Der Griff in die Toolkiste – So nutzt du die Zeitmanagement-Tools!

Lesedauer 14 Minuten

Ein entschlossener Mensch wird mit einem Schraubenschlüssel mehr anzufangen wissen als ein unentschlossener mit einem Werkzeugladen.

Emil Oesch

Prolog: Die 4 Bestandteile deines Zeitmanagements

Oft werde ich beim Gespräch über Zeitmanagement relativ schnell gefragt, welche Tools ich denn nutzen würde. Darauf muss ich immer erwidern, dass die Zeitmanagement-Tools erst einmal absolut nebensächlich sind. Wenn es zu dir passt, kannst du dich mit einem  klassischen Filofax ebenso gut organisieren, wie du es mit irgendwelchen digitalen Tools kannst. 

In dieser Artikelserie haben wir uns ganz bewusst erst einmal die grundlegenden Konzepte angeschaut, deinen Charakter und das Umfeld betrachtet und anschließend weitere Methoden in deinen Werkzeugkasten gelegt.

Erst wenn du hier für dich Klarheit geschaffen hast, kannst du dir über die Einrichtung der Tools Gedanken machen. Denn diese sollen dich bei deiner Methode bestmöglich unterstützen, anstatt dass du deine Methode den Tools anpasst. 

Insgesamt setzt sich das System aus 4 Hauptbestandteilen zusammen, die du in deinem Zeitmanagement-System auf jeden Fall berücksichtigen solltest: Das Mailprogramm, einen Kalender, eine ToDo-Liste und ein Ablagesystem. Wie eingangs gesagt, ist das Tool selbst zweitrangig. Ob du beispielsweise OneNote oder Evernote verwendest ist Geschmackssache. Wichtig ist allerdings, dass diese vier Hauptbestandteile abgedeckt sind.

Der Fokus liegt in diesem Artikel auf der Verwendung und Einrichtung dieser Tools. Wie sie als Ökosystem zusammen ineinandergreifen können, werde ich im letzten Artikel dieser Serie beschreiben, wenn es darum geht, wie ich die Tools einsetze und mich damit organisiere.

Zeitmanagement-Tool 1: Das Mailprogramm

Die E-Mail hat sich in den letzten Jahren zum Haupt-Kommunikationskanal entwickelt. Ob Aufgaben aller Art, Fragen, Informationen, Werbung, Datenaustausch oder Newsletter – für alle Anwendungsfälle wird heutzutage die E-Mail verwendet.

Dementsprechend ist es nicht verwunderlich, dass bei vielen Menschen das Postfach regelrecht überquillt und so eine Abneigung gegenüber dem eigenen Postfach oder der Mail als Kommunikationsmittel entstanden ist. 

Baue dir eine sinnvolle Ordnerstruktur auf

Wie viele meiner Gesprächspartner, so habe auch ich mir früher selbst ausschließlich Gedanken über eine Archivstruktur für E-Mails gemacht.

Das lässt außer Acht, dass das Postfach nicht nur eine Ablage darstellt, sondern auch der Verwaltung von Aufgaben dient. Hier wird häufig nur der Posteingang verwendet. Dabei sind das genau die Mails, die wir immer mal wieder aufrufen müssen. Einmal archivierte Mails werden eher selten bis nie aufgerufen. Dies gilt es zu bedenken.

Bringe Ordnung in deine zu erledigenden Mails

Im Artikel über Getting Things Done hast du bereits ein paar Ordner und Vorgehensweisen kennengelernt, die du auch hier in der Inbox einsetzen kannst.

Denke dir also zuerst eine Ordnerstruktur für zu bearbeitende Mails aus. Mindestens solltest du Mailordner für die Bereiche zu erledigen, lesen, warten auf und vielleicht/irgendwann im Posteingang vorsehen.

Der Posteingang ist genau das was sein Name beschreibt, ein Eingang und keine Verwaltung.

Halte dein Archiv-System einfach

Bedarf eine Mail keiner weiteren Handlung von dir, kann sie archiviert werden. Archivierte Mails werden eher selten erneut aufgerufen. Daher siehe bitte davon ab, dir eine komplexe Ordnerstruktur aufzubauen. 

Wenn du dir bei jeder Mail überlegen musst, welcher Ordner der richtige zur Ablage sein kann oder du noch nicht einmal auf Anhieb sagen kannst, in welchem Ordner eine Mail abgelegt worden ist, sind das Kriterien die auf eine zu komplexe Ordnerstruktur hindeuten.

Hier ein schlechtes Beispiel, um alle Mails des Projektleiters eines Projektes abzulegen.

Archiv / Beratung / Projekt A / intern / Projektleiter

Denn wenn du ehrlich bist, nutzt du bei der Suche nach einer Mail sowieso die Suchfunktion anstatt die Ordner von oben bis unten durchzusehen. Hier reichen also sehr grob gefasste Ordner, den Rest erledigt die Suchfunktion.

Im obigen Beispiel reicht bereits eine Ordnerstruktur Archiv / Projekt A aus. Indem du nach “von: xy” suchen kannst, hast du die relevanten Mails bereits vorgefiltert.

Keep it simple!

Freunde dich mit der Suchfunktion an

Die Suche per Suchzeile

Erhalten meine Gesprächspartner die Aufgabe, die bestehende Ordnerstruktur zu vereinfachen, nehme ich sofortiges Unbehagen wahr. Wie soll ich die Mails künftig wiederfinden, wenn ich je Ordner 1000 Mails verwalte?

Um auch dir diese Ungewissheit zu nehmen, schauen wir uns einmal die Suchfunktion in Microsoft Outlook genauer an.

In den neuen Versionen wurde die Suchfunktion auf eine einzige Zeile reduziert, in der wir konkret rein schreiben können was wir suchen. Wir können dabei ein simples Suchwort eingeben oder, für noch besseren Ergebnissen, mit konkreten Parametern arbeiten. 

• “Von: ” für die Suche nach einem Absender
• “[Text]” für die Suche nach einem exaktem Inhalt
• “UND” für die Verknüpfung von zwei Suchbegriffen
• “NICHT” um einen Begriff von der Suche auszuschließen
• “Betreff: ” um das Suchwort im Betreff zu suchen

Die Suche mit Hilfe von Parametern

Um die Anwender nicht ausschließlich mit diesen Parametern allein zu lassen, gibt es weiterhin innerhalb der Suchleiste die Möglichkeit, über den kleinen Pfeil am Ende der Zeile feste Suchparameter anzeigen zu lassen.

Neben der Suchfunktion gibt es in Outlook auch die Möglichkeit, feste Suchordner anzulegen. Suchordner werden zwar als Ordner dargestellt, die zeigen allerdings nur Mails aus anderen Ordnern nach festen Kriterien an, ohne dass die Mails verschoben werden müssen.

Mit Hilfe der Suchordner kannst du neben der logischen Ordnerstruktur weitere übergreifende Ordnerstrukturen erschaffen, um dir beispielsweise alle Mails mit Anhängen oder alle als wichtig markierten Mails anzeigen zu lassen.

Die Suchordner sind permanent aktiv und aktualisieren sich automatisch. Du kannst dir also jederzeit einen Überblick über Mails mit Anhängen verschaffen. Warum das wichtig ist, besprechen wir weiter unten im Kontext des Ablagesystems.

Nutze Verteilregeln

Wenn du das Ziel “Inbox-Zero” verfolgst, wirst du schnell feststellen, dass es bestimmte Mails gibt, die du schon fast automatisch ungesehen in einen Mailordner verschiebst. 

So setze ich beispielsweise voraus, dass ich eine Mail nicht unbedingt lesen muss und schon gar keine Handlung meinerseits erforderlich ist, wenn ich in dieser Mail unter CC aufgeführt bin. Damit diese Mails nicht meinen Posteingang aufblähen, habe ich eine Verteilregel angelegt, welche diese CC-Mails sofort in den Ordner “lesen” verschiebt. 

Das Ziel der Verteilregeln ist es, deinen Posteingang bereits automatisch vorsortieren zu lassen. Alles was bereits verteilt worden ist, musst du nicht mehr betrachten. Betrachte die Verteilregeln als automatische Eingangsverarbeitung.

Weitere Anwendungsfälle für Verteilregeln sind beispielsweise Abwesenheitsnachrichten (-> Warten Auf), Terminbestätigungen (-> lesen). Auch Newsletter (-> lesen) oder Mails von bestimmten Absendern können bereits vorsortiert werden.

Kleine Info: Für Verteilregeln muss nicht unbedingt Outlook oder ähnliches eingesetzt werden, die großen Mail-Anbieter bieten auch in der Browser-Applikation bereits die Möglichkeit der Anlage von Verteilregeln.

Zeitmanagement-Tool 2: Der Kalender

Was gehört in den Kalender?

Zunächst einmal ist der Kalender meiner Meinung nicht das richtige Tool, um einen Mix aus fixen Terminen, Besprechungen, Aufgaben und losen Deadlines zu verwalten. 

In den Kalender gehört nur, was unbedingt genau an diesem einen Tag zu diesem Zeitpunkt stattfinden muss. Wenn du jemanden zum Geburtstag gratulieren möchtest, ebenso ein Meeting, den Arzttermin oder der Restaurantbesuch mit der Familie, solche Dinge müssen genau an diesem Tag gemacht werden und gehören somit in den Kalender.

Alles andere, was “bis zum Tag xy” erledigt werden soll oder du am Tag x machen möchtest, gehört dort nicht hinein. Dafür kannst du eine ToDo-Liste nutzen, in der du eintragen kannst, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.

Wie kannst du dich dort organisieren?

Verwalte nur richtige Termine

Selbstverständlich benötigst du einen Kalender, in welchem du alle beruflichen Termine sammelst. Vor allem, wenn du in einer Organisation arbeitest, in welcher zwecks interner Terminabstimmung der Kalender für alle Kollegen zugänglich sein soll.

Der Planungskalender für deine perfekte Woche

Wenn du das Time-Blocking einsetzt, bietet sich ein weiterer Kalender an. Ich habe ihn Planung genannt. Dort habe ich meine Zeitblöcke der idealen Woche als Serientermine angelegt. Immer wenn ich eine Woche vorplane, blende ich mir diesen Kalender ein, um mich daran orientieren zu können. Das hat den Vorteil, dass dein Standard-Kalender nicht wegen dieser Planungsblocker unübersichtlich wird. Planst du allerdings Blöcke konkret ein, nutze dafür den Standardkalender. Denn der Sinn des Time-Blockings ist ja genau der, anderen (und dir) zu signalisieren, dass du nicht verfügbar bist.

Der private Kalender für den ganzheitlichen Terminüberblick

Die moderne Arbeitsweise (Work-Life-Balance / Flexibilität) führt dazu, dass wir auch mal private Termine mitten an einem Arbeitstag wahrnehmen. Mir ist es passiert, dass ich mich privat zum Essen verabredet habe, Tage später aber erst gemerkt habe, dass ich an diesem Tag auf einer Dienstreise sein werde. 

Ich möchte ungern private und berufliche Termine in einem einzigen Kalender vermischen. Denn im Urlaub möchte ich keine Regeltermine oder Termineinladungen sehen. Auch die Datenschutzrichtlinie unseres Unternehmens untersagt es uns, berufliche Kalender auf dem privaten Smartphone zu übertragen. Aus diesem Grunde habe ich mir einen weiteren privaten Kalender erstellt, den ich sowohl auf dem beruflichen, als auch im privaten Outlook importiert habe. Dort trage ich meine privaten Termine, Urlaube, Dienstreisen, Veranstaltungen oder Seminare ein. Das erleichtert mir die Absprache von beruflichen und privaten Terminen.

Welche Tipps gibt es noch?

Kategorisierung

Auch wenn ich meine Mails nicht kategorisiere, so helfen mir die farblichen Kategorien im Kalender enorm, um einen Überblick behalten zu können. Ich habe, neben meinen Zeitblockern, generell sehr viele Meetings, weswegen mir ohne farbliche Unterscheidung Informationen verloren gehen würden.

Durch die farbliche Unterscheidung sehe ich in der Wochenansicht sofort, welche Art von Terminen ich eingeplant habe und kann mich mit einem schnellen Blick gedanklich darauf einstellen.

So unterschiede ich zwischen normalen internen Terminen, Arbeitsphasen, Reisezeiten, Schulungen und zwischen den einzelnen Projekten. Es ist zwar etwas mühsam jeden Termin zu kategorisieren, die gewonnene Übersichtlichkeit ist es allerdings wert.

Voreinstellung für Termine

In Outlook kannst du ein paar hilfreiche Dinge voreinstellen. Du kannst nicht nur die Ansicht einstellen, wann deine Arbeitszeit beginnt und endet, sondern auch diverse inhaltliche Optionen.

Ganz im Sinne der Pomodoro-Technik habe ich eingestellt, dass Termine unter einer Stunde um 5 Minuten verkürzt werden und Termine länger als eine Stunde um 10 Minuten. Der Termin dauert also anstatt 60 Minuten nur noch 55 Minuten. Der Vorteil dabei ist, dass beispielsweise in Teams bereits nach 50 Minuten angezeigt wird, dass der Termin gleich endet. Die freien Minuten kannst du sicherlich gut zum Durchschnaufen nutzen.

Darüber hinaus kannst du dir voreinstellen, wie lange die Standarddauer für Besprechungen sein soll. Oftmals werden Termine für eine Stunde erstellt, nur weil Outlook das so vorschlägt. Verkürze diese Zeit auf 30 Minuten. Das reicht meistens völlig aus, um ein paar Informationen auszutauschen.

Erinnerungen vorgeben

Auch wenn ich von mir behaupten würde, meine Termine im Blick zu haben und keine Erinnerungen zu benötigen, sieht das bei vielen anderen Personen ganz anders aus. 

Für jede Besprechung habe ich somit voreingestellt, dass alle Personen 15 Minuten vorher erinnert werden sollen. Das erhöht die Chance, dass alle Personen pünktlich zum Meeting erscheinen. Und wer sie nicht aktiv nutzt, kann sie schnell weg klicken.

Zeitmanagement-Tool 3: Die ToDo-Liste

Was wäre Zeitmanagement ohne die gute alte ToDo-Liste? Natürlich ist sie nicht wegzudenken. Ist sie für viele eher eine Art Damoklesschwert, hilft sie uns dennoch all unsere Aufgaben im Überblick zu behalten.

Denn die ToDo-Liste trägt keine Schuld an den vielen Aufgaben, die dort aufgeführt werden, sondern wir selbst. Sie ist nur der Überbinger unseres eigenen Status Quo. 

Wie kannst du effizient mit ToDo-Listen arbeiten?

Integriere ToDo-Listen in deinen Alltag

Zunächst einmal stellt sich die Frage wo du die ToDo-Listen führen möchtest. Voraussetzung ist allerdings, dass du sie immer griffbereit haben solltest, privat und beruflich. Wenn dir Aufgaben einfallen oder du welche bekommst, dann solltest du sie unmittelbar aufnehmen können. Ob es ein Notizbuch ist oder eine Smartphone App, ist allein von deinen Präferenzen abhängig. Ich würde allerdings behaupten, dass wir das Smartphone auf jeden Fall immer dabei haben, denn für viele ist es bereits ein angewachsenes Körperteil.

Ob ToDo-Listen funktionieren, ist sehr stark von der Präsenz dieser Listen abhängig. Es gibt Menschen, die nutzen sie einmalig, um sich alles von der Seele zu schreiben. Sobald wieder etwas Ruhe eingekehrt ist, werden die ToDo’s gelöscht und es geht ohne Listen weiter.

Meiner Meinung sollte vor allem in Zeiten in denen es ruhiger ist, eine ToDo-Liste geführt werden. So kannst du mit kleinem Aufwand eine Routine aufbauen, die dich perfekt auf stürmische Zeiten vorbereitet und diese sogar frühzeitig ankündigt.

Routinen sind wichtig, um deine ToDo-Listen aktuell zu halten. Es bringt dir nichts, wenn du alles niederschreibst und diesen Stand nicht weiter fortführst. Schaue also täglich und regelmäßig in die Liste, aktualisiere deine Aufgaben und räum auf. Es ist doch ein herrliches Gefühl am Ende des Arbeitstages diverse Aufgaben abzuhaken.

Halte die Anlage einer Aufgabe möglichst einfach

Eine zwingende Voraussetzung um die Verwendung der ToDo-Liste langfristig durchhalten zu können, ist die einfache schnelle Anlage einer Aufgabe. Eine Aufgabe sollte innerhalb von ein paar Sekunden angelegt werden können. Feiner ausarbeiten kann man es auch später noch, doch die Anlage sollte ohne die zwingende Verwendung diverser Auswahlfelder und Konventionen durchgeführt werden können.

Je regelmäßiger du in die Liste schaust umso stärker steigt das Vertrauen in die ToDo-Liste, dich auf deren Inhalt und Vollständigkeit verlassen zu können. Es ist eine hohe Energieverschwendung unseres Gehirns, sich ständig an alle möglichen Aufgaben erinnern zu müssen. Lagere das in die ToDo-Liste aus und du wirst dich freier fühlen, versprochen.

Die Klassiker in diesem Bereich sind Microsoft ToDo (ehemals Wunderlist) und Todoist. 

Welche Tipps zur Organisation deiner Aufgaben gibt es?

An dieser Stelle kommt es auf deine Präferenzen (flexibel vs. planerisch) und dein Arbeitsumfeld an. Dennoch gibt es ein paar nützliche Funktionen, die du dir zunutze machen kannst.

Grundsätzlich zählt für mich, Funktionen nur dann zu nutzen, wenn sie mir helfen. Ich halte nichts davon, Termine, Kategorisierungen oder Prioritäten immer zu verwenden, nur weil es zu jeder Aufgabe technisch die Möglichkeit gibt. Daher schaue ich mir immer genau den Aufwand und Nutzen an, sodass ich manche Funktionen selten, gar nicht oder über einen anderen Weg nutze. 

Disclaimer: Ich nutze Microsoft ToDo und beziehe mich auf dessen Funktionen. In anderen Apps können diese teilweise variieren.

verschiedene Listen führen

Wie auch in deinem Mail-Posteingang, solltest du zumindest die dort beschriebenen Listen ebenfalls in deiner ToDo-Liste anlegen. Berücksichtige hierbei wieder, nicht zu viele Listen zu verwalten und diese so anzulegen, dass du je nach Arbeitssituation nur die relevanten Aufgaben sichten musst.

Microsoft ToDo bietet darüber hinaus noch die Möglichkeit eine Liste mit dem Namen “Mein Tag” zu führen. So kannst du die für heute relevanten Aufgaben zusätzlich bei der Durchsicht markieren und dir damit den Workload des heutigen Tages zusammenstellen. 

Termine setzen

Über Termine haben wir bereits gesprochen. Ich persönlich gehe sehr sparsam mit Terminen für Aufgaben um.

Wenn eine Aufgabe wirklich bis zu einem Datum erledigt sein muss, setze ich mir dafür ein Fälligkeitsdatum. Die Vorbereitung für einen Workshop muss natürlich erledigt werden, bevor der Workshop stattgefunden hat. 

Für alles andere setze ich keine Termine. Ich habe sehr schnell festgestellt, dass mich die Terminierung von Aufgaben eher frustriert als unterstützt hat. Wenn ich für jede Aufgabe bereits bei der Anlage ein Fälligkeitsdatum eingetragen habe, war dies im Kontext der anderen Aufgaben meist unrealistisch und für sich betrachtet viel zu optimistisch. So habe ich entweder viele überfällige Aufgaben vor mit hergeschoben oder musste ständig andere Termine vergeben. Also habe ich es sein gelassen.

Wenn du hingegen Termine benötigst um dich zu motivieren, möchte ich dich nicht davon abhalten. Solange sie dir helfen und dich nicht frustrieren, spricht nichts gegen eine Terminierung.

Prioritäten setzen

Prioritäten werden häufig im Kontext des Zeitmanagements genannt. Wenn du die Artikelserie aufmerksam verfolgt hast, weißt du bereits, dass es dich nicht deinen Zielen näher bringt, wenn du deine Arbeitszeit mit unwichtigen einfachen Aufgaben verbringst. Daher ist eine Priorisierung sehr ratsam. Die ABC-Methode oder Eisenhower-Matrix hast du bereits kennengelernt.

Schauen wir nun einmal näher auf das Thema Priorisierung, da ich persönlich nicht die Meinung vertrete, dass zwingend jede Aufgabe eine Priorität benötigt. Eine ähnliche Meinung vertritt Microsoft scheinbar ebenfalls, denn es gibt in der ToDo-App gar nicht die Möglichkeit eine Aufgabe nach niedrig / mittel / hoch zu klassifizieren.

Letztendlich möchten wir doch nur die unwichtigen Aufgaben beiseite schieben und die wirklich wichtigen Aufgaben bevorzugt behandeln. Alles andere hat demnach die Priorität “mittel”. Das muss ich also nicht immer extra auswählen, die Zeit spare ich mir.

Daher schiebe ich die unwichtigen Aufgaben in die Liste “vielleicht / irgendwann” und nutze für wichtige Aufgaben die zugehörige Markierungsfunktion “wichtig”. So werden die wichtigen Aufgaben etwas präsenter innerhalb der App dargestellt und die unwichtigen Aufgaben schaue ich mir erst an, wenn ich mal etwas Zeit habe oder mein Energielevel keine anstrengenden Aufgaben mehr zulässt.

Zeitmanagement-Tool 4: Die Ablage der Dokumente und Notizen

Bis hierher haben wir fast ausschließlich über die Verwaltung von offenen Aufgaben und künftigen Terminen gesprochen. Doch es kommt immer wieder vor, dass wir ein altes Dokument, eine Mitschrift oder eine Mail erneut hervorholen müssen. 

Daher betrachten wir abschließend die Bereiche der Notizen und des Daten-Archivs. 

Notiz-App

Ich habe bei jedem Termin immer einen Zettel und Stift parat liegen, um mir Gedanken, Aufgaben, Informationen oder Ideen zu notieren. Der Nachteil dabei ist, dass sich diese Blattsammlungen selten vernünftig durchsuchen lassen und wichtige Infos schnell untergehen – vor allem wenn der Blatthaufen immer größer wird.

Aus diesem Grunde ist es ein Teil meines Wochenabschlusses, diese Blattsammlungen zu verarbeiten. Wichtige Infos übertrage ich in OneNote und Aufgaben auf die ToDo-Liste. Da wir uns über ToDo’s bereits ausgetauscht haben, betrachten wir nun die Notizen. Auch hier ist die Suchfunktion mittlerweile wirklich gut, sodass du dir keine komplexen Strukturen ausdenken musst.

Im beruflichen Kontext schreibe ich dort meine Protokolle einzelner Projekte, mache dort mein Brainstorming und dokumentiere meine Gedanken, pflege eine kleine Wissensdatenbank mit Tipps und Tricks und sammle dort alles an Infos, die sich im Arbeitsalltag sonst noch ansammeln. 

Im privaten Kontext pflege ich dort diverse Listen (Stromstände, Reiseideen, Zitate, Links, Buchlisten usw.). Meine Einkaufsliste schreibe ich ebenfalls in OneNote. Darüber hinaus sammle ich dort meine Buchzusammenfassungen, Seminar-Mitschriften und alles an Informationen, die ich im Internet, Podcasts oder sonst irgendwo für relevant betrachte.

In meine digitalen Notizbücher trage ich also alle Infos ein, welche ich bei Gelegenheit erneut brauchen könnte. Der Vorteil gegenüber Word-Dateien ist die komfortable Suchfunktion innerhalb dieses Notizen-Ökosystems und der Einfachheit während des Schreibens. Der Sinn von Word liegt vielmehr in den Gestaltungsmöglichkeiten (Briefe, Dokumentationen). Doch genau das ist bei Notizen zweitrangig, da es auf die einfache Sammlung von Informationen ankommt.

Die Klassiker in diesem Bereich sind OneNote, Evernote oder Notion. 

physische Ablage vs. Papierlos

Neben deinen Notizen gibt es nach wie vor Dokumente, die wir per Post erhalten. Nach meinem letzten Umzug ist mir aufgefallen, wie viele Ordner und Kisten ich mittlerweile angesammelt habe. Ebenso frustrierend ist es, wenn ich dort ein bestimmtes Dokument heraussuchen muss.

Ohne jetzt weiter auf die technische Umsetzung zu schauen, möchte ich dir meine Alternative zu diesen ganzen Dokumentenordnern eröffnen. Ich versuche immer weiter digital zu arbeiten. Da war es doch nur logisch, auch diesen Teil zu digitalisieren. 

Ich habe mir einen Dokumentenscanner gekauft und alle meine relevanten Dokumente eingescannt und dabei alles irrelevante entsorgt. Zeugnisse oder andere wichtige Dokumente habe ich natürlich im Original behalten, welche heute alle in einen einzigen Ordner passen.

Das hat mich in die Lage versetzt, die gescannten Dokumente (Stichwort: OCR) über die normale Windows-Suchfunktion zu suchen. Kein Blättern, keine Kisten und Ordner mehr durchwühlen.

Im selben Zuge habe ich mein Outlook nach Dateianhängen durchsucht. Alles an Rechnungen und wichtigen Dokumenten habe ich in mein Archivsystem überführt und die zugehörigen Mails gelöscht. So habe ich nun einen einzigen Ort, in welchem ich all meine Dokumente finden kann und mein Mail-Archiv ist nicht mit irrelevanten Mails und Dateien überfüllt. Hierfür nutze ich in meinem Wochenabschluss den Suchordner “mit Anhang”, archiviere die Anhänge und lösche die Mails.

Das Thema Archivierung und meine Erfahrungen werden noch in einem eigenen Beitrag weiter ausgeführt.

 

Zeit für ein Fazit

Starte zuerst klein und einfach

Wenn du jetzt alle Artikel dieser Serie gelesen und mitgearbeitet hast, stehen dir nun alle relevanten Informationen zur Verfügung. Du weißt nun, wie du deine persönliche Zeitmanagement-Methode aufbauen und umsetzen kannst. Jetzt kommt es auf dich und deine Bereitschaft an, dabei zu bleiben und Erfahrungen zu sammeln.

Stelle nicht zu viel auf einmal um, taste dich schrittweise heran. Kein Laufanfänger läuft sofort einen Marathon. 

Beginne erst einmal mit der strukturierten Organisation deiner Termine, Mails, Informationen und Aufgaben. Hast du dir damit ein Fundament erarbeitet, kannst du im nächsten Schritt weitere Methoden und Aspekte intensiver ausbauen. Für das Time-Blocking brauchst du beispielsweise bereits Erfahrung, um dich damit nicht zu überfordern. Anschließend kannst du einige der weiteren Methoden (Eat the Frog, Deep Work) umsetzen und dir über die Ausrichtung deiner Arbeitszeit Gedanken machen. 

Taste dich an deine umfassende Methode heran

Du hast vor allem in diesem Artikel gemerkt, dass es mir hierbei sehr auf Effizienz und Vollständigkeit ankommt. Um an diesen Punkt zu gelangen, habe ich mich über Jahre hinweg intensiv damit auseinandergesetzt. Ich habe Bücher gelesen, im Internet recherchiert und vor allem viele Erfahrungen selbst gesammelt. Ein großer Teil meiner Vorgehensweise hat sich mit der Zeit entwickelt. Erst dadurch konnte ich feststellen, ob irgendwelche Vorgänge obsolet sind, nicht zu mir passen oder der Aufwand den Nutzen nicht rechtfertigt. 

Ein Schritt nach dem anderen, aber geh los!

 

Gibt es noch weitere Aspekte, die dir bei dieser Betrachtung fehlen? Welche Schwierigkeiten siehst du bei der Umsetzung? Lass mir gerne einen Kommentar da.

Wenn du mehr Input oder eine individuelle Beratung möchtest, schreib mich gerne an! Hier entlang

In diesem Sinne: Bleib niemals wie du heute bist!

Lies die komplette Artikelserie

+ + + + + Achtung + + + + +

Dies ist ein Teil aus der großen Reihe des Zeitmanagements.

In diesen Beiträgen steht alles, was du wissen musst, um dein Zeitmanagement in den Griff zu bekommen … und ein bisschen mehr.

Mit den ersten beiden Artikeln erhältst du einen Überblick und Vergleich der beiden großen Philosophien. Wer Struktur und eine tägliche Aufgabenplanung benötigt, wird sich mit ALPEN wohler fühlen. Im zweiten Beitrag wird mit Getting Things Done eine Methode vorgestellt, die strukturiert  jede Aufgabe betrachtet, doch für die Erledigung individuellen Spielraum lässt.

Wer sich mit dem Zeitmanagement einigermaßen vertraut gemacht hat, wird an den Punkt kommen, an dem trotzdem nicht alle Aufgaben erledigt werden können oder deren Sinn hinterfragt wird. Für diese Fragestellung kannst du die Beiträge 3 und 4 lesen. Ich zeige dir einen Weg, wie du deine Aufgaben im Einklang mit deinen Zielen und deiner Freizeit strukturieren kannst. Im ersten Beitrag machen wir deine persönliche Bestandsaufnahme. Sie bildet die Grundlage für den zweiten Beitrag, um dir mit Hilfe des Time Blockings deine perfekte Woche aufzubauen.

Der fünfte Artikel aus der Reihe beschreibt 7 weitere Methoden, mit denen du sowohl die Organisation als auch die Erledigung von Aufgaben weiter verbessern kannst.

Hier findest du alle 7 Artikel: