Das digitale Büro – so erschaffst du dein papierloses Büro!

Lesedauer 14 Minuten

Das Aussortieren des Unwesentlichen ist der Kern aller Lebensweisheit.

Laotse

Vor drei Jahren traf ich die entscheidende Wahl, dem stetig wachsenden Berg aus Papier in meinem Büro den Kampf anzusagen. Die umfangreichen Stapel von Dokumenten, Briefen, Notizen, Visitenkarten und allem, was sich sonst noch in physischer Form ansammelte, sollten nun endgültig aus meinem Arbeitsumfeld verschwinden. Mein Ziel war nicht nur das Aufräumen, sondern auch die Vermeidung eines erneuten Papierchaos.

Die Lösung für dieses Vorhaben hieß “Digitalisierung” – das Streben nach einem papierlosen Büro!

Ich lade dich ein, mich auf dieser Reise zu begleiten, bei der ich meine Herangehensweise und meine Erfahrungen teilen werde. Welche Entscheidungen mussten getroffen werden, und wie sieht mein Büro heute nach drei Jahren aus?

Worin liegt der Vorteil eines papierlosen Büros?

Doch fangen wir vorne an. Ich möchte dir zunächst meine Überlegungen und meine ganz eigene Definition von papierlos näherbringen.

Warum soll es ein papierloses Büro werden?

Es gab unzählige Momente, in denen ich viel zu viel Zeit damit verbracht habe, verzweifelt nach den richtigen Dokumenten oder Unterlagen zu suchen. Besonders ärgerlich wurde es, wenn ich meine Steuererklärung vorbereiten musste oder einen Internet-, Strom- oder Handyvertrag kündigen wollte. Auch die Menge an Notizen aus meinem Berufsalltag türmte sich zu einem unübersichtlichen Berg. Zuweilen war ich mir nicht sicher, ob ich die benötigte Information per Post, per E-Mail oder als PDF-Anhang erhalten hatte.

Kommt es dir in ähnlichen Situationen bekannt vor?

Das jährliche Durchforsten und Entsorgen der Papierberge entspricht nicht meiner Natur. Lösungen, die einen wiederholten, zeitraubenden Aufwand erfordern und bei denen man bereits im Voraus weiß, dass die Probleme in Kürze erneut auftreten werden, sind für mich keine gangbare Alternative.

Es musste eine andere Lösung her. Nachhaltiger.

In meiner Suche nach einer solchen Lösung stieß ich im Internet auf verschiedene Blogs, Podcasts und Selbstständige, die sich intensiv mit dem Konzept des papierlosen Büros auseinandergesetzt hatten – äußerst faszinierend!

Die Idee, sämtliche Dokumente zu scannen und zu digitalisieren, um sie dank der OCR-Suche (darauf komme ich später zurück) und geschickter Ordnerstrukturen sowie Dateinamen im Handumdrehen auffindbar zu machen, begeisterte mich sofort. Wow!

So vertiefte ich mich eingehend in dieses Thema. Welche Ausstattung würde ich benötigen? Wie sollte ich vorgehen? Und wie konnte ich sicherstellen, dass alles stets auf dem neuesten Stand blieb?

Was bedeutet ein papierloses Büro für mich?

Die Bezeichnung “papierloses Büro” ist sicherlich ein Stichwort, das etwas irreführend sein kann. Es impliziert keineswegs, dass kein einziges Blatt Papier mehr im Büro existiert.

Vielmehr geht es darum, diesen Zustand so weit wie möglich zu erreichen und die Ansammlung unnötigen Papiers im Büro zu minimieren.

Welche Dokumente gehören dazu?

Es existieren zahlreiche Dokumente, die es wert sind, aufbewahrt zu werden, jedoch nicht zwangsläufig in physischer Originalform.

Hier ist eine sorgfältige Informationsbeschaffung vonnöten, um herauszufinden, welche Dokumente in ihrer ursprünglichen Papierform aufbewahrt werden müssen und welche digital ausreichen. Ich persönlich war beispielsweise bei bestimmten Versicherungspolicen (wie Riester, betriebliche Altersvorsorge und Lebensversicherungen) unsicher, ob sie zwingend in physischer Form aufbewahrt werden müssen. Aus diesem Grund habe ich sie eingescannt und dennoch das Original sicher verwahrt.

Die Liste der Dokumente, die sich idealerweise digitalisieren lassen, umfasst:

• Offizielle Schreiben von Behörden (z. B. Finanzamt, Polizei)
• Rechnungen (Dienstleistungen, Konsumgüter)
• Vertragsunterlagen (Miete, Strom, Internet, Kontoeröffnung)
• Monats- und Jahresabrechnungen (z. B. Gehalt, Handy, Internet)
• Standmitteilungen (z. B. Versicherungen, Banken)
• Bescheinigungen (Teilnahmebestätigung, Zertifikate, Urkunden)

Wie schließe ich unnötige Informationen aus?

Wir neigen dazu, eine Fülle an Informationen in Form von Papieransammlungen zu sammeln, die im Grunde genommen völlig überflüssig sind.

Dazu gehören:

• Werbepost von Banken, Versicherungen, Einzelhändlern usw.
• Ankündigungen, deren Datum bereits in der Vergangenheit liegt

Ja, das schließt auch verschiedene Einladungen und Geburtstagskarten ein. Für manche Menschen sind sie wichtige Erinnerungen und sollten daher aufbewahrt werden. Wenn du dich jedoch nicht erneut damit beschäftigen möchtest oder ihnen keinen emotionalen Wert beimisst, könntest du darüber nachdenken, sie zu verwerfen.

Wie gehe ich mit Notizen und Mitschriften um?

Hierunter fallen sämtliche Gedanken und kleinen Notizen, die wir im Alltag auf Zettelchen kritzeln. Der Großteil davon besteht aus flüchtigen Gedanken oder kleinen Erinnerungshilfen, die meist nach kurzer Zeit obsolet sind.

Für wichtige Notizen und Mitschriften ist es ratsam, diese so zu erfassen, dass du sie nicht erneut suchen oder manuell abschreiben musst.

Wie setze ich das papierlose Büro um?

Anstatt einfach meine eigenen Erfahrungen als ultimative Tipps zu präsentieren, möchte ich einen anderen Ansatz wählen. Das Ziel ist nicht, meine Lösung zu kopieren, sondern die für dich beste Lösung zu finden. Was bei mir funktioniert oder nicht, kann bei dir ganz anders aussehen.

Die Umsetzung eines papierlosen Büros erfordert ein paar grundlegenden Entscheidungen, um anschließend alles strategisch sinnvoll aufzusetzen.

Welche Vorbereitungen und Entscheidungen sind zu treffen?

Lass uns mit einigen grundlegenden Entscheidungen beginnen, um dann einen sinnvollen Plan zu entwickeln. Hier sind einige Fragen, die dir bei der Gestaltung deines eigenen papierlosen Büros helfen können.

Was bedeutet für dich ein “papierloses Büro”?

Beschreibe deine persönliche Vision eines papierlosen Büros. Hier gestaltest du deine “Hin-zu-Motivation”.

• Wie siehst du dich künftig dort arbeiten?
• Wie wird es ohne die ganzen Papierstapel dort aussehen?
• Wie viel angenehmer wird es für dich werden, die Steuererklärung zu erstellen?
• Was wirst du künftig anders machen können?
• Welche positiven Veränderungen bringt es mit sich?

Was stört dich an der aktuellen Situation?

Veränderungen erfordern oft ein gewisses Maß an Unzufriedenheit in Form der intrinsischen Motivation, also das “Weg-von”. Schau dich in deinem Büro um und denke an vergangene Zeiten zurück.

• Was hat dich in der Vergangenheit gestört?
• Wie viel Zeit hast du mit der Suche nach Dokumenten verschwendet?

Erstelle eine Liste der negativen Aspekte – je umfassender, desto besser.

Was kannst du verbessern?

Betrachte die Liste der störenden Faktoren.

• Welche dieser Probleme könnten durch Digitalisierung oder eine bessere Organisationsstruktur gelöst werden?
• Wo kannst du Zeit einsparen?

Überlege, was dir zusätzlich einfällt, um deine Situation zu verbessern.

Was möchtest du nicht verändern?

Es gibt sicherlich Dinge, die du in deinem Büro so belassen möchtest, wie sie sind – und das ist völlig in Ordnung. Notiere diese Punkte und erkläre, warum sie unverändert bleiben sollten.

• Welche Aspekte möchtest du bewahren?
• Welche sind zurzeit nicht veränderbar?

Wo möchtest du deine Dateien speichern?

Nun kommen wir zu einer der beiden technischen Entscheidungen: Wo möchtest du deine digitalen Daten aufbewahren?

 Deine erste Entscheidung betrifft die Wahl zwischen lokalem Speichern auf deiner Festplatte und der Nutzung einer Cloud-Lösung. Den Aspekt des Speicherplatzes lassen wir außen vor. Sowohl in der Cloud, als auch über externe Festplatte gibt es genügend Speicherplatz für kleines Geld. Unabhängig von Speicherplatzüberlegungen gibt es Vor- und Nachteile für beide Optionen.

Die lokale Festplatte bietet den Vorteil, dass deine Daten bei dir zu Hause gespeichert sind. Allerdings musst du dich um Themen wie Datensicherung und Zugriffsmöglichkeiten kümmern.

Wenn du von unterwegs auf deine Daten zugreifen möchtest, empfiehlt sich eher die Cloud. Beachte jedoch, dass deine Daten auf einem externen Server gespeichert werden, möglicherweise sogar außerhalb Europas.

Eine Alternative könnte ein sogenanntes NAS-Laufwerk sein, das allerdings eine teurere Option darstellt. Hier gibt es mittlerweile genügend Cloud-Server der Marken Synology, QNAP oder Western Digital, deren Einrichtung mittlerweile sehr einfach ist. Du kannst ein solches Gerät in deinen eigenen vier Wänden aufstellen, auf dem du Daten speicherst und über das Internet darauf zugreifen kannst. Dabei behältst du die Kontrolle darüber, wer Zugriff hat.

Womit möchtest du deine Dokumente digitalisieren?

Die zweite technische Überlegung betrifft die Wahl des Scanners. Der gesamte Erfolg deines Projekts hängt von der Leistung des Scanners ab.

Wenn du die Möglichkeit und Bereitschaft hast, etwas mehr zu investieren, empfehle ich einen richtigen Dokumentenscanner.

Die Vorteile sind vielfältig. Die Geschwindigkeit beim beidseitigen Scannen von Dokumenten ist natürlich entscheidend. Es ist auch möglich, mehrere Blätter als eine zusammenhängende Datei zu speichern, um später nicht viele separate Dateien verwalten zu müssen. Denn wenn das Scannen zu lange dauert, wird es oft aufgeschoben oder gar nicht gemacht.

Die mitgelieferte Software bietet zudem viele weitere Vorteile. Besonders wichtig für die spätere Suche ist die OCR-Erkennung, die es ermöglicht, den Text in gescannten PDF-Dateien über die normale Suchfunktion durchsuchbar zu machen – anders als bei reinen Bild-Scans.

Eine weitere Hilfe ist die Möglichkeit zur automatischen Vergabe von Dateinamen. Du kannst beispielsweise festlegen, dass das Datum des Dokuments oder das Tagesdatum im Dateinamen vorangestellt wird, gefolgt vom Titel oder Absender.

Welche Schritte sind für ein papierloses Büro erforderlich?

Jetzt, da du eine klare Vorstellung von deinem papierlosen Büro hast, können wir uns daran machen, diese Vision in die Realität umzusetzen. Also los!

Hier sind die entscheidenden Schritte, begleitet von einigen hilfreichen Tipps und Empfehlungen.

Geräte besorgen

Alles steht und fällt natürlich mit der richtigen technischen Ausrüstung. Wenn du dich für eine externe Festplatte oder ein NAS-Laufwerk entschieden hast, solltest du diese direkt als erstes bestellen. Das Gleiche gilt für deinen Scanner. 

Es gibt kaum eine bessere Motivation, als die Vorfreude auf die Anlieferung dieser wichtigen Hilfsmittel.

Kleiner Tipp: Denk auch an einen Büroklammer-Entferner, du wirst ihn später zu schätzen wissen.

Dokumente ausmisten

Jetzt kommt der vielleicht anstrengendste Teil: das Ausmisten. Mein Vorschlag ist, zunächst alle deine losen Blätter zu sammeln, da sie wahrscheinlich die größte Unordnung verursachen und sich am einfachsten bewältigen lassen.

Mach dir in dieser Phase noch keine Gedanken über Kategorien oder Organisation – das kommt später.

Du benötigst lediglich drei Stapel:

• Eine große Kiste für den Papiermüll
• Einen Stapel für Dokumente, die gescannt und anschließend entsorgt werden können
• ein Stapel für Dokumente, die gescannt und aufbewahrt werden müssen

Nun gehst du die gesamte lose Dokumentensammlung durch. Nochmal zur Erinnerung: es geht ausschließlich um zwei Fragen:

1. Wirst du dieses Dokument jemals wieder benötigen?
2. Wenn ja, muss es im Original aufbewahrt werden?

Sobald du diese Aufgabe abgeschlossen hast, widme dich deinen Dokumentenordnern. Löse die vorhandene Ordnerstruktur auf und entscheide die oben stehenden Fragen für jedes Dokument einzeln.

Wenn du die Kiste mit den Dokumenten, die entsorgt werden können, vor dir siehst, mache gerne ein Foto davon – es wird dich später daran erinnern, wie viel Platz du gewonnen hast.

Geräte einrichten

Jetzt sind deine Dokumente bereit zur Digitalisierung. Den neu gewonnenen Platz kannst du direkt nutzen, um deine neuen Helfer aufzustellen.

Da die Einrichtung sehr individuell ist, kann ich hierfür nichts weiter ergänzen. Stelle sicher, dass alles reibungslos funktioniert, bevor du mit dem Scannen beginnst.

Ordnerstruktur erstellen

Die Frage nach der richtigen Ordnerstruktur ist eine der häufigsten Herausforderungen bei der Einführung eines papierlosen Büros. Im Internet findest du zahlreiche Tipps und Tricks zur Gestaltung einer optimalen Ordnerstruktur.

Ein bekanntes Konzept ist beispielsweise die Regel 7*7*7 Ordner, bei der verteilt auf 3 Ebenen je Ordner demnach maximal 7 Unterordner verwendet werden sollten. Also auf der obersten Ebene maximal 7 Ordner, darunter jeweils weitere 7 Ordner, in denen wiederrum jeweils 7 Ordner enthalten sind. Das ergibt maximal 343 Ordner auf der dritten Ebene.

Ehrlich gesagt würde ich hier pragmatisch vorgehen. Du hast durch das Ausmisten bereits ein Gespür dafür entwickelt, welche Arten von Dokumenten du verwalten möchtest. Wir neigen dazu, überkomplexe Ordnerstrukturen anzulegen, um für alle Eventualitäten gerüstet zu sein. Du würdest sehr viel Zeit mit dem Sortieren und der Suche von Dateien verschwenden.

Das kannst du dir sparen. Mit cleveren Dateinamen und einer guten Suchfunktion kannst du auf eine komplexe Ordnerstruktur verzichten.

Für mich persönlich habe ich festgelegt, nur zwei Ordner-Ebenen zu nutzen. Die zweite Ebene kommt nur dann zum Einsatz, wenn ich mehr als 100 Dateien verwalten muss. Dies spart Zeit beim Sortieren und Suchen von Dateien und erhöht die Effizienz.

Bei mir sieht es ungefähr wie folgt aus:

00 Eingang	Eingangsordner für neu gescannte Dokumente – keine Unterordner
01 Privat	Hier liegt alles was mich persönlich betrifft. Es gibt z. B. einen Unterordner für Urlaube
02 Finanzen	Alles rundum meine Konten und Depots. Auch meine Excel zur Berechnung meiner privaten Altersvorsorge liegt hier. Da ich für alle Aktienkäufe die PDF-Dateien benötige, gibt es Unterordner für jedes Depot.
03 Versicherung	Sammlung sämtlicher Versicherungsdokumente und Standmitteilungen – keine Unterordner
04 Wohnung	Hier liegt alles was meine Wohnung betrifft, wie Mietverträge, Nebenkostenabrechnung, Strom, Internet, TV etc.
05 KFZ	Hier liegt alles was mit meinem PKW zu tun hat – keine Unterordner
06 Arbeit + Fortbildung	Alles was mit meinen Jobs, Seminaren und anderen Fortbildungen zu tun hat. Für meine Studiengänge und Lohnabrechnungen gibt es jeweils Unterordner.
07 Gesundheit + Sport	Alles was mit meinen sportlichen Aktivitäten oder Gesundheit wird hier abgelegt.
10 Sonstiges	Hier landet alles, was sonst keine Platz findet.
99 eBooks	Sammlung aller eBooks + PDF-Artikel

Der Aufbau kann bei dir natürlich ganz anders aussehen. Ich denke du erkennst, worauf es mir ankommt. Ich möchte mir keine Gedanken darüber machen, was wohl in welchem Ordner liegen könnte. Alles Weitere regelt die Suchfunktion.

Dateinamen sinnvoll gestalten

Der Dateiname ist dein Wegweiser in der digitalen Dateiübersicht. Es ist entscheidend, dass er dir sofort Aufschluss darüber gibt, was sich in der Datei verbirgt.

Hier ist mein bewährter Dateinamensvorschlag:

[Datum des Dokumentes JJJJMMTT] _ [Absender] _ [Thema]

Beispiele:

• 20210701_Allianz_Police Zahnzusatz
• 20220815_Finanzamt_Steuerbescheid 2021

Diese Dateinamensstruktur ermöglicht es, mithilfe der Suchfunktion sowohl nach dem Absender als auch nach dem Thema zu suchen. Die Jahreszahl hilft bei der automatischen Sortierung der Dateien. So musst du nicht mehr durch Ordner blättern, sondern kannst die Suchfunktion effektiv nutzen.

Vor dem Scannen solltest du prüfen, wie dich der Scanner bei der Vergabe von Dateinamen unterstützen kann.

Dokumente scannen

Jetzt geht es endlich los. Ich empfehle, deinen Stapel im Vorfeld in zwei Kategorien zu unterteilen: Einzelseiten und mehrseitige Dokumente. Dein Scanner sollte bereits voreingestellte Profile für diese Kategorien bieten.

Das Scannen von Einzelseiten kann sehr zügig durchgeführt werden. Bei mehrseitigen Dokumenten ist etwas mehr Aufwand erforderlich, da sie einzeln gescannt werden müssen. Vergiss nicht, Büroklammern und Tackernadeln zu entfernen. Manchmal müssen auch die einzelnen Blätter etwas auseinander gehalten werden.

Alle gescannten Dokumente sollten nun in deinem Eingangsordner liegen. Passe jetzt die Dateinamen an, entferne gegebenenfalls leere Seiten aus den Dokumenten und sortiere sie in die von dir erstellten Ordner ein.

Wie fühlt sich das an? Ich kann mich gut an das erleichternde Gefühl erinnern, als meine Datei-Ordner nach und nach gefüllt wurden.

Jetzt kannst du auch die bereits eingescannten Dokumente, die du nicht aufbewahren möchtest, in die Entsorgungskiste legen.

Und? Wie groß ist dein Entsorgungsstapel? Er wird vermutlich ziemlich beeindruckend sein. Mach ruhig noch ein Foto als Beweis. Mein Stapel reichte bis zu Hälfte meines Oberschenkels.

Nun ist alles an seinem Platz. Herzlichen Glückwunsch, du hast großartige Arbeit geleistet!

Weitere Tipps auf dem Weg zum papierlosen Büro

Hier sind einige zusätzliche Tipps und Ratschläge, um dich auf deiner Reise zum papierlosen Büro weiter zu unterstützen.

Ablagefächer zulegen

Um deine zukünftige Arbeit zu erleichtern, erwäge die Anschaffung von Ablagefächern für jeden deiner Ordner auf der ersten Ebene. Die Notwendigkeit hängt davon ab, wie oft du beabsichtigst, Dokumente zu scannen. Wenn du deine Dokumente einmal im Monat einscannst, sind sie wahrscheinlich weniger relevant. Wenn du es nur einmal im Quartal oder noch seltener machst, können Ablagefächer sinnvoll sein.

Mail-Postfach organisieren

Um sicherzustellen, dass du alle relevanten Dokumente an einem Ort findest, empfehle ich, auch dein E-Mail-Archiv auszumisten. Du möchtest schließlich künftig nur noch in deinem Dateiarchiv nach Dokumenten suchen, nicht zusätzlich in E-Mails.

Richte dein Augenmerk insbesondere auf E-Mails mit wichtigen PDF-Anhängen. Diese Dateien können leicht in der Eingangsordnerstruktur abgelegt werden, und die E-Mails selbst können gelöscht werden. Moderne E-Mail-Clients bieten oft die Möglichkeit, dein Postfach gezielt nach Mails mit Anhängen zu durchsuchen.

Digitales Notizbuch nutzen

Wenn du wie ich viel Notizen machst, To-Do-Listen erstellst, Gedanken festhältst, Ideen ausarbeitest und Protokolle schreibst, solltest du über die Verwendung eines digitalen Notizbuchs nachdenken. So hat sich früher bei mir nach einer Weile schnell ein großer unstrukturierter Papierhaufen angesammelt. 

Apps wie OneNote oder Evernote ermöglichen strukturierte Notizen und erleichtern die spätere Suche nach Informationen erheblich.

Ich schreibe nach wie vor manche Dinge lieber auf Papier mit. Daher nutze ich meinen Termin zur Wochen-Review auch, um meine relevanten Notizen in OneNote zu übertragen. Weitere Informationen dazu findest du in meinem Fazit am Ende dieses Blogbeitrags.

Papierdokumente reduzieren

Es ist sinnvoll, nicht nur die vorhandenen Papiervorräte zu digitalisieren, sondern auch dafür zu sorgen, dass weniger Papier in deine Räumlichkeiten gelangt. So habe ich sukzessive versucht, meinen Briefkasten zu entlasten.

Hier ein paar Möglichkeiten:

Versicherungen und Telekommunikationsanbieter bieten heute oftmals auch digitale Postfächer an. Diese habe ich alle aktiviert. Dass manche einen Brief per Post zur Bestätigung oder Authentifizierung versenden, möchte ich hier nicht weiter ausführen. 

Edeka bietet beispielsweise an, die Kassenbons per App und Mail zu erhalten. Mit Hilfe von Prospekt-Apps konnte ich auch ohne schlechtes Gewissen den Aufkleber “keine Werbung” an meinen Briefkasten kleben. Und ja, ich habe auch manche Kundenbindungsprogramme gekündigt, deren Werbebriefe ich ungelesen in den Papiermüll schmeiße.

Insgesamt ist es wichtig, deinen Briefkasten zu überprüfen und zu entscheiden, welche Post digital oder gar nicht mehr benötigt wird. Dies trägt dazu bei, die Papierflut von vornherein zu reduzieren.

Du fragst dich, wie du dein Zeitmanagement verbessern kannst? Was sich hinter der Wochen-Review verbirgt oder wie du dein OneNote richtig aufbauen kannst?

Die theoretischen Grundlagen kannst du dir bei den unten verlinkten Artikeln ansehen!

Meine Erfahrungen und Fazit zum papierlosen Büro

Nun möchtest du wahrscheinlich wissen, ob die Umsetzung eines papierlosen Büros in der Praxis genauso gut funktioniert wie in der Theorie. Lass mich meine Erfahrungen mit dir teilen, denn nicht alles lief so reibungslos, wie ich es mir vorgestellt hatte.

Ich werde dir auch mitteilen, ob ich diese Veränderung noch einmal vornehmen würde.

Was setze ich um und was nicht?

Ich möchte meine Erfahrungen zu einigen wichtigen Themen teilen, um dir eine bessere Vorstellung davon zu geben, wie ich die im Verlauf dieses Beitrags empfohlenen Schritte umgesetzt habe.

Meine Meinung habe ich aus dem obigen Teil extra herausgelassen. Denn meine Erfahrungen und Bedürfnisse sind vermutlich ganz andere als du sie hast.

Ablage und Scanroutine

Am Anfang habe ich aus Platzgründen nur ein Ablagefach für alle Dokumente verwendet, die ich einscannen wollte. Das funktionierte gut, solange ich einmal im Monat alles eingescannt habe.

Allerdings habe ich später seltener Dokumente gescannt, da es zu wenige waren, um den Computer jedes Mal einzuschalten. Als Ergebnis sammelten sich in dieser Zeit viele Dokumente unterschiedlicher Herkunft an.

Um dieses Problem zu lösen, habe ich wieder mehrere Ablagefächer für die jeweiligen Dokumente hinzugefügt, die darauf warteten, eingescannt zu werden. Dies half mir auch dabei, Dokumente wiederzufinden, die noch nicht eingescannt waren. Für mich war dies ein guter Kompromiss zwischen maximalem Erfolg und minimalem Aufwand.

Ordnerstruktur und Dateinamen

Mit den von mir gewählten Dateinamen bin ich sehr zufrieden. Ich muss normalerweise nicht lange suchen und finde schnell, was ich brauche. Mein Hauptziel habe ich also erreicht.

In Bezug auf die Ordnerstruktur habe ich im Laufe der Zeit einige Anpassungen vorgenommen. Manchmal fühlte ich mich gestört, weil zusammengehörige Dokumente in den großen Ordnern verstreut waren. Daher habe ich beschlossen, für diese wieder Einzelordner anzulegen.

Später habe ich jedoch festgestellt, dass die Anzahl der Unterordner stärker gewachsen ist, als ich es beabsichtigt hatte. Denn irgendwann waren diese Vorgänge abgehakt und die Unterordner wurden wieder unwichtig und haben meine Struktur unnötig aufgebläht.

Ich musste mich also disziplinieren, meine Dokumente mit der Suchfunktion aufzurufen, anstatt durch die Ordner zu navigieren. Denn in der Suche werden diese bereits vernünftig herausgefiltert und angezeigt.

Die Geräteauswahl

Die größte Enttäuschung war die Wahl des Geräts für meine eigene Cloud. Zu Beginn habe ich ein günstigeres Gerät gekauft, um zu sehen, ob die Idee des papierlosen Büros überhaupt etwas für mich ist. Was natürlich sehr kurzsichtig war. Denn nach dem ganzen Aufwand würde niemand mehr den Schritt zurück wagen.

Das von mir gekaufte Gerät ließ sich super einrichten. Der Haken war die Lautstärke. Ich habe ständig Geräusche gehört, was vor allem nachts nicht angenehm war. Die Konsequenz war, dass ich das Gerät nur dann eingeschaltet habe, wenn ich es benötigt habe. Da dies nicht oft der Fall war, war das Gerät die meiste Zeit ausgeschaltet.

Rückblickend hätte ich stattdessen eine externe Festplatte nutzen können. Die Dateien, die ich regelmäßig benötige (Bild vom Perso + Führerschein, Liste mit Versicherungsnummern, Trainingspläne, meine Rentenkalkulation) habe ich sukzessive zusätzlich auf dem Rechner oder in OneDrive gespeichert.

Notizen und Blattsammlungen

Ich habe festgestellt, dass ich einige Arten von Notizen immer noch lieber auf Papier schreibe. Wenn ich Ideen ausarbeite oder kurze Notizen mache, verwende ich OneNote oder meine ToDo-App.

Dennoch habe ich immer einen Notizblock und einen Kugelschreiber während meiner Arbeit neben mir liegen, da dies während Meetings einfacher ist. Diese Notizen übertrage ich dann spätestens zur Wochenend-Review ins OneNote oder meine ToDo-App.

Für Mitschriften zu meinen Büchern die ich lese, habe ich noch nicht den idealen Weg gefunden. Auf der einen Seite schreibe ich einzelne Sätze, Gedanken oder Zitate direkt ins OneNote. Meine Buchzusammenfassungen schreibe ich allerdings weiterhin auf Papier mit. Das dauert mir einfach zu lange, wenn ich auf der Couch mit dem Handy oder meinem Surface mitschreiben würde.

Der Vorteil dabei ist, dass ich die Buchinhalte noch einmal rekapitulieren kann, wenn ich sie übertrage. Da kann ich gut mit der doppelten Arbeit leben.

Würde ich es wieder machen? 

Ja, ich würde definitiv wieder ein papierloses Büro einrichten, sonst hätte ich auch diesen Beitrag nicht geschrieben.

Es war unglaublich erleichternd, all diese Ordner aufzulösen und Ordnung in meine Ablage zu bringen. Die schnelle und einfache Suche nach Dokumenten ist ein zusätzlicher Vorteil. Schon allein dafür hat es sich gelohnt.

Der Aufwand war es auf jeden Fall wert. Ich habe etwa 4 Stunden gebraucht, um meine Dokumente auszusortieren, und ein ganzes Wochenende, um alles einzuscannen. Dies dauerte aufgrund der vielen Heftklammern relativ lange.

Zusammenfassend kann ich sagen, dass ich mir den Aufwand und die Kosten für das NAS-Laufwerk hätte sparen können. Ich würde entweder direkt in ein hochwertiges Gerät investieren oder mit einer externen Festplatte und OneDrive beginnen.

Zur Einordnung: Meine Dokumenten-Ordner umfassen derzeit rund 15 GB Datenvolumen. Dazu würde OneDrive (im Rahmen eines 365-Abos) problemlos ausreichen, auch mit kleinen Festplatten kommt man super hin. Für Sicherungszwecke würde sogar ein hochwertiger USB-Stick ausreichen.

Auf meinem Gerät habe ich auch meine Musik und Fotos archiviert. Diese sind natürlich mittlerweile sehr groß angewachsen.

 

Was sind deine Gedanken dazu? Hast du noch Fragen oder eigene Erfahrungen?

Schreib mich gerne über die Kommentare oder mit einer persönlichen Mail an!

In diesem Sinne: Bleib niemals wie du heute bist!

Lies die komplette Artikelserie

+ + + + + Achtung + + + + +

Dies ist ein Teil aus der großen Reihe des Zeitmanagements.

In diesen Beiträgen steht alles, was du wissen musst, um dein Zeitmanagement in den Griff zu bekommen … und ein bisschen mehr.

Mit den ersten beiden Artikeln erhältst du einen Überblick und Vergleich der beiden großen Philosophien. Wer Struktur und eine tägliche Aufgabenplanung benötigt, wird sich mit ALPEN wohler fühlen. Im zweiten Beitrag wird mit Getting Things Done eine Methode vorgestellt, die strukturiert  jede Aufgabe betrachtet, doch für die Erledigung individuellen Spielraum lässt.

Wer sich mit dem Zeitmanagement einigermaßen vertraut gemacht hat, wird an den Punkt kommen, an dem trotzdem nicht alle Aufgaben erledigt werden können oder deren Sinn hinterfragt wird. Für diese Fragestellung kannst du die Beiträge 3 und 4 lesen. Ich zeige dir einen Weg, wie du deine Aufgaben im Einklang mit deinen Zielen und deiner Freizeit strukturieren kannst. Im dritten Beitrag machen wir deine persönliche Bestandsaufnahme. Sie bildet die Grundlage für den vierten Beitrag, um dir mit Hilfe des Time Blockings deine perfekte Woche aufzubauen.

Der fünfte Artikel aus der Reihe beschreibt 7 weitere Methoden, mit denen du sowohl die Organisation als auch die Erledigung von Aufgaben weiter verbessern kannst. Anschließend erläutere ich die richtige Einrichtung der Tools und wie ich sie einsetze.

Hier findest du alle 7 Artikel