Finde heraus was du wirklich brauchst (vom Zeit- zum Selbstmanagement 1/2)

Lesedauer 10 Minuten

Gott hat die Zeit geschaffen, der Teufel den Kalender.

Erwin Chargaff

Prolog: Warum reicht Zeitmanagement nicht aus?

Es gab eine Zeit, da war ich völlig frustriert. Aus Trotz und vor lauter Unzufriedenheit habe ich beschlossen, dass Zeitmanagement-Methoden nichts bringen. Ich bin halt nicht dafür geschaffen und zu meinem Job und meiner Arbeitsweise passt es sowieso nicht.

Was hat dazu geführt?

Ich habe einen überfüllten Kalender und viel zu viele “dringende” Aufgaben gehabt, durch die ich mich gezwungen sah rund 15 – 25 Überstunden pro Woche zu machen, um meinen Job zu schaffen. Ich bin von einem Meeting zum nächsten, habe währenddessen Mails bearbeitet, die Mittagspause am Rechner verbracht und vieles mehr. Zeit für Freunde, Sport oder zum Kochen hatte ich schon lange nicht mehr. Das Wochenende war zum Schlafen da, damit es Montag wieder weitergehen kann. Nur leider wurde der Berg an Arbeit nie kleiner und so kam was kommen musste. . .

Dies habe ich zum Anstoß genommen, vieles zu überdenken und bin somit beim Selbstmanagement gelandet. Ich habe eingesehen, dass es nicht an der Zeitmanagement-Methode gelegen hat, wenn ich meine Aufgaben nicht geschafft habe. Es lag ganz allein an mir, meiner Einstellung zur Arbeit und dem Drang, für die Projekte diverse Extrameilen gehen zu wollen. Gründe waren sowohl der überfüllte Kalender, als auch die Anhäufung von Aufgaben, durch die ich mich selbst gezwungen sah, immer mehr zu arbeiten.

Doch was fange ich nun mit der Erkenntnis an?

Wenn du dich vielleicht in einigen dieser Punkte selbst wiedererkannt hast, möchte ich dich einladen, dich mit mir auf die Reise zur Beantwortung dieser Frage machen. 

Eine Voraussetzung dafür ist, dass du dich bereits mit Zeitmanagement beschäftigt hast, die folgenden Inhalte bauen darauf auf. Idealerweise hast du mit Hilfe meines Artikels zum Methodenvergleich von ALPEN und GTD dein eigenes System erschaffen.

Dir sagen GTD oder ALPEN nichts? Dann befasse dich unbedingt vorab hiermit.

Du willst ja nicht direkt mit einem Marathon starten, ohne vorher ein bisschen Lauferfahrung gesammelt zu haben.

Wir werden uns mit Hilfe eines Holzfällers den Unterschied zwischen Zeitmanagement und Selbstmanagement genauer ansehen. Anschließend erarbeiten wir gemeinsam die für dich wichtigen Aufgaben, indem ich dir dabei helfe, etwas mehr über dich herauszufinden.

Im nächsten Beitrag wenden wir uns der Lösung zu. Wir gestalten die für dich perfekte Woche und ich erkläre dir die Time-Blocking Methode, mit der du endlich die Oberhand über deinen Kalender bekommst. Zum Schluss schauen wir uns noch ein paar Tricks an, mit denen du sowohl effizienter arbeiten, als auch konsequent dabei bleiben kannst.

Warum ist Selbstmanagement wichtig?

Die Geschichte habe ich im Buch “Komm, ich erzähl dir eine Geschichte” von Jorge Bucay entdeckt. Wir nutzen sie um zu erarbeiten, warum ein gutes Zeitmanagement nicht immer zum Erfolg führt. Stephen Covey verwendet diese Metapher in ähnlicher Form in seinem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität“. Im dort beschriebenen siebten Weg mit dem Titel „Die Säge schärfen“, definiert er diesen Weg als wiederkehrenden Vorgang, sich selbst Zeit zu nehmen um sich proaktiv physisch, sozial, emotional, mental und spirituell neu auszurichten.

Dieser Teil der Selbstreflexion ist wichtig und die Grundlage des Selbstmanagements, doch fokussieren wir uns in diesem Beitrag mehr auf die Lösung des Problems des Holzfällers.

Die Geschichte vom Holzfäller

Es war einmal ein Holzfäller, der bei einer Holzgesellschaft um Arbeit vorsprach. Das Gehalt war in Ordnung, die Arbeitsbedingungen verlockend, also wollte der Holzfäller einen guten Eindruck hinterlassen. Am ersten Tag meldete er sich beim Vorarbeiter, der ihm eine Axt gab und ihm eine Axt gab und ihm einen bestimmten Bereich im Wald zuwies. Begeistert machte sich der Holzfäller an die Arbeit und fällte an einem einzigen Tag achtzehn Bäume. „Herzlichen Glückwunsch“, sagte der Vorarbeiter. „Weiter so.“

Angestachelt von den Worten des Vorarbeiters, beschloss der Holzfäller, am nächsten Tag das Ergebnis seiner Arbeit noch zu übertreffen. Also legte er sich in dieser Nacht früh ins Bett. Am nächsten Morgen stand er vor allen anderen auf und ging in den Wald. Trotz aller Anstrengung gelang es ihm aber nicht, mehr als fünfzehn Bäume zu fällen. „Ich muss müde sein“, dachte er. Und beschloss, an diesem Tag gleich nach Sonnenuntergang schlafen zu gehen. Im Morgengrauen erwachte mit dem festen Entschluss, heute seine Marke von achtzehn Bäumen zu übertreffen. Er schaffte jedoch nicht einmal die Hälfte. Am nächsten Tag waren es nur sieben Bäume und am übernächsten nur fünf, seinen letzten Tag verbrachte er fast vollständig damit, einen zweiten Baum zu fällen.

In Sorge darüber, was wohl der Vorarbeiter dazu sagen würde, trat der der Holzfäller vor ihn hin, erzählte, was passiert war und schwor Stein und Bein, dass er geschuftet hatte bis zum Umfallen. Der Vorarbeiter fragte ihn: „Wann hast du das letzte Mal deine Axt geschärft?“ „Die Axt schärfen? Dazu hatte ich keine Zeit, ich war zu sehr damit beschäftigt, Bäume zu fällen.“

Zeitmanagement vs. Selbstmanagement

Der Holzfäller hatte ein klar formuliertes Ziel und seinen ganzen Arbeitstag auf diese eine priorisierte Aufgabe ausgerichtet. Er hat die benötigte Zeit eingeschätzt, ist aus diesem Grunde extra früh schlafen gegangen, um im Morgengrauen seine Aufgabe anzupacken. Auf den ersten Blick hat er im Sinne des Zeitmanagements alles richtig gemacht, um seine Aufgabe bestmöglich zu erledigen. Doch es hat trotz der Anstrengung nicht ausgereicht, seine Leistung nahm sogar von Tag zu Tag ab.

Was hätte er also anders machen können?

Effizienz reicht manchmal nicht aus

Im Zeitmanagement geht es darum, einen fest definierten Zeitrahmen bestmöglich auszunutzen. Hier kommt das Thema des Multitaskings ins Spiel. Der Holzfäller könnte während seiner Tätigkeit immer mal wieder kurz mit dem Schleifstein über die Axt gehen. Im Berufsalltag geht die Tendenz zwecks Zeiteffizienz dahin, während der Arbeit nebenbei zu Essen, im Internet zu recherchieren oder während Videokonferenzen Mails zu lesen oder zu schreiben.

Im Artikel “Multitasking – Fluch oder Segen?” hast du bereits herausgefunden, dass Multitasking weder effizient, noch zielführend ist. Der Holzfäller hätte schlussfolgernd kein besseres Ergebnis erzielt, wenn er zwischen mehreren Tätigkeiten, dem schleifen und fällen, hin- und hergewechselt wäre. Eine Parallelisierung dieser kognitiv anspruchsvollen Tätigkeiten wäre ohnehin nicht möglich gewesen.

Was kann er verbessern, wenn Zeitmanagement und Multitasking nicht weiterhelfen?

Aus der Sicht eines Dritten erscheint es logisch, die Axt regelmäßig zu schärfen, das Arbeitsgerät sollte stets funktionsfähig sein. Da er völlig auf das Fällen der Bäume fokussiert war, fehlte ihm diese Form der Selbstreflexion. Doch inwiefern hätte es dem Holzfäller weitergeholfen, die Axt zu schärfen? Wäre er damit zufriedener? Um das Ganze auf eine andere Ebene zu bringen, bietet sich an dieser Stelle die Betrachtungsweise Coveys an, in der es um die innere Neuausrichtung geht. Macht es ihn langfristig glücklich, morgens die Axt zu schärfen, um so viele Bäume wie möglich zu fällen? Wie kann der Holzfäller für sich festlegen, was notwendig ist, um seinen Beruf bestmöglich auszuüben? Verfolgt der Holzfäller das richtige Ziel?

Es fehlt der umfassende Blick

Ein besseres Selbstmanagement hätte den Holzfäller dazu bewogen, einen Schritt zurückzutreten. Der Holzfäller war, angetrieben vom Lob des Vorgesetzten, so sehr auf sein selbst gestecktes Ziel fokussiert und hat diesem alles untergeordnet. Die stetig nachlassende Leistung war ein Zeichen der Erschöpfung – von ihm selbst und seinem Hilfsmittel. Ihm fehlte der Weitblick für die Erkenntnis, dass eine frühzeitige sinnvoll genutzte Pause zum Schärfen der Axt langfristig mehr zum Ziel beigetragen hätte, anstatt Tag für Tag trotz abfallender Leistung dasselbe zu machen und sogar noch mehr Zeit für weniger Ertrag aufzuwenden. Sich derart zu verausgaben, führt langfristig zur Erschöpfung, auch wenn kurzfristige Erfolgserlebnisse verlockend erscheinen.

Innehalten bringt langfristig mehr Fortschritt, als ständig Vollgas zu geben. Er hat zudem nicht für sich geklärt, ob das Ziel „mehr als 18 Bäume fällen“ überhaupt von seinem Vorgesetzten verlangt wird. Ist das Ziel sinnvoll? Für den kurzfristigen Erfolg war es eine logische Reaktion des Holzfällers früher aufzustehen, seinen kompletten Tag auf das große Ziel „besser als gestern sein“ auszurichten. Doch was wäre passiert, wenn er das Ziel erreicht hätte? Am darauffolgenden Tag noch mehr erreichen? Gar nicht mehr zu schlafen? Da der Vorgesetzte lediglich ein Lob ausgesprochen, nicht aber ein konkretes Ziel ausgesprochen hat, war die innere Ausrichtung des Holzfällers zwar engagiert, diente jedoch ausschließlich der kurzfristigen Zufriedenheit. So darf auch die Jagd nach dem Lob im Außen hinterfragt werden.

Selbstmanagement ist der Schlüssel

Gutes Selbstmanagement bedeutet im Falle dieses Beispiels, dass der Holzfäller sich über die langfristige Ausrichtung im Klaren wird. Was ist zu tun, um täglich gute Leistung zu bringen? Könnte er den Umgang mit der Motorsäge erlernen, um mit weniger Aufwand bessere Ergebnisse zu produzieren? Wird es ihm in 5 Jahren mehr bedeuten, viele Bäume gefällt zu haben oder Zeit mit seiner Familie und Freunden verbracht zu haben? Was genau sind die Anforderungen des Vorgesetzten, damit er langfristig Lob und Anerkennung verdient? Was braucht es, um nicht nur heute gute Ergebnisse zu liefern, sondern auch morgen und nächsten Monat?

Wie sieht es bei dir aus? Verfolgst du die richtigen Ziele oder setzt du auch deine Zeit und Gesundheit für Ziele ein, die dir eigentlich gar nichts bedeuten?

Beginne mit dieser Vorarbeit

Ich bin überzeugt, dass kein Job auf dieser Welt so fordernd sein sollte, dass wir uns unglücklich, erschöpft und ausgebrannt fühlen. Die Säge eines jeden Menschen ist die eigene Gesundheit. Wir können nur gute Leistung bringen, wenn es uns auch gut geht.

Daher geht es im Folgenden darum, den für dich wichtigen Lebensbereichen einen festen Platz im Kalender zu reservieren. Es werden immer mehr Aufgaben vorhanden sein, als du abarbeiten kannst. Diese sollten nicht auf Kosten deiner persönlich wichtigen Lebensziele gehen.

Schauen wir uns also an, wie du dich darauf vorbereiten kannst, dir diese Freiheit zu schaffen.

Time Tracking

Du kannst nur etwas verbessern, was du auch kennst. Also geht es im ersten Schritt darum, dir einmal einen typischen Arbeitstag von dir anzuschauen. 

• Wann stehst du auf? 
• Was machst du morgens?
• Wann beginnst du mit der Arbeit?
• Wann machst du Pausen?
• Was machst du während deiner Arbeitszeit?
• Wann machst du Feierabend?
• Welche Aktivitäten machst du noch nach der Arbeit?

Hier geht es darum, einen kompletten Tagesablauf so genau wie möglich aufzuschreiben. Mit welcher Art von Tätigkeiten beschäftigst du dich den ganzen Tag?

Ich habe damals vorab einzelne Tage definiert, an denen ich alle 15 Minuten festgehalten habe, was ich gerade mache. Hierfür kannst du beispielsweise das Tool “Toggl” verwenden.

Daraufhin kannst du dir zu den einzelnen Tätigkeitsfeldern überlegen, ob diese dir helfen, deine Ergebnisse zu erzielen? Halten sie dich sogar davon ab? Ist das Verhältnis der einzelnen Tätigkeitsfelder OK oder unausgeglichen? Hilft es dir wirklich, 7 Stunden pro Tag in Meetings zu verbringen?

Wir kommen auf diesen Tagesablauf später noch einmal zurück. Doch schauen wir erst einmal weiter auf dich.

Chronobiologie

Eule oder Lerche?

Um weitere Erkenntnisse über den Tagesrhythmus und somit den individuellen Leistungsphasen aufzuzeigen, ist ein Exkurs in die Chronobiologie notwendig. Die Chronobiologie befasst sich mit den biologischen Rhythmen und der Selbstheilungskompetenz des menschlichen Körpers.

Ein Teilbereich ist die Betrachtung der inneren Uhr im Kontext der Schlaf- und Wachphasen. Du hast sicherlich bereits von der Unterscheidung zwischen Eulen und Lerchen gehört. 

Lerchen sind Menschen, die tagsüber frisch und abends müde und eher introvertiert sind. Sie sind gerne morgens körperlich aktiv und haben keine Anpassungsprobleme an feste Arbeitszeiten.

Eulen hingegen sind morgens eher müde und kommen tagsüber manchmal nicht aus der Müdigkeit heraus. Für sportliche Aktivitäten ziehen sie den Nachmittag oder Abend vor. Das Besondere bei den Lerchen ist, dass deren täglicher Rhythmus länger als 24 Stunden ist und sie daher im starren 24 Stunden dauernden Tagesrhythmus nicht zu 100 % hineinpassen. Das kann sich in unregelmäßiger Schlafdauer, Schlafproblemen oder Unpünktlichkeit zeigen.

Was viele nicht wissen ist, dass sich lediglich rund 15 % der Menschen eindeutig zu einem der beiden Kategorien zuordnen lassen. Der Rest gehört zu den Normalschläfern, mit gegebenenfalls leichter Tendenz zu der einen oder anderen Seite.

Wann bist du besonders produktiv?

Wann hast du deine produktiven Phasen? Kannst du direkt morgens mit den anstrengenden Aufgaben starten? Bist du am Nachmittag noch leistungsfähig?

Hier geht es explizit um die Frage, wann du am besten konzentriert arbeiten kannst, nicht wann du es in der Regel machst. Versuche vielleicht stündlich dein Leistungsniveau mit einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten.

Ein Beispiel für einen Tagesablauf gemäß der Leistungskurve findest du im zweiten Teil des Artikels. Jetzt sollst du dich erst einmal selbst einschätzen.

First Things First

Im nächsten Schritt geht es darum, die für dich wichtigen Ziele herauszufinden. 

Stephen Covey beschreibt in seinem Buch “First Things First” ein Experiment mit dem Namen “The Big Rocks of Life”. Dabei geht es um ebendiese von mir oben beschriebene Vorgehensweise, mich ausschließlich mit den vielen kleinen Aufgaben zu beschäftigen, anstatt mir Zeit für die für mich wichtigen Dinge zu nehmen.

Schau dir einmal das Video an, mir hat es auf jeden Fall die Augen geöffnet.

Stephen Covey verdeutlicht, dass wir uns zunächst um die großen und wichtigen Aufgaben und Lebensbereiche kümmern sollen. Dazu gehören beispielsweise die Familie und die eigene Gesundheit. Wenn alles andere wegfiele, würden wir immer noch ein erfülltes Leben führen. Anschließend kommen die weniger wichtigen Dinge, wie das Auto, Feiern, Hobbys oder bestimmte Arbeitsbereiche. Und erst dann sind die vielen Kleinigkeiten dran. 

Wir machen es leider oft umgekehrt. Alles was zu erledigen ist, wird auch erledigt. Dann kommen die ganzen Gefallen und sonstigen privaten Kleinigkeiten und erst wenn dann noch Zeit ist, sind die Kinder oder wir selbst an der Reihe.

Covey beschreibt diese wichtigen Aufgaben, in Anlehnung an die Eisenhower-Matrix, als Q2-Aufgaben. Also alles was wichtig aber nicht dringend ist. Und gerade weil diese Dinge nicht dringend sind, schieben wir sie vor uns her. Das sind die Dinge, um die wir uns proaktiv kümmern müssen, denn dies sind die zukunftsweisenden Dinge. 

Schau dir dazu einmal deine Rollen an (Familie, Job, Verein, etc.) und überlege dir, was du innerhalb dieser Rollen erreichen möchtest? Was ist dir wichtig? Woran möchtest du arbeiten?

Was möchtest du wöchentlich für dich tun?

Was bleibt momentan meist auf der Strecke, weil du abends zu erschöpft bist?

Nun bist du bereit für deinen Weg vom Zeit- zum Selbstmanagement

Mit all diesen Erkenntnissen werden wir gemeinsam im nächsten Teil für Ordnung in deinem Kalender sorgen. Du kannst bereits erahnen, dass es nun darum geht, deinen wichtigen Aufgaben einen Platz im Kalender zu reservieren, bevor die kleinteiligen Aufgaben sich den Platz nehmen.

Wir planen deinen perfekten Tag und deine perfekte Woche und wenden dafür die Methode des Time Blockings an. Wie gewohnt, gibt es zum Schluss auch noch viele Tipps von mir.

In diesem Sinne: Bleib niemals wie du heute bist!

>>>> Hier geht’s zum zweiten Teil:

Lies die komplette Artikelserie

+ + + + + Achtung + + + + +

Dies ist ein Teil aus der großen Reihe des Zeitmanagements.

In diesen Beiträgen steht alles, was du wissen musst, um dein Zeitmanagement in den Griff zu bekommen … und ein bisschen mehr.

Mit den ersten beiden Artikeln erhältst du einen Überblick und Vergleich der beiden großen Philosophien. Wer Struktur und eine tägliche Aufgabenplanung benötigt, wird sich mit ALPEN wohler fühlen. Im zweiten Beitrag wird mit Getting Things Done eine Methode vorgestellt, die strukturiert  jede Aufgabe betrachtet, doch für die Erledigung individuellen Spielraum lässt.

Wer sich mit dem Zeitmanagement einigermaßen vertraut gemacht hat, wird an den Punkt kommen, an dem trotzdem nicht alle Aufgaben erledigt werden können oder deren Sinn hinterfragt wird. Für diese Fragestellung kannst du die Beiträge 3 und 4 lesen. Ich zeige dir einen Weg, wie du deine Aufgaben im Einklang mit deinen Zielen und deiner Freizeit strukturieren kannst. Im ersten Beitrag machen wir deine persönliche Bestandsaufnahme. Sie bildet die Grundlage für den zweiten Beitrag, um dir mit Hilfe des Time Blockings deine perfekte Woche aufzubauen.

Der fünfte Artikel aus der Reihe beschreibt 7 weitere Methoden, mit denen du sowohl die Organisation als auch die Erledigung von Aufgaben weiter verbessern kannst.

Hier findest du alle 7 Artikel: