernt, wie du dich für eine Zeitmanagement-Philosophie entscheidest und mit Hilfe des Time Blockings für die wichtigen Aufgaben Platz in deinem Kalender reservieren kannst.

Damit hast du bereits einen großen Evolutionsschritt gemacht. Glückwunsch!

Wenn du dein Zeitmanagement noch weiter perfektionieren möchtest, liefere ich dir nun gerne noch ein paar weitere Methoden zur Ergänzung. Es sind keine umfassenden Methoden, wie ALPEN oder GTD, vielmehr bilden sie jeweils Lösungen für ein Problem ab. 

Die Methoden vereint, dass du sie relativ einfach in einem deiner Aufgaben-Zeitblöcke ausprobieren kannst.

Methode 1: Deep Work

Was ist Deep Work?

Kennst du das Gefühl, wenn du an einer Aufgabe arbeitest und völlig die Zeit und alles um dich herum vergisst? Mihály Csíkszentmihályi (frag mich nicht wie man den Namen ausspricht), ein Professor der Psychologie, bezeichnet diesen Zustand mit hoher Konzentration und Wirksamkeit als Flow. Menschen können sich in einen höheren Bewusstseinszustand versetzen, in welchem sie mit Leichtigkeit Aufgaben mit voller Leistungsfähigkeit bewältigen können. 

Beim Laufen erreichst du den Flow, indem du in gewohnter Umgebung monoton laufen kannst, ohne dich auf dein Umfeld konzentrieren zu müssen – die Gedanken schweifen für eine gewisse Zeit ab und plötzlich fragst du dich, was die letzten Minuten passiert ist.

Beim Zeitmanagement ist dieser Zustand etwas schwerer zu erreichen. Doch auch hier hattest du sicherlich schon das Gefühl erlebt, dich in einer Aufgabe absolut verloren zu haben. Du hast richtig viel geschafft und die Zeit völlig außer Acht gelassen.

Cal Newport hat ein Konzept entwickelt, mit welchem wir uns gezielt in diesen Flow-Zustand versetzen können. Er beschreibt es wie folgt:

„Professional activities performed in a state of distraction-free concentration that push your cognitive capabilities to their limit. These efforts create new value, improve your skill, and are hard to replicate.“

Übersetzt: Berufliche Tätigkeiten, die in einem Zustand ablenkungsfreier Konzentration ausgeführt werden und Ihre kognitiven Fähigkeiten bis an ihre Grenzen bringen. Diese Anstrengungen schaffen neue Werte, verbessern Ihre Fähigkeiten und sind schwer zu wiederholen.

Den Flow wirst du also nie erreichen, wenn du Routineaufgaben erledigst.

Wie erreichst du den Flow?

Mit diesen Schritten kannst auch du produktiv und hochkonzentriert deine Aufgaben erledigen.

1. Du benötigst eine große Aufgabe, die zwar herausfordernd, aber bewältigbar für dich ist.
2. Blocke dir beispielsweise 1,5 Stunden um an dieser Aufgabe zu arbeiten. Idealerweise während deiner produktiven Zeit.
3. Sorge dafür, dass du den Schreibtisch nicht verlassen musst, indem du dir alle relevanten Dokumente zurecht legst, ausreichend Wasser bereitstellst und vorher noch einmal zur Toilette gehst.
4. Der Feind der Konzentration sind Ablenkungen, vor diesem schützt du dich so weit es geht: Türe schließen, Telefon auf Flugmodus, Outlook in den Offline-Modus, Teams ausschalten. Sorge also dafür, dass du nicht über irgendwelche Kommunikationskanäle von der Aufgabe abgelenkt wirst.

Wenn du jetzt an deiner Aufgabe arbeitest, wirst du merken, wie angenehm es ist, ohne äußere Störquellen arbeiten zu können. doch vor allem wirst du am Ende dieser Arbeitsphase feststellen, dass du sehr viel geschafft hast. Vermutlich viel mehr als in den sonstigen 8 Arbeitsstunden oder wenn hin und wieder nach dem offiziellen Arbeitstag die Abendstunden für solche Aufgaben genutzt hast.

Je nach Aufgabenlast, habe ich 3 – 5 solcher Deep Work Phasen mit der Dauer von 1 bis 2 Stunden in meinem Wochenplan vorgesehen. 

Ich gebe zu, dass es zu Beginn etwas befremdlich wirkt, sich derart von der Außenwelt abzukapseln. Doch wenn du solche Arbeitsphasen ein paar Mal durchgeführt hast, wirst du sie zu schätzen wissen. Natürlich kannst du auch erst mit 30 Minuten anfangen, um dich an das Gefühl zu gewöhnen.

Hast du morgens bereits mit einer solchen produktiven Arbeitsphase einen Großteil der Aufgaben erledigt, wirst du viel gelassener und zufriedener den restlichen Tag angehen, versprochen.

Methode 2: Eat the Frog

Was steckt hinter „Eat the Frog“?

Mit welchen Aufgaben beginnst du deinen Arbeitstag?

Es ist doch meist so, dass wir unsere großen wichtigen Aufgaben gerne vor uns herschieben und so lange mit der Aufgabe warten, bis wir einen Grund gefunden haben, etwas anderes erledigen zu können. Der Nachteil ist, dass die Aufgabe am nächsten Tag erneut auf uns wartet und wir uns am Ende des Tages wieder ärgern, sie nicht angefangen zu haben.

Woran liegt das? 

Brian Tracy beschreibt mit seinem Prinzip „Eat the Frog“, dass die erste Aufgabe des Tages immer der größte Frosch sein sollte. Diese große Aufgabe wird uns so lang im Hinterkopf sitzen, bis wir sie endlich erledigt haben.

Und warum ein Frosch? Frösche sollen wohl nicht sonderlich gut schmecken und sehen absolut nicht appetitlich aus: schleimig und ekelig. Und genau dieses Bild nutzt Tracy für seine Methode. Die unappetitliche ekelhafte Aufgabe, die wir nicht anfassen wollen.

Meist sind es die Aufgaben, die wir entweder sehr ungern erledigen, die außerhalb unserer Komfortzone liegen oder schlichtweg zu groß sind und wir nicht wissen wie wir sie anpacken sollen.

Wie gehst du vor?

Laut Brian Tracy ist es ratsam, zu Beginn des Tages diese große Aufgabe anzupacken. Dann hast du es erledigt und vom Tisch. Meistens sind das genau die Aufgaben, mit denen du in deinem Job einen großen Schritt vorwärts machst. 

1. Sammle zunächst alle Frösche (unangenehmen Aufgaben)
2. Sortiere die Aufgaben aus, die dich deinen Zielen nicht näher bringen
3. Nehme dir am nächsten Morgen den hässlichsten Frosch vor

Idealerweise kannst du diese Aufgaben mit den zuvor beschriebenen Deep-Work-Phasen kombinieren. Du wirst sehen, dass diese Aufgaben sich ebenso gut erledigen lassen, wie deine anderen Aufgaben, wenn du erst einmal damit angefangen hast.

Also: Starre den Frosch nicht lange an, sondern schluck ihn!

Methode 3: Eisenhower-Matrix / ABC-Methode

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist ein Klassiker in der Welt des Zeitmanagements. Mit ihrer Hilfe kannst du sehr einfach jede deiner Aufgaben kategorisieren und entscheiden, womit du dich zuerst beschäftigen solltest.

Laut Lehrbuch unterschiedest du anhand der Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aufgabe.

Je nachdem, in welchen Quadranten du die Aufgabe einsortierst, leiten sich andere Handlungsempfehlungen ab.

1. wichtig + dringend: sofort selbst erledigen
2. wichtig + nicht dringend: terminieren / selbst erledigen
3. nicht wichtig + dringend: delegieren
4. nicht wichtig + nicht dringend: eliminieren / Papierkorb

Anhand dieser Matrix erhältst du schnell einen Überblick, was für Aufgaben in deiner To-Do Liste schlummern und womit du deine Zeit verbringst oder verbringen solltest.

Alternativ zur Klassifizierung nach wichtig/dringend kann die Matrix auch nach Zielbezug / Einmalig oder ähnlichem verwendet werden. So könntest du deine einmaligen zielorientierten Aufgaben mehr berücksichtigen, als deine repetitiven nicht zielorientierten Aufgaben (Mails sortieren, Ablage, etc.).

ABC-Methode

Die ABC-Analyse ist sehr ähnlich wie die Eisenhower-Matrix, nur dass hier eine simple Einordnung nach Wichtigkeit in A (wichtigste Aufgaben), B (wichtige Aufgaben) und C (eher unwichtig) vorgenommen wird. 

Ich empfehle hier die Eisenhower-Matrix für die Klassifizierung zu verwenden. Doch es gibt noch einen zweiten Teil, den die ABC-Methode mitbringt.

Hast du die Klassifizierung mit Hilfe der Eisenhower-Matrix einmal vorgenommen, besagt die ABC-Analyse, wie viel Zeit du für A- / B- / C-Aufgaben aufwenden sollst.

So sollten nur maximal zwei A-Aufgaben pro Tag eingeplant werden, welche allerdings 3 – 4 Stunden Zeit beanspruchen dürfen. Von den B-Aufgaben können bis zu 4 Aufgaben für 1 bis 2 Stunden vorgesehen werden. Die C-Aufgaben beinhalten die ganzen Routineaufgaben, welche nicht mehr als 1 Stunden pro Tag einnehmen sollten.

Wie gehst du vor?

1. Sammle alle deine Aufgaben
2. beurteile die Wichtigkeit / Dringlichkeit jeder Aufgabe
3. Arbeite sie in vordefinierten Blöcken (A / B / C) ab

Der Vorteil ist, dir mit diesen beiden einfachen Methoden einen schnellen Überblick über die Relevanz der Aufgaben zu verschaffen. Denn seien wir ehrlich, meistens tendieren wir doch dazu, mit den eher unwichtigen Aufgaben unsere Zeit zu verbringen. Diese sind einfach, schnell zu erledigen und kosten wenig kognitive Anstrengung – da sind viele kleine Erfolgserlebnisse vorprogrammiert.

Doch so wirklich weiter bringen sie uns nicht. Daher ist es äußerst empfehlenswert, dir vorher einmal zu überlegen, womit du deine kostbare Zeit wirklich verbringen solltest.

Methode 4: Pomodoro-Technik

Warum braucht es die Pomodoro-Technik?

Wenn du das Ziel verfolgst, auf Dauer hochkonzentriert und effizient zu arbeiten, wirst du dir zwangsläufig auch Gedanken über deine Pausengestaltung machen müssen.

Wenn du über den kompletten Arbeitstag von Meeting zu Meeting hüpfst, ohne dabei Zeit für einen Kaffee oder eine biologische Pause zu haben, wirst du das Arbeitspensum nicht lange durchhalten. 

Es gibt Studien, die besagen, dass wir täglich nur zwischen 4 und maximal 6 Stunden konzentriert arbeiten können. Darunter fallen Aufgaben wie Meetings, konzentrierte Arbeit, organisatorische Tätigkeiten und so weiter. Auch wenn Meetings meistens eher ineffektiv gestaltet sind, musst du dich dennoch kognitiv sehr konzentrieren, vor allem bei Online-Meetings. 

Mit der Pomodoro-Technik teilst du deine Arbeitszeit in kleinere Zeitblöcke ein und hängst an jedem Ende eine 5-minütige Pause an. 

Wie wendest du die Pomodoro-Technik an?

Ausgangspunkt ist eine größere Aufgabe, für die du 1,5 bis 2 Stunden benötigst. Das sind exakt die Blöcke, die du im Kontext des Time-Blockings sowieso schon für deine Deep-Work-Phasen eingeplant hast.

Diesen Zeitblock unterteilst du nun noch einmal in Einheiten von 30 Minuten. Du stellst eine Stoppuhr auf 25 Minuten und arbeitest hoch konzentriert an deiner Aufgabe. Anschließend machst du 5 Minuten Pause und beginnst anschließend wieder mit den nächsten 25 Minuten. Das machst du 3 oder 4 Mal hintereinander. Danach machst du eine Pause von 15 – 30 Minuten.

Pause bedeutet nicht, während dieser Zeit mit dem Handy zu spielen oder Mails zu bearbeiten. Erholung ist, wenn du keine neuen Eindrücke bekommst, ansonsten verlierst du den Fokus. Also nutze die Pause um dir einen neuen Kaffee zu holen, mache eine Bio-Pause, geh kurz auf die Terrasse oder den Balkon und atme durch oder mache einfach mal nichts.

Methode 5: Pareto-Prinzip

Was ist das Pareto-Prinzip?

Jeder hat schon einmal von der Gleichung gehört, dass mit 20 % der Zeit 80 % Ergebnisse erzielt werden. Dieser Schlüssel wird ebenfalls für die Verteilung des Wohlstandes oder andere Bereiche der Ökonomie herangezogen, wie das Verhältnis von Umsatz zu Kunden, Umsatz zu Produkten und so weiter. 

Ob die Gleichung stimmt oder von jedem einfach so übernommen wird, vermag ich nicht zu sagen. Halten wir aber auf jeden Fall fest, dass wir mit den richtigen Aufgaben einen Großteil unserer Ergebnisse erzielen, wohingegen viele andere Aufgaben wenig dazu beitragen.

Für das Zeitmanagement bedeutet die Gleichung im Umkehrschluss, dass du für die letzten 20 % deiner Ergebnisse 80 % der Zeit aufwenden musst. Das hört sich sehr ineffektiv an. Daher richtet sich das Pareto-Prinzip vor allem auch an alle Perfektionisten unter uns.

Wie kannst du im Alltag davon profitieren?

Fokussieren wir uns zunächst einmal auf die Ergebnisse. Wenn du 80 % der Ergebnisse mit 20 % deiner zur Verfügung stehenden Zeit erreichen kannst, solltest du ebendiese Aufgaben identifizieren und bevorzugt abarbeiten. Denn am Ende des Tages wirst du an den Ergebnissen gemessen, nicht daran wie gut du anderen geholfen oder wie viel Zeit du verbraucht hast.

Diese Aufgaben kannst du identifizieren, indem du schaust, welche Aufgaben unverzichtbar für dein Ziel sind oder dich langfristig voranbringen. Im Abschnitt „Eat the Frog“ haben wir bereits über die unangenehmen großen Aufgaben gesprochen, die meist einen großen Einfluss auf deinen Erfolg haben. Gibt es Hürden, die alle nachfolgenden Aufgaben stark vereinfachen würden, wenn du sie einmal aus dem Weg geräumt hast? All das sind deine wichtigen Pareto-Aufgaben.

Das Pareto-Prinzip kannst du zudem auch auf einzelne Aufgaben anwenden. Ich ertappe mich selbst häufig dabei, den Kunden in epischer Breite sämtliche Pros und Contras aufzulisten, detaillierte Screenshots mitzuliefern und dazu noch ganz viel Text zu produzieren.

Braucht es das wirklich? Wir Menschen sind von Natur aus extrem Hilfsbereit und möchten gerne alles richtig und bestmöglich machen. Wenn jemand uns um Hilfe bittet, dann hauen wir uns voll rein.

Meistens braucht es diese vollumfängliche Hilfe gar nicht. Wenn der Kunde uns nach etwas fragt, dann reichen vielleicht auch erst einmal ein paar Sätze und jeweils 2 Pros und Contras aus, anstatt das Thema vollumfänglich zu beleuchten.

Hier gilt es also, sich selbst etwas zurück zu nehmen und 20 % von dem zu schreiben, was möglich wäre. Auch wenn mir dies heute noch extrem schwer fällt, trägt diese Denkweise stark zu meiner Effizienz bei. Also probiere es einmal aus!

Methode 6: Salami-Taktik

Was ist die Salami-Taktik?

Die Salami-Taktik stellt eine Lösung für Aufgaben dar, die uns zu groß erscheinen, wir daher gehemmt sind und sie vor uns herschieben. Meistens sind die wirklich großen und wichtigen Aufgaben sehr herausfordernd für uns, weil wir noch nicht wissen wie wir sie erledigen können. 

Deine Aufgabe wird so lange groß sein, wie du sie groß sein lässt. Wir können die Salami-Taktik auch mit dem deutschen Sprichwort „den Elefant in Scheiben schneiden“ beschreiben. Meistens verzetteln wir uns und sind gehemmt und demotiviert, solange wir die Aufgabe als großes Ganzes betrachten. Du wirst die Aufgabe vermutlich nicht in einem Schwung erledigen können, also schneide die Salami in Scheiben.

Die Aufgabe wird dadurch ein Ziel, welches aus vielen Teilaufgaben besteht. Jede Teilaufgabe für sich sieht schon wieder viel harmloser aus und es wird dir leichter fallen sie anzupacken.

Wie gehst du vor?

Jedes große Ziel besteht also aus vielen Einzelschritten. Wenn du Getting Things Done umsetzt, denkst du bereits in Handlungsschritten. Um zu den Einzelschritten zu gelangen, bedarf es einer gewissen Vorplanung, welche sich aus den folgenden 5 Schritten zusammensetzt.

1. Identifiziere eine große Aufgabe und formuliere das Ziel.
2. Führe ein Brainstorming durch, um herauszufinden, welche Teilaufgaben diese Aufgabe beinhaltet. Du definierst also die Grundbestandteile dieser Aufgabe.
3. Bringe die Teilaufgaben nun in eine sinnvolle Reihenfolge. Meiner Meinung nach, reicht es auch, wenn du die ersten 3 Teilaufgaben identifizierst, welche du zu beginn erledigen musst.
4. Arbeite die Teilaufgaben weiter aus. Welche Schritte sind notwendig, damit du diese Teilaufgaben erledigen kannst?
5. Sortiere auch diese Handlungsschritte in eine sinnvolle Reihenfolge

Jetzt musst du sie „nur“ noch der Reihe nach abarbeiten.

Jede Aufgabe verliert den Schrecken, wenn du sie dir genauer anschaust. Die Salami-Taktik ist eine tolle Methode, um die Vorplanung einer großen Aufgabe durchzuführen.

Du wirst merken, dass du nach diesem Prozess bereits ein deutlicheres Bild hast, wie zum Ziel gelangst. Dadurch wird es dir leichter fallen, die Aufgabe anzupacken.

Wenn du mehr über Ziele erfahren möchtest, schau gerne hier rein:

 

Darum scheitern Ziele: Die etwas andere Ansicht über Zielvorhaben

Methode 7: Inbox Zero

Warum ist es wichtig?

Ich kenne viele Kollegen, die im Posteingang Hunderte oder gar Tausende von Mails ansammeln.

Ein Kunde sagte mir einmal, dass ich ihm am besten eine Mail vor 6 Uhr, zwischen 12:30 und 13 Uhr oder nach 19 Uhr schicken soll, weil dann die Chance am größten ist, dass sie noch oben steht, wenn er an seinen Rechner geht. Sobald sie nach unten rutscht, wird er sie nicht mehr wahrnehmen können und sie geht halt unter.

Ich selbst habe mich auch früher mit diesem simplen Vorgehen im Posteingang organisiert:

Jede als ungelesen markierte Mail galt als noch nicht bearbeitet. Ist etwas bearbeitet oder ich warte auf eine Rückmeldung, wird die Mail als gelesen markiert. Erst wenn es erledigt war, habe die Mail verschoben. Selbstverständlich habe ich mir für die erledigten Mails ein perfektes Ablagesystem ausgedacht, nur eben für die offen Mails nicht. Das hat insgesamt natürlich nur bedingt gut funktioniert. Denn dadurch wurden die neuesten Mails bearbeitet und die älteren sind ins Hintertreffen geraten.

Also hier meine eindringliche Aufforderung an dich, den Posteingang aufzuräumen. Scanne regelmäßig deine Mails und baue dir ein Ordnersystem auf, in welchem du alle offenen Aufgaben-Mails einsortieren kannst.

Ich bin süchtig danach, eine 0 bei der Anzahl der Mails im Posteingang zu sehen. Oder wenn Outlook mir im Posteingang sagt „es wurden keine Elemente gefunden“ – ach herrlich. Das kannst du auch schaffen!

Wie geht du vor?

Das Ziel Inbox-Zero hört sich für viele Menschen völlig utopisch an. Wer Tausende Mails im Posteingang vor sich herschiebt, wird glauben niemals wieder Ordnung schaffen zu können.

Inbox-Zero verfolgt das Ziel, alle zu erledigenden Mails von den irrelevanten zu trennen. Um dies zu erreichen, habe ich mich an der GTD-Methode orientiert, welche du hier noch einmal nachlesen kannst.

Für den kompletten Prozess des Aufräumens kannst du, je nach Anzahl der Mails, durchaus einen ganzen Tag einplanen. Doch es wird sich lohnen, versprochen!

Mailprogramm einrichten

Als erstes richtest du dir dein Mailprogramm gemäß der GTD-Methode ein und erstellst dir mindestens folgende Ordner im Posteingang:

Erledigen, Lesen, Vielleicht, Warten auf. . . 

Danach richtest du dir ein paar Verteilregeln an, mit denen du gewisse Mails immer direkt in einen der Ordner verschieben kannst. So können alle Newsletter direkt in den Ordner „Lesen“ verschoben werden, ebenso die Rückmeldungen zu Termineinladungen. Die Verteilregeln wirst du mit der Zeit zu schätzen lernen. Sobald du mit ähnlichen Mails immer gleich umgehst, kannst du das automatisiert durchführen lassen.

Je mehr du automatisch verteilen kannst, umso weniger musst du sortieren.

E-Mail-Insolvenz

Nun kommt der schwierigste Teil. Es wird vor allem den Jägern und Sammlern unter uns wehtun.

Glaubst du wirklich noch daran, alles in deinem Postfach sortieren oder bearbeiten zu können? 

Wenn nicht, dann hilft es dir auch nicht, diese Mails für den Fall „Wenn mal xy fragt“ in deinem Posteingang verstauben zu lassen. Also pack es an!

Schiebe erst einmal alle Mails, die noch offen sind in den Posteingang. Lege dir anschließend einen Ordner „Archiv“ an, in welchem du alle Mails verschiebst, die älter als 4 oder 8 Wochen sind. Entweder wirst du sowieso noch einmal von anderen an eine offene Aufgabe erinnert oder es war schlichtweg nicht wichtig. Falls du noch Infos aus einer Mail benötigst, kannst du sie dir gerne zurückholen. Den Großteil, wirst du aber nicht mehr anfassen müssen und schon gar nicht können.

Eingangsverarbeitung

Du hast jetzt alle offenen Mails der letzten 4 – 8 Wochen unsortiert im Posteingang. Damit sind wir Jetzt bei der Eingangsverarbeitung gemäß GTD angelangt. Überlege dir für jede Mail, ob du etwas tun musst, was der nächste Handlungsschritt ist und ob du es delegieren kannst. Alles was schneller als 2 Minuten zu erledigen geht, erledigst du sofort.

Dabei verschiebst du alle Mails in die entsprechenden Ordner oder archivierst sie, bis dein Posteingang leer ist. Beim ersten Mal wird dieser Vorgang sowohl auf Grund der Mails viel Zeit in Anspruch nehmen, doch auch der Entscheidungsprozess muss sich erst noch bei dir setzen. Du wirst immer schneller dabei. Ich benötige mittlerweile keine 15 Minuten mehr, um rund 50 Mails zu verarbeiten.

Und diese Eingangsverarbeitung machst du ab sofort mindestens 1x täglich mit allen neuen Mails, welche nicht von den Verteilregeln wegsortiert werden können. 

Zeit für ein Fazit

Jetzt hast du 7 weitere Zeitmanagement-Methoden kennengelernt. Du wirst gemerkt haben, dass sie keine umfänglichen Konzepte wie ALPEN, Getting Things Done oder Time-Blocking darstellen. Vielmehr kannst du sie als Ergänzung einsetzen, um entweder deine Aufgaben besser zu strukturieren oder um sie produktiver zu erledigen.

Das Gute an diesen anderen Methoden ist, dass du sie ohne große Vorarbeit direkt anwenden kannst. Daher kann ich dir nur ans Herz legen, diese einmal auszuprobieren.

In Ausnahme der letzten Methode „Inbox Zero“, wofür du rund einen Tag Vorarbeit investieren musst. Diese Methode möchte ich wirklich jedem dringlichst empfehlen. Die Summe der Mails wird immer weiter steigen, es lohnt sich also hier ein funktionierendes System zu etablieren.

Im Zeitmanagement geht es vor allem darum, den für dich richtigen Weg aus den vielen Bausteinen zu finden, die du hier beriets kennengelernt hast. Schau was funktioniert und zu deiner Arbeitsweise passt und was nicht.

Achte darauf, dass deine eigene Zeitmanagementmethode dich bei der Arbeit unterstützen soll und dich nicht davon abhalten soll. Finde dein gesundes Maß an Vorplanung und Flexibilität heraus.

Wenn du mehr Input oder eine individuelle Beratung möchtest, schreib mich gerne an! Hier entlang

In diesem Sinne: Bleib niemals wie du heute bist!

Lies die komplette Artikelserie

+ + + + + Achtung + + + + +

Dies ist ein Teil aus der großen Reihe des Zeitmanagements.

In diesen Beiträgen steht alles, was du wissen musst, um dein Zeitmanagement in den Griff zu bekommen … und ein bisschen mehr.

Mit den ersten beiden Artikeln erhältst du einen Überblick und Vergleich der beiden großen Philosophien. Wer Struktur und eine tägliche Aufgabenplanung benötigt, wird sich mit ALPEN wohler fühlen. Im zweiten Beitrag wird mit Getting Things Done eine Methode vorgestellt, die strukturiert  jede Aufgabe betrachtet, doch für die Erledigung individuellen Spielraum lässt.

Wer sich mit dem Zeitmanagement einigermaßen vertraut gemacht hat, wird an den Punkt kommen, an dem trotzdem nicht alle Aufgaben erledigt werden können oder deren Sinn hinterfragt wird. Für diese Fragestellung kannst du die Beiträge 3 und 4 lesen. Ich zeige dir einen Weg, wie du deine Aufgaben im Einklang mit deinen Zielen und deiner Freizeit strukturieren kannst. Im ersten Beitrag machen wir deine persönliche Bestandsaufnahme. Sie bildet die Grundlage für den zweiten Beitrag, um dir mit Hilfe des Time Blockings deine perfekte Woche aufzubauen.

Der fünfte Artikel aus der Reihe beschreibt 7 weitere Methoden, mit denen du sowohl die Organisation als auch die Erledigung von Aufgaben weiter verbessern kannst.

Hier findest du alle 7 Artikel:

1. Planerisches Zeitmanagement mit ALPEN (ALPEN vs. GTD 1/2)

• Warum gibt es Zeitmanagement-Methoden?
• ALPEN – von Lothar Seiwert

2. GTD – die Methode für alle die es flexibel möchten (ALPEN vs. GTD 2/2)

• Getting Things Done – von David Allen
• Vergleich der beiden Methoden (ALPEN / GTD)

3. Finde heraus was du wirklich brauchst (vom Zeit- zum Selbstmanagement 1/2)

• Warum ist Selbstmanagement wichtig?
• Die Vorarbeit: Time Tracking / Chronobiologie / First Things First

4. Lebe deine perfekte Woche (vom Zeit- zum Selbstmanagement 2/2)

• Die perfekte Woche gestalten
• Time Blocking
• Tricks um den Plan durchzuhalten

5. Mit diesen 7 Methoden perfektionierst du dein Zeitmanagement

• Produktivität: Deep Work, Eat the Frog, Pomodoro-Technik
• Aufgabenmanagement: Eisenhower-Matrix / ABC-Methode, Pareto-Prinzip, Salami-Taktik
• Inbox Zero

6. Der Griff in die Toolkiste – So nutzt du die Zeitmanagement-Tools!

• 4 Hauptbestandteile: Mailprogramm, Kalender, ToDo-Liste, Notizen + Archiv
• Microsoft: Outlook / OneNote / ToDo

7. Blick in den Maschinenraum – so organisiere ich mich!

• Organisation + Routinen
• Verwendung der Tools

Der Beitrag Mit diesen 7 Methoden perfektionierst du dein Zeitmanagement erschien zuerst auf growthvibe.de.

Multitasking ist nichts anderes als die Gelegenheit, viele Dinge gleichzeitig zu vermasseln.

Steve Uzzell

Prolog: Fehlt die wirklich etwas, wenn du nicht multitaskingfähig bist?

Wie oft ich früher als Kind etwas nicht mitbekommen habe, weil ich gerade Playstation gespielt oder TV geschaut habe. Geht es dir ähnlich, wenn du während eines Meetings mal schnell eine Mail beantwortest und merkst, dass du die letzten 5 Minuten nichts mitbekommen hast? Na dann fehlt dir wohl die Multitaskingfähigkeit.

Uns wird oft erzählt, dass die Aufgaben nicht zu groß und zu viel sein können, sondern lediglich deine Fähigkeiten zu gering sind, diese zu bewältigen. Da liegt die Lösung auf der Hand: besuche eine Zeitmanagement-Schulung, welche dir auch die „Schlüsselkompetenz“ Multitasking näher bringt. Es gibt sogar diverse Kurse, in denen das Multitasking erlernt werden kann. Ich habe noch nie einen besucht, finde es jedoch sehr befremdlich, wenn Unternehmen versuchen die zu hohe Aufgabenlast des Mitarbeiters zu kompensieren versuchen, indem sie ihn noch weiter auf Effizienz trimmen.

Wir besprechen, was es mit dem Multitasking auf sich hat und ob Multitasking wirklich eine erstrebenswerte Kompetenz ist oder ob das oben stehende Zitat vielleicht eher den Nagel auf den Kopf trifft. Dabei betrachten wir zum Schluss auch das Gerücht, dass Frauen mehr Multitaskingfähigkeiten besitzen als Männer.

Warum schreien alle nach Multitasking?

Die Digitalisierung treibt uns zu mehr Effizienz

In diesen Zeiten haben wir uns längst von der eintönigen handwerklichen Berufswelt gelöst. Nicht zuletzt die Digitalisierung sorgt dafür, dass zu jedem Zeitpunkt neue Aufgaben, Antworten oder Informationen per Mail, Smartphone oder anderen Kommunikationsmitteln hereinkommen.

Von der Ablenkung durch Online-Werbung und Social Media ganz abgesehen, sind die Erwartungen an eine höhere Flexibilität und Erreichbarkeit weiter gestiegen. Jemals alles abarbeiten zu können, scheint nicht mehr möglich zu sein. Wir fühlen uns getrieben von der Außenwelt und erschlagen von unseren Aufgaben.

Das eigene Verhalten muss sich demnach ebenfalls an die Anforderungen anpassen. Doch wie genau sollen wir uns verändern? Das Selbstmanagement verfolgt das Ziel, neben dem Fokus auf anstehende Aufgaben, auch die Selbstverantwortung, Selbstentwicklung und Selbsterkenntnis zu fördern, sowie eine Lebensgestaltung zu erreichen, welche sich an den persönlichen Werten und Prinzipien orientiert.

Das Selbstmanagement geht über das reine planen der verfügbaren Zeit hinaus. Eigene Stärken und Schwächen gilt es zu erkennen, das Setzen von handlungswirksamen Zielen, lebenslangem Lernen, die verfügbare Zeit effektiv nutzen, Belastungen zu reduzieren und vorhandene Ressourcen gezielt einzusetzen. 

Wer zu viele Aufgaben hat, arbeitet nicht gut genug, oder?

Oftmals wird allerdings der Ausweg aus dieser Aufgabenflut darin gesucht, besser mit diesen Aufgaben umzugehen. Durch besseres Zeitmanagement können die Aufgaben strukturiert und effizient abgearbeitet werden. Wer es jetzt noch schafft, Aufgaben parallel abzuarbeiten, wird großen Erfolg in der heutigen Arbeitswelt haben.

Wenn du während eines Meetings deine Mails abarbeitest, dann hast du schon wieder 1 Stunde gespart, die du mit anderen Aufgaben oder weiteren Meetings verplanen kannst. Vielleicht schaffst du es auch, während du arbeitest noch nebenbei das Telefonat mit dem Vorgesetzten zu erledigen. Wow! 

Hört sich das für dich vernünftig an? Bei mir schlagen allein beim Gedanken daran sämtliche Stresssensoren aus und wollen die Flucht einleiten. Mir fehlt da ein wichtiger vorgelagerter Schritt. Bevor ich versuche die ganzen Aufgaben irgendwie abzuarbeiten, möchte ich zunächst den Blick schärfen, welche Aufgaben wirklich für mich und meine Ziele wichtig sind.

Es wird immer zu viele Aufgaben für dich geben

Denn sei ehrlich, je schneller du die Aufgaben abarbeitest, desto schneller kommen immer neue Aufgaben. Du wirst also niemals fertig, erreichst nie den Zeitpunkt dich zurücklehnen zu können.

Es läuft doch so ab: Du wirst schneller mit deinen Aufgaben fertig? Super. Dann unterstütze doch die anderen. Diese gewöhnen sich daran, dass du ihnen hilfst. Und so kommen von allen Seiten immer mehr Aufgaben auf dich zu. Mir kommt da sofort dieses Bild mit dem Hund in den Sinn, der eine fest fixierte Wurst vor der Nase hat und sie demnach nie erreichen kann, egal wie schnell er läuft. So läuft es auch mit deinen Aufgaben. Es gibt genügend zu tun und wird es immer geben – egal wie effizient du arbeitest. 

Für mich ist der Ruf nach einer Multitaskingfähigkeit eher die Bekämpfung des Symptoms zu vieler Aufgaben. Dauerhafter Erfolg und vor allem Gesundheit sind dadurch nicht sichergestellt. Es fehlt eher an der Fähigkeit sich und seine Aufgaben zu reflektieren und zu manchen Dingen auch Nein sagen zu können. Wenn die Aufgabenflut an der Ursache angepackt wird, dann entsteht auch weniger Bedarf daran, ein Effizienzmonster zu werden.

Davon abgesehen, kann Multitasking dennoch erlernt und in den Arbeitsalltag integriert werden? Kann ich mir dadurch vielleicht auch mehr Freizeit verschaffen? Das schauen wir uns im nächsten Teil an.

Was ist  Multitasking?

Definition und Funktion des Multitaskings

Multitasking beschreibt eine augenscheinliche simultane Abarbeitung mehrerer Aufgaben. Der Begriff hat seinen Ursprung in der Informatik, laut der es nur den Anschein einer gleichzeitigen Abarbeitung mehrerer Aufgaben durch schnelle Wechsel macht. Computerprozessoren können sich also immer nur auf eine Aufgabe konzentrieren, schaffen durch schnelle Fokuswechsel (Taskswitching) jedoch eine Form des Multitaskings.

Ein Bericht am Lehrstuhl für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Leipzig sagt, dass ein sensorischer (Sinnesleistungen: hören, sehen, riechen) und zusätzlich ein motorischer (Bewegung) oder kognitiver Prozess (Wahrnehmung, Weiterverarbeitung) simultan ablaufen können. Wir Menschen können also gleichzeitig gehen und sehen, wie es bei einem Spaziergang der Fall ist. Wir können jedoch nicht reden und schreiben, da dies zwei kognitive Prozesse sind.

Erklärt wird dies mit der sogenannten Bottleneck-Theorie, nach welcher die Steuereinheit des Gehirns, der präfrontale Kortex, als Flaschenhals beim Multitasking angesehen wird und nur einen Prozess zulassen kann. Dieses Bottleneck kann jedoch durch Automatisierung von Prozessen umgangen werden und so die Multitaskingleistung erhöhen, wodurch diese hochautomatisierten Tätigkeiten keine bewusste Aufmerksamkeit mehr benötigen. 

Automatisierung ist das Zauberwort

Wir haben bereits einmal über das Modell der vier Lernstadien zum Kompetenzaufbau gesprochen (hier). Es beschreibt den Weg von einer unbewussten Inkompetenz bis zur unbewussten Kompetenz. Genau das ist der Zustand, in welchem wir von einer hochautomatisierten Tätigkeit sprechen.

Nehmen wir als Beispiel das Autofahren. Als Kind nimmst du gar nicht wahr, dass du nicht Autofahren kannst. Mit steigendem Alter wächst der Wunsch selbst ein Auto fahren zu können, du wirst dir deiner Inkompetenz bewusst. Nachdem du den Führerschein gemacht hast, wurde dir die Kompetenz sogar bescheinigt.

Und jetzt erinnere dich mal zurück. Wie anstrengend war es für dich, dich gleichzeitig mit Freunden im Auto zu unterhalten, das Fahrzeug zu steuern und auf den Verkehr zu achten? Das ausüben dieser Tätigkeit hat dich noch viel Konzentration (kognitiv) gekostet. Mit der Zeit wurde es immer einfacher und mittlerweile musst du während der Autofahrt nicht mehr überlegen, wann du wie den Gang wechselst und wie du auf der Autobahnauffahrt beschleunigst.

Du hast dir also eine unbewusste Kompetenz angeeignet, die es dir nun ermöglicht ohne große Anstrengung ein Fahrzeug zu bewegen.

Anspruchsvolle Aufgaben verhindern Multitasking

Dies beschreibt, dass wir durchaus fähig sind, mehrere Tätigkeiten gleichzeitig auszuführen, sofern keine der beiden Tätigkeiten eine größere kognitive Anstrengung bedarf. Du kannst spazieren und Musik hören, bügeln und TV schauen, auch gehen und dich dabei unterhalten. Doch wenn du in ungewohnter Umgebung Auto fährst oder spazieren gehst, blendest du das Radio automatisch aus oder verläufst dich, wenn du mit jemanden telefonierst.

Sobald die vermeintlich automatisierte Aufgabe etwas mehr Konzentration beansprucht als es die andere kognitive Aufgabe zulässt, wird sie nicht mehr korrekt ausgeführt. In unserer Arbeitswelt zeigt sich das, wenn wir in einem Meeting plötzlich angesprochen wurden und merken, dass uns die letzten Minuten des Gespräches nicht präsent sind.

Das Gehirn kann die Aufmerksamkeit sogar aktiv auf eine Aufgabe richten und gleichzeitig die Aufmerksamkeit anderer Sinneskanäle unterdrücken. Diese Konzentrationsblindheit verstärkt sich, je anspruchsvoller die Aufgabe ist.

Hier möchte ich einmal den Begriff „Deep Work“ einwerfen. Dort wird sich mit bestimmten Techniken genau diese Fähigkeit zu Nutze gemacht. Wer also konzentriert an einer schwierigen Aufgabe arbeitet, nimmt Nebengeräusche weniger stark wahr. Das heißt im Umkehrschluss, dass die Störungsempfindlichkeit steigt, je leichter die Aufgabe ist.

Teste deine Multitaskingfähigkeit

Das kannst du dir mit 2 kleinen Experimenten vergegenwärtigen. Im ersten Experiment wirst du deine Aufmerksamkeit während einer Alltagssituation testen. Im zweiten Experiment zeige ich dir, dass es effizienter ist, wenn du Aufgaben nacheinander abarbeitest.

Die Mail während eines Meetings

Ich möchte mit dir eine typische Arbeitssituation kreieren, in der du beispielsweise an einem Meeting teilnimmst, in welchem du eher passiv beteiligt bist und somit dem Impuls nachgibst, nebenbei Mails zu schreiben.

Such dir dafür zunächst einmal ein YouTube Video heraus, in welchem etwas erklärt wird, womit du dich halbwegs auskennst. Die Dauer von 5 Minuten reicht aus. Während du das abspielst, schreibst du dir selbst eine Mail in welcher du dir den gestrigen Tagesablauf erzählst. Sobald das Video aufgehört hat, fasst du kurz zusammen, was du vom Video behalten hast.

Und? Vermutlich hast eine der beiden Aufgaben nicht zufriedenstellend erledigen können, wahrscheinlich sogar beide nicht. Dazu war es noch kognitiv sehr anstrengend sich zu konzentrieren.

Jetzt machst du es nacheinander. Schreibe während des Videos mit und anschließend deine Mail. Wie viele neue Dinge hast du im Video erfahren, obwohl du es schon einmal gehört hast? War es einfacher, beides nacheinander durchzuführen? 

Buchstaben- und Zahlensalat

Auch dieser Test setzt sich aus zwei Durchläufen zusammen. Du benötigst nur die Stoppuhr deines Smartphones.

Du beginnst von 1 bis 20 zu zählen und anschließend sagst du das Alphabet bis zum Buchstaben T auf. Hier stoppst du die Zeit. Im zweiten Durchlauf vermischst du beides. Du startest mit 1A, 2B bis du schließlich bei 20T endest. Und stoppe wieder die Zeit.

Durchgang 1: 1, 2, 3, . . . 19, 20  + A, B, C, . . . S, T

Durchgang 2: 1A, 2B, 3C, . . . 18R, 19S, 20T

Und? Auch hier hast du vermutlich gemerkt, dass solch einfachen Dinge wie das Alphabet und die Zahlen bis 20 dich aus dem Konzept bringen, sobald du dich stark konzentrieren musst. Auch wenn du beides seit der ersten Klasse beherrschst, hast du nun vermutlich ein Vielfaches an Zeit benötigt.

Der Versuch des Multitaskings bei anspruchsvollen Aufgaben kann also negative Effekte hervorrufen, wie einer höheren Fehleranfälligkeit, Ineffizienz und letztendlich auch zu mentaler Erschöpfung führen. Du hast gemerkt, dass diese sehr einfachen Aufgaben sowohl mehr Zeit in Anspruch nehmen und trotzdem qualitativ schlechter ausgeführt wurden.

Ich möchte, dass du dir jedes Mal gut überlegst, ob du das in Kauf nehmen möchtest, wenn du einmal wieder den Impuls verspürst, während eines langweiligen Meetings eine Mail zu schreiben. Frage dich stattdessen lieber, warum du überhaupt an diesem Meeting teilnimmst. 

Wann und wie kannst du Multitasking anwenden?

Geschäftigkeit ist nicht gleich Produktivität

Wer sofort auf neu auftretende Probleme mit Aktionismus reagiert, ohne die vorige Aufgabe abgearbeitet zu haben, der praktiziert augenscheinlich Multitasking, indem er ständig zwischen Aufgaben wechselt, ohne diese wirklich abzuarbeiten und voranzukommen.

Es gibt immer sehr viele Probleme, die um sofortige Aufmerksamkeit buhlen. Wer auf jedes dieser Probleme sofort reagiert, der verfällt der Aktionssucht. Die wiederkehrenden Wechsel zwischen den leichten Aufgaben, wie die fortwährende Bearbeitung von Mails oder kurze Telefonate, können den ganzen Arbeitstag ausfüllen, sind jedoch nur bedingt zielführend. Diese ständige augenscheinliche Produktivität vermittelt das Gefühl von Wichtigkeit, führt jedoch zu wenigen Ergebnissen. Neben der zu berücksichtigen Priorisierung von Aufgaben, gibt es Probleme, die werden am besten gelöst, wenn nichts unternommen wird oder bei denen kein sofortiges Handeln notwendig ist. Wirkliche Produktivität entsteht nicht durch die sofortige Reaktion auf kleine Aufgaben.

Multitasking funktioniert nur bei Routinetätigkeiten

Multitasking funktioniert ausschließlich bei automatisierten Prozessen. Das Verfassen von Mails während eines Telefonates, Protokolle während eines Meetings zu lesen – hier sind die kognitiven Anforderungen fernab von Automatisierung, da selten dieselben Mails verfasst oder dieselben Gespräche geführt werden. 

Es gilt also, dir Tätigkeiten herauszusuchen, die immer gleich ablaufen. Je öfter du sie auf dieselbe Weise wiederholst, desto schneller wird diese Tätigkeit zu einer bewussten Kompetenz. 

Doch was für Tätigkeiten sollen das sein? Die Tests haben dir gezeigt, dass es nichts ist, wobei du aktiv zuhören oder nachdenken musst. Das schließt also sehr viele Tätigkeiten im beruflichen Kontext aus und das ist auch gut so! Mails sortieren oder die ToDo-Liste aufräumen sind möglich. Alles darüber hinaus bitte nicht während Meetings oder Telefonaten versuchen. Und im selben Kontext auch nicht während des Autofahrens mit dem Handy Nachrichten schreiben!

Sind Frauen besser im Multitasking?

Ich habe wirklich viel rüber Multitasking gelesen. Gerade die landläufige Meinung, dass Frauen mehr Dinge gleichzeitig können, Männer jedoch nicht, wurde dabei auch immer wieder thematisiert. Letztendlich gab es Hinweise darauf, dass Frauen etwas besser bei Aufgaben abschneiden, die mit dem Sprachzentrum verbunden sind. Männer hingegen schnitten bei räumlichen Denken besser ab. Doch konnte dies nie eindeutig und absolut bestätigt werden. Denn am Ende kommt es, wie hier auch beschrieben, auf das Gehirn und die individuellen Fähigkeiten an. 

Da Frauen und Männer dieselben Hirnareale und Funktionsweisen besitzen, können beide Geschlechter auch erst einmal grundsätzlich dieselben Multitaskingfähigkeiten erlernen und anwenden. Des weiteren haben Studien gezeigt, dass Frauen genauso schlecht abschneiden wie Männer, sobald die Aufgaben kognitiv anspruchsvoller werden. Wenn es um das Gehirn geht, betrachten wir nicht Männer und Frauen, sondern Menschen. Natürlich können Frauen gewisse Fähigkeiten besser erlernt haben, als ihr Ehemann. Der Rückschluss auf alle Frauen und Männer kann jedoch nicht bestätigt werden.

Multitasking ist der Versuch die Aufgabenlast zu beherrschen

Ich hoffe ich konnte dir zeigen, dass Multitasking ein schönes Ziel ist, jedoch meistens schlichtweg nicht funktioniert und schon gar nicht des Rätsels Lösung ist. Wenn du zu viele Aufgaben auf deinem Tisch hast, dann versuche es nicht zu kompensieren, indem du alles parallelisierst. Darunter leidet die Arbeitsqualität und du wirst dich noch schneller erschöpft fühlen. Konzentriere dich auf eine Aufgabe, arbeite sie ab und erledige die nächste. 

Was hast du mitgenommen? Wie sind deine Erfahrungen mit Multitasking? Schreibe es mir in den Kommentaren.

In diesem Sinne: Bleib niemals wie du heute bist!

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Planning is bringing the future into the present so that you can do something about it now.

Alan Lakein

Prolog: Es gibt nicht DIE beste Zeitmanagement-Methode, sondern DEINE beste Methode

Jeder hat eine Vorstellung davon, was Zeitmanagement ist. Bist du auch der Meinung, dass es Menschen gibt, für die Zeitmanagement bestimmt toll funktioniert, für dich und deinen Umständen aber nicht passt? Stimmt’s?

Das Zeitmanagement ist dafür da, um den Menschen im Umgang mit der eigenen Zeit zu helfen. Doch genau das ist es, was die Menschen noch mehr unter Druck setzt. Egal wie du dich selbst organisieren möchtest, es sollte dir helfen und einfach von der Hand gehen – die Aufgaben die du verwaltest sind schon anstrengend genug.

Jetzt sagst du zu Recht: „Kevin, dann zeig mir doch was ich machen soll und wie es einfach funktioniert!“ Glaube mir, das würde ich gerne. Doch diese „Methode für alle“ gibt es nicht. Du bist ein Individuum, mit eigenen Rahmenbedingungen, Vorlieben und Stärken, also darfst du dir auch eine eigene Zeitmanagementmethode kreieren. Daher funktionieren die klassischen Methoden auch nicht.

Deine individuelle Spielwiese möchte ich dir anhand des eigens hierfür erfundenen 3M-Modells erklären. Ich sehe Zeitmanagement als Dreiklang zwischen den klassischen Methoden, den verwendeten Medien und deinem Mindset.

Kleiner Funfact nebenbei. Kommt dir 3M bekannt vor? Es ist ein Unternehmen, welches neben vielen anderen Produkten auch die Post-It’s erfunden hat. Da schließt sich der Kreis, würde ich sagen.

Bevor ich dir die Inhalte des 3M-Modells näher bringe und dir jeweils ein paar Tipps mitgebe, werde ich vorher mit ein paar theoretischen Erläuterungen zum Zeitmanagement einsteigen und einordnen. Zum Abschluss gibt es noch eine Geschichte, wie mein Weg in dieser Welt des Zeitmanagements ausgesehen hat.

Was bedeutet Zeitmanagement in der Theorie?

Die Definition von Zeitmanagement

Lothar Seiwert, unser deutscher Zeitmanagement-Experte und Erfinder der ALPEN-Methode, sagt, dass es mit einem optimalen Zeitmanagement möglich ist, deutlich weniger zu arbeiten und trotzdem mehr zu erreichen. Um dies zu erreichen, bedarf es ebenso an ausgefeilten und trickreichen Methoden, wie an Selbstdisziplin, Motivation und Begeisterung.

Es geht im Zeitmanagement demnach darum, die vorhandene Zeit mit den bestehenden Aufgaben und Zielen optimal in Einklang zu bringen, um anschließend mehr Lebenszeit für das Privatleben zur Verfügung zu haben. Genau das besagt auch das zu Beginn aufgeführte Zitat. Im Zeitmanagement werden die Aufgaben der Zukunft vergegenwärtigt und anschließend zur Erledigung eingeplant. Es kann also heute etwas für das Morgen gemacht werden. Dafür werden Methoden verwendet, mit Hilfe derer Aufgaben gesammelt, priorisiert und geplant werden.

Es geht im Zeitmanagement um mehr als Effizienz

Ich stimme Lothar Seiwert größtenteils zu. Doch bei den „ausgefeilten und trickreichen Methoden“ muss ich allerdings widersprechen. Ich habe dir im allgemeinen Artikel zum Selbstmanagement die 4 Generationen des Zeitmanagements von Stephen Covey erklärt. Und genau darauf fußt auch meine Kritik.

Wenn wir mit ausgefeilten Methoden uns selbst austricksen müssen, um zu Effizienz-Monstern zu werden, dann fehlt es an Flexibilität und Weitblick für die persönlichen Ziele. Das ist auch der Grund, weswegen solche ausgefeilten Methoden für den Großteil nicht funktionieren.

Die Methoden sind super, wenn du völlig autark, abgekapselt von irgendwelchen Unterbrechungen und sonstigen Einflüssen arbeiten kannst. Dann priorisiere deine Aufgaben, verplane deine Zeitblöcke und leg los. Doch in diesen schnelllebigen und komplexen Zeiten funktioniert das meistens nicht mehr. Wenn sich plötzlich die Prioritäten der Aufgaben verändern, andere Aufgaben dazwischen kommen oder du dir auch einfach mal Zeit für die Kollegen nimmst, fällt das ganze Kartenhaus täglich in sich zusammen – Umterminierungen, Frust und Stress sind vorprogrammiert.

Finde deine eine eigene Zeitmanagement-Methode heraus

Daher möchte ich dir ans Herz legen, alles was gleich kommt, als Werkzeugkasten zu betrachten. Jedes kleine Tool kann zu dir passen. Probiere Dinge aus, fange klein an. Doch versuche nicht, dir von heute auf morgen das perfekte System aufzuhalsen. Du fängst beim Marathontraining ja auch erst mit 5km an, statt in deiner ersten Woche direkt 3 Intervalltrainigs und den 30km-Lauf einzuplanen. Gewöhne dich langsam an eine methodische Arbeitsweise und erweitere diese stetig. Doch holen wir jetzt erst einmal die Werkzeuge aus der Kiste und schauen sie uns an.

Was muss ich beim Zeitmanagement beachten?

Nachdem ich die Relevanz der Methoden eben vom Sockel gehoben habe, möchte ich einige Methoden dennoch kurz erklären. Eine Zeitmanagementmethode kannst du als ganzheitliches System betrachten, an dem du dich orientieren kannst, um deinen eigenen Weg zu finden. Damit du einmal die Bandbreite und Herangehensweisen einer Methode verstehst, werde ich dir zwei umfassende Methoden erläutern: die ALPEN-Methode und Getting-Things-Done (GTD). Selbstverständlich werde ich diese in Folgeartikeln noch tiefgehender betrachten.

Die ALPEN-Methode von Lothar Seiwert

Die ALPEN-Methode von Lothar Seiwert ist als Akronym aufgebaut und bedeutet:

1. Aufgaben und Termine notieren
2. Länge der Aktivitäten schätzen
3. Pufferzeiten einplanen
4. Entscheidungen treffen
5. Nachkontrolle

Im Kern geht es darum, dass alle Aufgaben und Termine aufgeschrieben werden, um anschließend die Dauer der Erledigung jeder Aktivität einzuschätzen. Um den Tag zu planen, wird dieser zu 50 % mit Aufgaben gefüllt. Die andere Hälfte hältst du dir als Reserve für Unvorhergesehenes, Regeneration oder eine längere Dauer zur Abarbeitung der eingeplanten Aufgaben zur Verfügung. Um die 50 % mit den richtigen Aufgaben füllen zu können, musst du Entscheidungen treffen, also priorisieren was für den Tag wirklich wichtig ist. Die Nachkontrolle des Tages hilft dir, dein Zeitmanagement zu verbessern. War die geschätzte Dauer korrekt? Muss anders priorisiert werden? 

Die Getting-Things-Done-Methode von David Allen

Die Getting-Things-Done-Methode von David Allen verfolgt einen anderen Ansatz. Der Kern dieser Methode ist die sogenannte Eingangsverarbeitung aller zu erledigenden oder zu entscheidenden Dinge in deinem Leben. Du sammelst alles und nimmst dir an einem oder zwei Zeitpunkten am Tag all diese Dinge vor und prüfst folgende Kriterien:

1. Musst du etwas tun? Wenn nein, dann archiviere es.
2. Überlege, was der nächste Handlungsschritt ist
3. Kann die Aufgabe in 2min erledigt werden? Dann mach es sofort!
4. Kann es jemand anderes erledigen? Dann delegiere es.
5. Ansonsten verschiebe es in die ToDo-Liste oder erstelle einen Termin

David Allen beschreibt noch ein bestimmtes Organisationssystem, auf das ich hier nicht näher eingehe. Anhand der Methode erkennen wir gleich, dass weder Zeitplanungen, noch Priorisierungen vorgenommen werden. Die Methode setzt auf die volle Flexibilität bei der Erledigung der Aufgaben, er vertraut der Intuition des Einzelnen, statt den Tag oder die Woche strikt mit Aufgaben zu verplanen.

Allen präferiert es, je nach Kontext der Arbeitsumgebung, dem Energielevel, der zur Verfügung stehenden Zeit und den gefühlten Prioritäten, spontan zu entscheiden was als nächstes zu erledigen ist. Zusammenfassend verfolgt Allen im Sinne des Selbstmanagements auf höherer Ebene die Ausrichtung an den eigenen Grundsätzen, der Vision und Zielen. 

Du siehst, dass beide Methoden für sich genommen, erst einmal schlüssig aufgebaut sind, doch auch recht komplex in der Anwendung sind. Wir lassen die Bewertung einmal außen vor. Die Klammer bilden wir am Ende des Artikels. Für uns reicht es zunächst aus, diese Methoden erst einmal als große Toolbox zu betrachten. Aufgaben sammeln, verarbeiten, priorisieren, einplanen, erledigen – all das kann nützlich sein. Ob du diese Dinge umsetzt und in welcher Form, entscheidest du ganz allein.

Wo soll ich das denn alles abbilden?

Das Medium ist die Summe der Tools

Das ist eine ganz wichtige Frage, die du dir nur selbst beantworten kannst. Unter einem Medium verstehe ich die Summe der Hilfsmittel, welche du für dein System verwendest. Du kannst deine Aufgaben und Termine mit Hilfe einer Software verwalten, wie es beispielsweise Outlook mit Mails, Terminen und Aufgaben ermöglicht. Vielleicht gefällt dir auch Trello oder eine dieser To-Do-Listen Apps besser. Wer eher haptisch veranlagt ist, kommt mit einem Zeitplanbuch oder einem dieser Organizer besser zurecht. Hier kommt es auf verschiedene Aspekte an, wie der berufliche Kontext oder deine Persönlichkeit.

Tools im Consulting-Kontext

Beginnen wir mit dem beruflichen Kontext. Als Consultant wirst du wahrscheinlich mit vielen Mails konfrontiert. Bei langen und komplexen Mails ist das lesen und verstehen bereits eine Aufgabe für sich. Daher kann es für dich ausreichen, wenn du dein System innerhalb von Outlook auf Grundlage deiner Mails abbildest, solltest du es beruflich sowieso verwenden.

Nutzt ihr eine andere Software zur Aufgabenverwaltung im Unternehmen, dann befasse dich zunächst einmal damit. Wenn du viele konzeptionelle Aufgaben hast, die sich nicht aus Mails ergeben, kannst du über eine ToDo-Liste nachdenken. Berücksichtige auf jeden Fall zunächst die Herkunft deiner Aufgaben und welche Tools im Unternehmen eingesetzt werden. Je weniger Medienbrüche du hast, desto größer die Erfolgswahrscheinlichkeit.

Zeitmanagement im Einklang mit deiner  Persönlichkeit

Deine Persönlichkeit beeinflusst den Erfolg aus zweierlei Sicht. Zum einen lade ich dich ein, dir einmal bewusst zu machen, wie du tickst. Arbeitest du eher organisiert und strukturiert? Erfüllt es dich, etwas abzuhaken? Dann kannst du dir über eine Möglichkeit Gedanken machen, in der du eine strukturierte Liste zur Verfügung hast, ganz gleich ob in Form einer App oder als Exceltabelle.

Oder engt dich eine terminierte Aufgabenliste ein und hemmt dich sogar? Liebst du es, dir spontan überlegen zu können, was du jetzt als nächstes machst? Hüpfst du vielleicht auch gerne mal zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her? Dann reicht es dir vielleicht auch, deine Mails als Aufgabenliste zu verwenden.

Der andere Aspekt ist eine reine Typfrage. Es gibt technisch affine Menschen, die möglichst alles immer griffbereit und synchronisiert zur Verfügung haben wollen. Denn das Smartphone haben sie immer dabei. Da bietet sich eine digitale Abbildung des Zeitmanagements natürlich an.

Andererseits gibt es Menschen, die Aufgaben besser verinnerlichen können, indem sie diese mit einem Stift aufschreiben. Wo die fixe Struktur, die Möglichkeiten des Durchblätterns der Seiten, abhaken der Aufgaben, aufmalen von Gedanken und auch die Nutzung von Aufklebern und Post-It’s zwingend notwendig ist. Dann ist eines dieser Ringbücher eventuell nützlich. Dort kannst du auch zurückblättern und in die Vergangenheit zurückblicken.

Diese Präferenzen sollten immer mit berücksichtigt werden, wenn du dir deine eigene Methode aufbaust.

Wie arbeite ich denn die Aufgaben idealerweise ab?

Wenn du für dich festgelegt hast, was du wo abbilden möchtest, dann beginnt die wahre Arbeit. Nichts ist ärgerlicher, als deine Aufgaben hervorragend sortiert und abgebildet zu haben, wenn du diese aber weder konsequent fortführst oder strukturiert abarbeitest. Dieses Feld ist sehr tiefgreifend und eine Wissenschaft für sich. Daher werde ich dir an dieser Stelle nur fünf grundsätzliche Tipps mitgeben und die großen Konzepte dahinter in Folgeartikeln näher betrachten.

Nimm dir Zeit für dein Zeitmanagement

Wie kommst du also ins handeln? Zunächst solltest du dir Zeit für dein Zeitmanagement nehmen. Baue dir eine Routine auf, in der du zu Beginn oder am Ende deines Arbeitstages deine Aufgabenlisten vervollständigst und aktualisierst. Schaue auf den anstehenden Tag. Welche Termine stehen an? Musst du noch etwas vorbereiten? Welche neuen Aufgaben haben sich angesammelt? Was ist bereits erledigt? Ich rede hier von täglich 15 – 30 Minuten, die du investierst. Aus meiner Sicht geht das Pendel zwischen Aufwand und Nutzen ganz klar in Richtung Nutzen. Mit geringem Aufwand bekommst du bereits Struktur und entwickelst einen Weitblick. Probiere es mal aus. Ich liebe diese 30 Minuten am Morgen.

Nimm dir Zeit für deine Aufgaben

Der nächste Tipp ist, dich nicht von deinen eigenen Aufgaben abbringen zu lassen. Versuche nicht, dich von Terminen und Aufgaben anderer so weit einschränken zu lassen, dass du deine Aufgaben erst nach dem Feierabend erledigen kannst. Zum Zeitmanagement gehört es auch, dir die Zeit für Aufgaben zu nehmen und zu verteidigen. Anfragen von anderen Personen sind nicht zwangsweise wichtiger als deine Aufgaben. Ich weiß, es ist eine Hürde, anderen auch einmal NEIN oder zumindest „nein, nicht jetzt“ zu sagen. Es ist aber notwendig, damit du nicht eine Marionette deines Umfeldes wirst.

Arbeite im Flow

Kennst du das Gefühl, wenn du an einer Aufgabe arbeitest und völlig die Zeit und alles um dich herum vergisst? Dieses Gefühl wird Flow bezeichnet und beschreibt einen Zustand hoher Konzentrationsfähigkeit. Menschen können sich selbst in einen höheren Bewusstseinszustand versetzen, in welchem sie mit Leichtigkeit Aufgaben mit voller Leistungsfähigkeit bewältigen können. Cal Newport baut auf diesem Flow-Zustand in seinem Konzept zu Deep Work auf. Wer sich demnach einen festen Zeitblock von 1,5 Stunden einplant und dort sämtliche Störfaktoren, wie Mails, Anrufe oder Nachrichten ausschließt, kann sich selbst in den Flow-Zustand versetzen und seine Zeit effektiv und effizient ausnutzen.

Räume dein E-Mail-Postfach auf – Inbox Zero ist das Ziel

Ich kenne viele Kollegen, die im Posteingang Hunderte und Tausende von Mails ansammeln. Ist etwas bearbeitet, dann wird sie als gelesen markiert. In der Praxis sieht es leider so aus, dass nur die Mails berücksichtigt werden, die noch im Sichtfeld sind. Ein Kunde hat mir einmal gesagt, dass ich meine wichtigen Mails an ihn immer erst um 19 Uhr absenden soll. Dann ist die Chance groß, dass er sie abends oder morgens noch liest. Ansonsten geht sie halt unter und er weiß nichts davon.

Also hier meine eindringliche Aufforderung, den Posteingang aufzuräumen. Scanne regelmäßig deine Mails und baue dir ein Ordnersystem auf, in welchem du alle offenen Aufgaben-Mails einsortieren kannst. Ich bin süchtig danach, eine 0 bei der Anzahl der Mails im Posteingang zu sehen. Oder wenn Outlook mir im Posteingang sagt „es wurden keine Elemente gefunden“ – ach herrlich. Wie du das mit Leichtigkeit schaffen kannst, werde ich dir zeitnah in einem separaten Artikel erklären.

Wer hart arbeitet, muss auch Pause machen

Wenn du auf Dauer hochkonzentriert und effizient arbeiten möchtest, dann sind Pausen unabdingbar, denn Anspannung benötigt auch immer die Entspannung. Hüpfst du auch von Meeting zu Meeting, ohne dabei Zeit für einen Kaffee oder einer biologischen Pause zu haben? Das Home-Office hat diesen Effekt noch verstärkt. Du wirst bessere Ergebnisse erzielen, wenn du 7 Stunden konzentriert arbeiten kannst, als wenn du 8 Stunden lang durch den Tag hetzt. Versuche dir zwischen den Terminen 5 Minuten Zeit zum durchatmen zu nehmen und verbringe deine Mittagspause nicht mit dem Teller am Computer. 

So habe ich persönlich mein Zeitmanagement strukturiert

Um dich nicht ausschließlich mit Methoden und Tipps zu erschlagen, möchte ich dir einmal meine Erfahrungen mitgeben. Denn die günstigsten Fehler sind doch die von anderen. Und davon habe ich einige gemacht, aus denen du jetzt lernen darfst.

Die ersten Gehversuche im Zeitmanagement

Ich habe zu Beginn meiner Beratertätigkeit ebenfalls mit diesem Modell „gelesen/ungelesen“ im Posteingang gestartet. Mit steigender Anzahl der Mails hat das System nicht mehr funktioniert, woraufhin ich angefangen habe, eine Aufgabenliste in OneNote zu erstellen. Doch sobald der Sturm abgeflaut ist, war auch die Relevanz der Aufgabenliste gesunken und ich bin wieder zurück zum Modell gelesen/ungelesen.

Beim nächsten Sturm habe ich mit einer ausgeklügelten Excelliste gearbeitet. Doch die dortigen Prioritäten, die selbst ausgedachten Deadlines und der Erledigt-Status haben mich so verrückt gemacht, dass ich durch die Pflege und den ganzen Neuterminierungen der Aufgaben mehr Zeit mit der Liste selbst verbracht habe, als mit den Aufgaben.

Es musste etwas Neues her. Also habe ich die ALPEN-Methode umgesetzt. Da ich mich per se als unstrukturiert beschreiben würde, wird diese feste Struktur meine Schwäche bestimmt bestens ausgleichen. Weit gefehlt. Ich habe keine 2 Wochen ausgehalten.

Die Kreation meiner eigenen Zeitmanagement-Methode

Erst dann habe ich angefangen, mir wirklich Gedanken über meine Präferenzen und den Werkzeugen zu machen. Die Grundidee von Getting-Things-Done hat mich weitaus mehr angesprochen und ich bin dort tiefer eingestiegen. Ich habe mit Teilen dieser Methode angefangen und erste Erfolge gefeiert.

Als ich etwas Sicherheit gewonnen habe, meine Mails und Aufgaben einigermaßen im Griff hatte, habe ich mich mit der Erledigung befasst. Was nutzt mir denn meine Aufgabenliste, wenn ich ständig in Meetings eingebunden bin und keine Zeit habe. So habe ich das Konzept von Deep Work für mich entdeckt. Ich habe zu Beginn wöchentlich 2x eine Stunde geblockt und diese Blöcke nach und nach zeitlich und quantitativ ausgeweitet. In jedem dieser einzelnen Zeitblöcke habe ich gefühlt mehr geschafft, als sonst an einem ganzen Tag.

So habe ich mich auf der nächsten Evolutionsstufe sukzessive Schritt für Schritt weiter in Richtung Tages- und Wochenplanung gewagt.

Du siehst also, dass es sinnvoll ist, dich zunächst mit kleinen niedrigschwelligen Aspekten zu befassen und dich dann Schritt für Schritt einzelne Werkzeuge aus dem großen Baukasten zu nehmen. Letztendlich ist dies genau das, was ich im Artikel zur Persönlichkeitsentwicklung geschrieben habe, Stichwort „Gewohnheiten aufbauen“. Starte mit kleinen Schritten außerhalb deiner Komfortzone, feiere Erfolgserlebnisse und mache immer größere Schritte. Irgendwann baust du Momentum auf und es entwickelt sich eine Gewohnheit.

Es gibt noch so viel zu sagen

Du hast gemerkt, dass es nicht die eine perfekte Zeitmanagementmethode gibt. Es gibt noch nicht einmal die eine perfekte Methode für dich. Ich kann dir nur mitgeben, dich mit kleinen Schritten an das Thema heranzuwagen. Bleibe konsequent und probiere diese Werkzeuge ruhig einmal aus. Die hier beschriebenen Tipps helfen dir, dich zu organisieren und deine Aufgaben qualitativ besser durchzuführen. Jeder einzelne dieser Tipps und Methoden wird im weiteren Verlauf noch eine Rolle in diesem Themenbereich bei GrowthVibe spielen. 

Doch damit nicht genug. Selbstverständlich werde ich mit dir auch alles rund um die Organisation im Home-Office besprechen. Darüber hinaus werde ich dir auch einige von mir konzeptionierte Vorlagen und Anleitungen der technischen Hilfsmittel mit an die Hand geben. Und natürlich wird es Beiträge geben, in denen wir gemeinsam die Potentiale deines bisherigen Zeitmanagements erarbeiten.

Doch eines meiner großen Vorhaben ist es, dir eine Möglichkeit zu bieten, mit der du deine ganz individuelle Zeitmanagementmethode anhand deiner persönlichen Präferenzen zusammenstellen kannst. Eine Matrix, mit der du gemäß deiner Persönlichkeit, eine Auflistung der Risiken, Werkzeuge und Potentiale erhältst. Bleib also dabei!

In diesem Sinne: Bleib niemals wie du heute bist!

Wie sind deine Erfahrung mit dem Zeitmanagement? Hat dir etwas gefehlt? Hinterlasse mir gerne einen Kommentar.

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It is fundamentally the confusion between effectiveness and efficiency that stands between doing the right things and doing things right. There is surely nothing quite so useless as doing with great efficiency what should not be done at all.

Peter Drucker, Managing for Business Effectiveness von 1963

Prolog: Warum wir uns mit Selbstmanagement befassen

Oft wird Selbstmanagement synonym mit dem Begriff des Zeitmanagements verwendet.

„Ich manage mich im Alltag selbst – also betreibe ich Selbstmanagement… Oder nicht?!?“

Wie Peter Drucker 1963 schon festgestellt hat, geht es im Selbstmanagement um viel mehr, als seinen Tag möglichst effizient zu gestalten. Zum Selbstmanagement gehört auch der Schritt rückwärts, um den ganzen Wald zu betrachten, nicht nur den einen Baum. Was bringt es dir die Karriereleiter hochzuklettern, wenn sie an der falschen Mauer steht?

Es geht also darum, zunächst die persönlichen großen Ziele auszumachen und dann den dafür nötigen Aufgaben einen angemessen Zeitrahmen im Kalender einzuräumen, statt mit großem Eifer nicht zielführende Aufgaben abzuarbeiten. Das Zeitmanagement ist demnach ein Aspekt des Selbstmanagements, der erst zum Tragen kommt, wenn die richtige Richtung festgelegt wurde.

In diesem Beitrag möchte ich dir erste Erklärungen ebenso nahe bringen, wie mein eigenes Modell des Selbstmanagements vorstellen. Die einzelnen Bereiche aus diesem Modell werde ich in Folgeartikeln noch näher erläutern. Alle Beiträge dieses Blogs werden sich mit einem dieser Bereiche auseinandersetzen.

Wofür brauche ich Selbstmanagement?

Die Zeitmanagement-Welt früher

Doch starten wir zunächst damit, uns anzuschauen was Selbstmanagement überhaupt ist und wofür es wichtig ist. Die Notwendigkeit des Selbstmanagements können wir ganz gut an dem technischen Fortschritt festmachen. Der Großteil der geschäftlichen schriftlichen Kommunikation wurde vor der Erfindung der E-Mail (1971) noch per Post durchgeführt. Jeder wusste also morgens mit dem Erhalt der Briefe, was an diesem Tag zu erledigen ist. Ein weiterer Vorteil ist, dass für einen Antwort-Brief immer ein paar Tage ins Land ziehen, bis der Empfänger den Brief erhält und antwortet. Hinzu kamen die festen Termine und ab und zu spontane Anrufe oder Besuche. Alle sehr gut planbar. Wenn am Ende alle Briefe und Aufgaben bearbeitet wurden, war es ein guter Tag.

Die Zeitmanagement-Welt heute

Die E-Mail hat diesen Prozess um ein vielfaches beschleunigt. Durch die Digitalisierung haben sich die Kommunikationszyklen verkleinert und jederzeit können neue Aufgaben, Antworten oder wichtige Informationen hereinkommen. Dazu kommen noch Infos, die uns vorgaukeln, absolut wichtig zu sein, wie sämtliche Werbekanäle und allem voran alles was mit Social Media zu tun hat.

Heutzutage scheint es nicht mehr möglich zu sein, an einem Tag alle offenen Aufgaben zu erledigen. Allein das Wissen, dass es technisch möglich wäre, sofort zu antworten, steigert die Erwartungshaltung an uns selbst, dies auch schnellstmöglich zu tun.

Es entstehen zudem höhere Erwartungen an unsere Flexibilität und Reaktionszyklen. Durch die komplexere Zusammenarbeit über mehrere Projektteams und Standorte hinweg, steigt auch der Abstimmungsbedarf an. Und und und . . . Du merkst, es entsteht zwangsweise die Notwendigkeit das eigene Verhalten an diese Anforderungen anzupassen.

Die 4 Generationen des Zeitmanagements

Das steckt hinter den 4 Generationen

Diese Anpassung beschreibt Stephen Covey in seinem Werk „Die 7 Wege zur Effektivität“ anhand der vier Generationen des Zeitmanagements. Covey beschreibt die erste Generation mit der Überschrift „Überblick behalten“, welche durch das simple führen von Notizen und Aufgaben-Checklisten geprägt ist. In der zweiten Generation werden diese Aufgaben durch den Terminplaner vorausschauend geplant. Waren die Aufgaben bisher noch gleichgewichtet, stehen Prioritäten im Mittelpunkt der dritten Generation. Die Aufgaben werden priorisiert und darauf aufbauend eine Tagesplanung durchgeführt.

Warum die 4. Generation wichtig ist

Covey betrachtet die dritte Generation als sehr starr und einengend, was sich kontraproduktiv auswirken kann. Wer sich ausschließlich auf die strikt festgelegten Aufgaben konzentriert, der erledigt zwar effizient seine Aufgaben, verliert dadurch jedoch die Möglichkeit für Spontanität. Die dort verwendeten Tools dienen ausschließlich dazu, Krisen und Termindruck zu organisieren. Konnten die geplanten Aufgaben nicht erledigt werden, führt das zu Frust und Überstunden.

In der vierten Generation geht es darum, im zur Verfügung stehenden Zeitfenster diejenigen Aufgaben umzusetzen, welche die größten Resultate bringen. Aufwand und Ergebnis sollen im Gleichgewicht stehen, sodass im Leben noch Freiraum für Beziehungen und spontane Handlungen besteht. Die Disziplin kommt aus dem freien Willen im Inneren heraus. Es gilt, die Aufgaben zu wählen, die ein wirkliches JA in einem selbst hervorrufen und die damit einhergehende Freiheit, Nein zu anderen Dingen zu sagen.

Die 4 Generationen als Evolutionsprozess

Alternativ können die vier Generationen auch als Evolutionsprozess eines einzelnen Menschen betrachtet werden. Die ersten drei Generationen können dem klassischen Zeitmanagement zugeordnet werden, die vierte Generation beschreibt das Selbstmanagement.

Denk bitte einmal zurück, was waren deine erste Schritte in die Welt des Zeitmanagements? Genau, alles offene von der Seele schreiben. Wer kein Zeitmanagement betreibt und von den Aufgaben überrollt wird, schreibt die Aufgaben intuitiv auf. Wer anschließend weiterhin das Gefühl hat, nicht voranzukommen, plant die Aufgaben ein und überlegt sich, was wann zu erledigen ist. Falls sich abzeichnet, dass die zur Verfügung stehende Zeit nicht für alle Aufgaben ausreicht, werden sie priorisiert und einige davon aussortiert.

Trotzdem treten mit der Zeit automatisch Stress und Unzufriedenheit auf. Der vierte Weg beschreibt die Auseinandersetzung mit dem Sinn dahinter und leitet den Ausbruch aus dem bestehenden System ein. Irgendwann kommt der Punkt, an dem man sich selbst fragt, wozu das alles führt, zu welchen Kosten und ob es jemals enden wird.

Das Selbstmanagement-Modell

Genau auf diesen Ausbruch möchte ich dich vorbereiten und dich dabei begleiten. Denn meist ist die erste Reaktion auf Stress und Unzufriedenheit die Kündigung. Doch wenn ich von Beratungshaus A in Beratungshaus B wechsle, ohne meine Arbeitsweise nachhaltig zu ändern, wird sich mittelfristig auch in Beratungshaus B derselbe Zustand einstellen. Ich meine mit Ausbruch also in erster Linie keinen Ausbruch aus dem Unternehmen, sondern einen Ausbruch aus dem Schema „weiter so wie bisher“.

Dafür habe ich das Selbstmanagement-Modell entwickelt, von mir für dich!

Selbstmanagement ist für mich mehr als nur eine Möglichkeit, den Alltag effizient zu gestalten. Es ist eine ganzheitliche Lebensbetrachtung, in der der Beruf nur eine von vielen Facetten darstellt. Ich habe dieses Modell entwickelt, um das Selbstmanagement als lebenslangen Prozesse darzustellen. Viele von euch werden es erkannt haben, ich habe mich hier am Scrum-Modell orientiert.

Durch die Selbstreflexion ermitteln wir ganz individuelle Anforderungen an uns selbst, den sogenannten Product-Backlog. Daraus werden anschließend konkrete Handlungsschritte abgeleitet und im sogenannten Sprint werden die zugehörigen Aufgaben umgesetzt und fortwährend kontrolliert.

Wenn es um eine Veränderung von Gewohnheiten oder Verhaltensweise geht, solltest du dir, ähnlich dem Sprint, 4 Wochen Zeit dafür nehmen. Mit dem Ziel „lebenslanges Lernen“ möchte ich darstellen, dass du vielleicht einzelne Verhaltensweisen erfolgreich anpassen kannst, du dich aber ständig hinterfragen und weiterentwickeln wirst. Es wird nicht den Punkt geben, an dem du sagen kannst „so, alles abgehakt – ich bin fertig und lehne mich zurück“.

Die einzelnen Bereiche werde ich nachfolgend kurz umschreiben und ein paar Leitfragen mitgeben. Konkrete Methoden und Handlungsempfehlungen führe ich in den Folgeartikeln weiter aus.

Selbstmanagement: Selbstreflexion

Der Begriff Selbstreflexion ist so etwas wie eine Bestandsaufnahme, eine Betrachtung des gegenwärtigen Zustandes. Hier analysieren und hinterfragen wir das eigene Denken, Handeln und Fühlen. Das machen wir entweder alltäglich im Unterbewusstsein, während und nach bestimmten Situationen oder ganz bewusst zu bestimmten Zeitpunkten, wie klassisch zum Jahreswechsel.

• Wo stehe ich in den mir wichtigen Lebensbereichen?
• Wo möchte ich in den nächsten 1 / 3 / 5 / 10 Jahren erreicht haben?
• Wie geht es mir aktuell?
• Welche Fertigkeiten benötige ich noch, um kommende Aufgaben bewältigen zu können?
• Was möchte ich noch lernen?
• Warum habe ich mich so verhalten?

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Selbstmanagement: Lebensziele + Motivation

Unter Lebensziele und Motivation wird alles zusammengefasst, was dich antreibt. Hier gibt es viele verschiedene Ansätze diese herauszufinden – den Big 5 for Live von John Strelecky, dem japanischen Begriff Ikigai, über das Find-your-why von Simon Sinek.

Sie alle eint, dass jeder Mensch auf Grund seiner Interessen und Fähigkeiten für gewisse Aufgaben besser bestimmt ist, als für andere. Darüber hinaus geht es mit dem Begriff der Motivation darum, herauszufinden, was uns motiviert und welcher Mechanismus dahinter steckt.

• Wofür stehe ich morgens auf?
• Womit möchte ich am liebsten meine Zeit verbringen?
• Welche Rollen und Bedürfnisse habe ich?
• Warum fallen mir manche Dinge leicht und machen mir Spaß?
• Wie kann ich diese mit meinem Beruf in Einklang bringen?

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Selbstmanagement: Persönlichkeitsentwicklung

Der Begriff der Persönlichkeitsentwicklung ist sehr weit gefasst und kann fast alles beinhalten, worin wir uns entwickeln möchten. Mir geht es im Kontext des Selbstmanagements darum, das eigene Verhalten und die eigenen Denkweisen stetig zu verbessern, auch den eigenen Horizont zu erweitern. Auch Glaubenssätze und Gewohnheiten werden näher betrachtet. Es gibt sicherlich noch viele hilfreiche Dinge da draußen, über die du dir noch keine Gedanken gemacht hast.

• Wo habe ich mich falsch verhalten?
• In welchen Situationen überreagiere ich manchmal?
• Hätte ich Situationen durch andere Verhaltensweisen besser meistern können?
• Welche Denkmuster verhindern oder behindern meinen Fortschritt?
• Womit möchte ich mich tiefer auseinandersetzen?
• Welche Muster möchte ich verstehen lernen?

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Selbstmanagement: Produktivität + Zeitmanagement

Dies ist der klassische Bereich des Zeitmanagements. Hier geht es um Methoden, Hilfsmittel und Techniken zur Effizienzsteigerung.

• Wie kann ich meine Aufgaben in den Griff bekommen?
• Welche Methoden passen zu mir?
• Wie nutze ich die technischen Hilfsmittel bestmöglich?
• Wie halte ich die Waage zwischen Effizienz und unnötigem Mikromanagement?

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Selbstmanagement: Emotionale Intelligenz

Die emotionale Intelligenz ist ein Sammelbegriff, welcher Fähigkeiten von der Selbstbewusstheit über die Empathie und soziale Kompetenz bis hin zur Kommunikation abdeckt. Es geht darum, die eigene Persönlichkeit und Gefühle realistisch erkennen, einschätzen und verstehen zu können, um sie schließlich auch konstruktiv beeinflussen zu können. Dazu gehört ein Maß an Einfühlungsvermögen, mit welchem die Gefühle und Sichtweisen anderer Menschen wahrgenommen werden können, mit dem Ziel , Verständnis aufzubauen und sich in sie hineinzuversetzen.

Je besser die Person gegenüber sich von dir verstanden fühlt – ganz gleich ob Vorgesetzter, Teammitglied oder Kunde – desto besser können Beziehungen aufgebaut und die anstehenden Aufgaben abgearbeitet werden. Das Ganze wird durch gute Kommunikationsfähigkeiten untermauert und teilweise auch erst ermöglicht, indem sowohl das aktive Zuhören zugeordnet wird, wie auch die Fähigkeit sich klar, verständlich und zielgerichtet ausdrücken zu können.

• Was fühle ich gerade und warum?
• Sind diese Emotionen förderlich oder hinderlich?
• Wie verhalte ich mich bei Konflikten?
• Wie kann ich Menschen für mich gewinnen?
• Warum fällt mir die Arbeit mit manchen Menschen leichter als mit anderen?
• Was kann ich machen, um Beziehung aufrecht zu halten?
• Wie nehme ich Menschen bei anstehenden Aufgaben mit?

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Selbstmanagement: Finanzmanagement

Der Bereich Finanzen und Geld ist allgegenwärtig, trotzdem wird selten darüber gesprochen. Hier geht es um einige grundlegende Überlegungen zum Umgang mit Geld. Dabei wird sowohl die Einnahmen- als auch die Ausgabenseite betrachtet.

• Wie regle ich meine Finanzen sinnvoll?
• Wie erhalte ich einen Überblick über meine Ausgaben?
• Warum ist am Ende des Geldes noch so viel Monat übrig?
• Was kann ich tun, wenn ich mehr Gehalt erhalten möchte?
• Wie kann ich auf finanzielle Ziele hinarbeiten?

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Selbstmanagement: Gesundheitsmanagement

Der Bereich Gesundheitsmanagement beinhaltet nicht nur, aus gesundheitlichen Krisen wieder herauszukommen, sondern auch, diese in Zukunft zu vermeiden. Unter diesem Bereich fallen Themen wie Stressmanagement, Resilienz, physische und psychische Gesundheit, Ernährung, und auch das sogenannte Biohacking.

• Wie gehe ich mit stressigen Situationen um?
• Was kann ich zur Erholung machen?
• Was kann ich alles machen, um in vollem Besitz meiner Kräfte zu kommen?
• Welche kleinen Tricks kann ich wann anwenden?

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Selbstmanagement: Selbstkontrolle

Im Gegensatz zur Selbstreflexion, geht es bei der Selbstkontrolle um die Betrachtung der vergangenen Wochen. Wenn du eine Veränderung umsetzt, dann solltest du diese auch in den ersten Wochen besonders konzentriert beobachten.

• Hat sich der erwünschte Effekt eingestellt?
• Ist mir die Umsetzung leicht gefallen?
• Muss ich etwas verändern, damit es besser zu mir passt?
• Werde ich es in Zukunft beibehalten können oder wollen?

Selbstmanagement: Lebenslanges Lernen

Das lebenslange Lernen ist ein Thema, welches häufig unterschätzt wird. Wir haben zu Beginn gelernt, dass die Digitalisierung uns zwingt, uns stetig an sich verändernde Anforderungen anzupassen. So werden sich auch die Anforderungen an die Arbeitnehmer zunehmend verändern. War vor 20 Jahren noch das Fachwissen der Berater das Alleinstellungsmerkmal, sind es heute das Prozesswissen, analytische Fähigkeiten und die Erfahrung, die eingekauft werden. Denn die Methoden und Tipps findet man heute auch im Internet.

Darüberhinaus ist mittlerweile in den Unternehmen viel Fachexpertise vorhanden, sodass die Erwartungshaltung an die Beratung gestiegen ist. Das lebenslange Lernen ist sozusagen der Antrieb, das große Ziel des Selbstmanagements. Ohne diese Grundhaltung sich selbst stetig verbessern zu wollen, wird es schwer sich im Sinne des Selbstmanagements für die Zukunft aufzustellen.

In diesem Sinne: Bleib niemals wie du heute bist!

Hast du Anmerkungen oder eine andere Sichtweise zu dem Thema? Dann teile sie mir doch gerne über die Kommentare oder einer persönlichen Nachricht mit. Ich freue mich auf den Austausch mit dir.

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